Cyfle Gwaith: Rheolwr Swyddfa i Sioned Williams AS

Cyhoeddwyd 01/10/2024 | Diweddarwyd Ddiwethaf 01/10/2024 | Amser darllen munudau

Rheolwr Swyddfa i Sioned Williams MS

Ystod cyflog: £30,520 - £42,811

(Graddfa 5 pwynt. Dim ond mewn amgylchiadau eithriadol y byddwn yn penodi uwchlaw pwynt 1)

Oriau gwaith: 20 awr
Natur y penodiad: Tymor Penodol hyd at 3 mis
Lleoliad: Swyddfa etholaeth yng nghanol tref Castell-nedd.

Cyf:MBS-025-24

Diben y swydd

Rheoli holl wasanaethau cymorth yr Aelod o’r Senedd a gweinyddu’r swyddfa. Bydd y tasgau allweddol yn cynnwys arwain y tîm o staff, rheoli cyllidebau a systemau'r swyddfa.

Prif ddyletswyddau

1. Rheoli aelodau eraill o’r tîm sy'n atebol i’r Aelod o’r Senedd, gan gynnwys recriwtio a goruchwylio staff, rheoli perfformiad a materion eraill sy’n ymwneud â phersonél, a hynny yn ôl y galw;
2. Rheoli systemau swyddfa, goruchwylio gweithgareddau swyddfa, trefnu llwyth gwaith, a gweithio'n agos gydag aelodau eraill o staff i sicrhau bod pawb yn gweithio’n gydlynol fel tîm;
3. Rheoli a chynnal y system gwaith achos, gan sicrhau bod pob achos yn cael ei gofnodi; monitro cynnydd, a sicrhau bod yr holl gamau gweithredu a nodwyd yn cael eu cymryd;
4. Cydgysylltu gweithgareddau'r swyddfa i sicrhau yr ymdrinnir ag ymholiadau ffôn, ymholiadau electronig ac ymwelwyr mewn modd priodol a phroffesiynol;
5. Drafftio llythyrau ar ran yr Aelod o’r Senedd ar amrywiaeth o faterion;
6. Sicrhau bod y swyddfa ranbarthol yn cydymffurfio â’r holl ofynion iechyd, diogelwch a lles, gan gynnwys asesiadau cyfarpar sgrin arddangos i’r staff;
7. Sicrhau cydymffurfiaeth â deddfwriaeth diogelu data a Rheolau Sefydlog i ddiogelu'r Aelod o’r Senedd;
8. Dylunio deunyddiau i hyrwyddo gwaith yr Aelod o’r Senedd a threfnu i’w dosbarthu;
9. Rheoli cyllidebau yn effeithiol, gan gynnwys monitro gwariant a rhagweld gwariant yn y dyfodol;
10. Cysylltu â staff Comisiwn y Senedd ac Aelodau eraill o’r Senedd ynghylch materion perthnasol;
11. Cynrychioli’r Aelod mewn modd proffesiynol ac effeithiol wrth ymdrin ag etholwyr a chyrff allanol eraill;
12. Helpu i reoli gwefan yr Aelod a’i phresenoldeb ar y cyfryngau cymdeithasol;
13. Llunio adroddiadau print ac ar-lein rheolaidd am y gwaith a wneir gan yr Aelod o’r Senedd.

Gwybodaeth a phrofiad hanfodol

⦁ Profiad o weithio’n effeithiol mewn swyddfa, gan gynnwys datrys materion cymhleth gyda synnwyr cyffredin a doethineb.
⦁ Tystiolaeth o reoli cyllidebau ac anfonebu.
⦁ Tystiolaeth o gydlynu gwaith tîm i sicrhau bod gwaith yn cael ei gyflawni’n unol â therfynau amser tynn.
⦁ Gwybodaeth am faterion sy'n berthnasol i'r ardal leol a dealltwriaeth ohonynt.
⦁ Dealltwriaeth o'r angen i fynd i'r afael â gwahaniaethu ac i hyrwyddo cyfle cyfartal ac egwyddorion Nolan ar gyfer bywyd cyhoeddus, ac ymrwymiad i'r materion hyn

Cymwysterau hanfodol

⦁ Gradd neu gymhwyster cyfatebol

Sgiliau ac Ymddygiadau Hanfodol

⦁ Y gallu i ymchwilio i broblemau a materion cymhleth, eu dadansoddi, ac argymell dulliau o’u datrys.
⦁ Y gallu i reoli llwyth gwaith trwm gyda blaenoriaethau sy’n gwrthdaro.
⦁ Y gallu i ddefnyddio ystod o feddalwedd swyddfa.
⦁ Y gallu i ddangos sensitifrwydd ac i sicrhau bod y safonau cyfrinachedd uchaf yn cael eu cynnal.
⦁ Dealltwriaeth o’r angen i adlewyrchu barn yr Aelod o’r Senedd mewn modd sy'n adlewyrchu cyfle cyfartal ac nad yw'n ymfflamychol, yn ansensitif, yn enllibus, yn athrodus neu’n ddifenwol.
⦁ Sgiliau rhyngbersonol effeithiol a'r gallu i feithrin perthnasoedd ar draws ffiniau proffesiynol.
⦁ Sgiliau cyfathrebu dwyieithog rhagorol - gyda'r gallu i ysgrifennu a siarad yn glir ac yn gryno yn Gymraeg a Saesneg.
⦁ Y gallu i ddefnyddio amrywiaeth o becynnau TG gan gynnwys Microsoft Word, Outlook ac Excel.
⦁ Sgiliau dylunio rhagorol gan ddefnyddio pecynnau TG fel Photoshop, Canva ac InDesign.
⦁ Sgiliau trefnu, cynllunio a chyflwyno effeithiol gyda'r gallu i weithio'n hyblyg a mynd i’r afael ag ystod o dasgau.
⦁ Gweithio'n rhagweithiol gyda chyn lleied o oruchwyliaeth â phosibl.
⦁ Y gallu i achub y blaen, esgor ar syniadau a chyfathrebu yn effeithiol.

Dymunol

⦁ Dealltwriaeth o faterion cyfoes a phynciau sy’n berthnasol i Gymru a’r ardal leol, a diddordeb yn system wleidyddol Cymru.
⦁ Yn arddel amcanion a gwerthoedd y Blaid.

Fe'ch cynghorir i ddarllen Manyleb y Swydd a'r Person yn llawn cyn gwneud cais am y swydd hon

Am ragor o wybodaeth ac i wneud cais, anfonwch ffurflen gais i Sioned.Williams@senedd.cymru.