Yn ôl i Cymryd rhan mewn pwyllgor | Ymlaen i Pwyllgorau: Pwy yw pwy
Ar y dudalen hon
- Yr 'alwad am dystioleth ysgrifenedig'
- Rhoi gwybodaeth ysgrifenedig a digidol i bwyllgor
- Pa wybodaeth y dylid ei chynnwys?
- Sut y dylech chi lunio eich tystiolaeth ysgrifenedig?
- Tystiolaeth ddigidol
- Sut i gyflwyno eich tystiolaeth
- Sut y defnyddir fy nhystiolaeth?
- Cyhoeddi tystiolaeth
Yr 'alwad am dystiolaeth ysgrifenedig'
Pan fydd pwyllgorau'n dechrau ymchwilio i fater, byddant fel arfer yn gwneud cais cyffredinol am wybodaeth i'w helpu gyda'u gwaith. Cyfeiria pwyllgorau at hyn yn aml fel 'galwad am dystiolaeth'. Gallai hyn gyfeirio at brif themâu'r ymchwiliad, neu gallai ofyn cwestiynau penodol.
Caiff yr alwad hon am dystiolaeth ei harddangos fel arfer ar dudalen we'r pwyllgor a chaiff datganiad i'r wasg ei anfon at bapurau newydd a chyfryngau eraill. Gall unrhyw un ymateb i alwad am dystiolaeth. Fel arfer, bydd pwyllgor hefyd yn cysylltu'n uniongyrchol â sefydliadau y cred y bydd ganddynt ddiddordeb yn yr ymchwiliad, neu sefydliadau yr hoffai glywed ganddynt yn benodol.
Bydd yr alwad am dystiolaeth yn gwahodd partïon sydd â diddordeb i ysgrifennu at y pwyllgor cyn y dyddiad cau penodol. Gellir rhoi tystiolaeth i bwyllgorau yn ysgrifenedig neu drwy glip fideo / sain. Mae'r Senedd fel arfer yn cyhoeddi tystiolaeth a ddarperir i bwyllgor ar ei wefan, er mwyn i'r dystiolaeth ddod yn rhan o'r cofnod cyhoeddus.
Mae pwyllgorau'n croesawu cyfraniadau yn Gymraeg ac yn Saesneg, a gofynnir i sefydliadau sydd â pholisïau neu gynlluniau iaith Gymraeg ddarparu ymatebion dwyieithog, yn unol â'u polisïau gwybodaeth gyhoeddus.
Bydd pwyllgorau'n aml yn defnyddio tystiolaeth i benderfynu a hoffent wahodd sefydliad neu unigolyn i ddod i gyfarfod i drafod materion ymhellach. Fodd bynnag, bydd amserlen ymchwiliad weithiau'n golygu bod cyfarfodydd wedi'u trefnu cyn i'r dystiolaeth ddod i law (yn enwedig pan fydd pwyllgorau'n ymchwilio i gyfreithiau).
Gellir rhoi tystiolaeth fel ymateb i alwad pwyllgor am dystiolaeth, neu gall pwyllgor ofyn amdani ar gyfer cyfarfod penodol.
Pa wybodaeth y dylech ei chynnwys?
Bydd galwad pwyllgor am dystiolaeth yn rhoi gwybodaeth i chi am y materion y bydd yn ymchwilio iddynt yn ei ymchwiliad, y 'cylch gorchwyl' (pa feysydd y bydd yr ymchwiliad yn edrych arnynt) ac unrhyw gwestiynau penodol y mae'r pwyllgor yn dymuno cael atebion iddynt. Dylai eich tystiolaeth ganolbwyntio ar y materion hyn, gan fod pwyllgor yn annhebygol o edrych ar unrhyw wybodaeth am faterion y tu allan i'r maes penodol y mae'n edrych arno.
Os bydd pwyllgor wedi gofyn cwestiynau penodol, nid oes angen i chi ymateb iddynt i gyd, ond bydd strwythuro'ch atebion o amgylch y cwestiynau hyn yn helpu'r pwyllgor i wneud ei waith yn fwy effeithiol.
Mae rhai pethau na ddylai eich tystiolaeth ysgrifenedig gyfeirio atynt, gan gynnwys materion sy’n destun achos llys ar y pryd, neu faterion sydd ar fin mynd i lys. Os credwch y gallai hyn ddigwydd, trafodwch â chlerc y pwyllgor sut y gallai hyn effeithio ar y dystiolaeth ysgrifenedig yr ydych yn dymuno'i chyflwyno.
Os ydych wedi ymateb yn bersonol, bydd eich enw'n cael ei gyhoeddi ynghyd â'ch cyfraniad, oni bai ein bod wedi cael cais gennych i'ch cyfraniad fod yn ddienw. Rhaid i chi roi gwybod i ni os nad ydych am i ni gyhoeddi eich enw ochr yn ochr â'ch tystiolaeth.
Os ydych o dan 13 oed, ni fyddwn yn gallu derbyn eich tystiolaeth heb awdurdodiad gan eich rhiant neu warcheidwad. Gellir darparu hyn drwy e-bost. Ni fyddwn yn cyhoeddi enwau unigolion o dan 18 oed ochr yn ochr â'u tystiolaeth.
Efallai y byddwch yn cynnwys gwybodaeth yn eich tystiolaeth y gellid ei defnyddio i adnabod trydydd parti, fel rhiant, priod neu berthynas. Yn yr achosion hyn, bydd angen i chi gadarnhau bod gennych eu cytundeb i rannu gwybodaeth amdanynt a'u bod yn deall y caiff ei chyhoeddi. Yn dibynnu ar natur y dystiolaeth (er enghraifft, os yw'n ymwneud â chyflwr meddygol), efallai y bydd angen i ni ofyn i chi ddarparu prawf bod gennych eu cytundeb. Byddwn yn cysylltu i drafod hyn os oes angen.
Sut y dylech roi eich tystiolaeth ysgrifenedig ynghyd?
Nid oes unrhyw arddull rhagnodedig neu ofynion penodol fel arfer ar gyfer cyflwyno tystiolaeth ysgrifenedig. Fodd bynnag, mae’r dystiolaeth a geir gan bwyllgor fel arfer yn cael ei chyhoeddi ar y rhyngrwyd, ac mae’r Senedd yn ceisio sicrhau bod ei holl dudalennau gwe yn hygyrch er mwyn:
- galluogi pobl ag anableddau i amgyffred, deall, llywio a rhyngweithio â’r wybodaeth ar y we; ac
- ymateb i anghenion pobl sy’n defnyddio cysylltiadau rhyngrwyd araf, neu’n defnyddio dyfeisiau symudol.
Gallwch helpu’r Senedd i gwrdd â chanllawiau hygyrchedd cynnwys ar y we (a galluogi rhagor o bobl i gael mynediad i’ch tystiolaeth) drwy ddilyn y canllaw isod.
A wnewch chi:
- gadw’r ddogfen yn gryno - fel canllaw, 3,000 o eiriau ar y mwyaf;
- osgoi acronymau a thalfyriadau. Pan gânt eu defnyddio sicrhewch eu bod yn cael eu sillafu’n llawn y tro cyntaf y cânt eu defnyddio;
- cyflwyno un ddogfen yn unig (ar ffurf dogfen Word os yn bosibl) fel eich papur, gydag unrhyw dablau, taenlenni ac atodiadau wedi’u hymgorffori yn y papur;
- defnyddio penawdau i greu strwythur (rydym yn argymell defnyddio’r fformat geiriau safonol fel Pennawd 1, Pennawd 2 ac ati);
- os ydych yn cynnwys lincs yn eich papur, dylid ysgrifennu’r rhain fel disgrifiadau o lle y bydd darllenydd yn mynd, pe byddent yn dilyn y linc honno (hy nid ‘cliciwch yma’);
- cynnwys tablau dim ond pan fyddant yn angenrheidiol ar gyfer cyflwyno cynnwys strwythuredig. Os ydych yn defnyddio tablau, gwnewch yn siŵr eu bod yn dablau yn y papur ei hun (hy peidiwch â chynnwys llun o dabl). Sicrhewch fod tabl yn cynnwys rhesi a cholofnau wedi’u labelu. Dylai unrhyw nodiadau i’r tabl fod ar ffurf testun ar wahân (hy nid wedi’u cyflwyno drwy greu rhesi ychwanegol nad ydynt yn gysylltiedig â phenawdau’r colofnau). Os darperir taenlenni Excel, sicrhewch eu bod yn ‘barod i’w hargraffu’, fel bod modd cynhyrchu’r wybodaeth ynddynt yn hawdd ar ffurf allbwn y gellir ei argraffu ar bapur A4, heb unrhyw angen i addasu’r data ynddynt;
- cynnwys ’alt-text’ ar gyfer unrhyw ddelweddau a ddefnyddir yn eich dogfen. Mae ‘alt-text’ yn ddarn o destun ‘cudd’ sy’n disgrifio delwedd a ddefnyddir ar dudalen we neu gyfrwng electronig arall, os am unrhyw reswm na all gwyliwr weld y ddelwedd ei hun. I ychwanegu Alt Text bydd angen i chi fel arfer (yn dibynnu ar eich meddalwedd) de-glicio ar y ddelwedd, dewis ‘Format Picture’, ac yna’r eicon '
' (Layout and Properties). Yna byddwch yn gallu dewis ‘Alt Text’. Os nad ydych yn sicr ynghylch pa alt-text i’w ysgrifennu, rydym yn argymell ceisio dychmygu disgrifio’r llun i rywun dros y ffôn.. - alinio’r testun i’r ymyl chwith;
- defnyddio ffont maint 12 o leiaf (lliw du);
- defnyddio cyn lleied â phosibl o brint bras, tanlinellu a llythrennau italig;
- defnyddio paragraffau wedi’u rhifo;
- defnyddio papur maint A4 mewn fformat portread;
- cynnal ymyl tudalen 1.5cm (mae troednodiadau yn iawn, ond gall penynnau a throedynnau fod yn broblem);
- os ydych am gynnwys rhifau tudalennau, gosodwch nhw ar ochr chwith neu dde y dudalen (i osgoi gwrthdaro gyda dull rhifo’r Senedd ei hun o ran pecynnau papurau mawr);
- e-bostio copi o’ch tystiolaeth ysgrifenedig at y tîm clercio erbyn y terfyn amser y cytunwyd arno;
- cyflwyno papurau mewn ffordd sy’n cydymffurfio ag unrhyw bolisïau gwybodaeth gyhoeddus eich sefydliad (ee polisi gwybodaeth ddwyieithog).
Peidiwch â gwneud y canlynol::
- cyfeirio at y pwyllgor fel Llywodraeth Cymru, Llywodraeth Cynulliad Cymru neu LlCC. Nid yw pwyllgorau'r Senedd yn rhan o Lywodraeth Cymru, ac mae pwyllgorau’r Cynulliad yn cynnwys Aelodau o'r Senedd o bob plaid wleidyddol.
- defnyddio newidiadau wedi’u tracio, nodiadau adolygu neu sylwadau;
- anfon eich tystiolaeth ysgrifenedig yn uniongyrchol at aelodau’r pwyllgor;
- cyflwyno dogfen PDF wedi’i marcio er diogelwch;
- cynnwys eich cyfeiriad neu rif ffôn yng nghorff eich dogfen.
Tystiolaeth ddigidol
Os ydych am gyflwyno tystiolaeth fideo neu sain, cysylltwch â'r tîm clercio i gael cyngor ar y ffordd orau o wneud hyn.
Peidiwch â chyflwyno unrhyw ffeiliau digidol (sain neu fideo) hymgorffori o fewn dogfen arall.
Sut i gyflwyno eich tystiolaeth
Mae’n well gan bwyllgorau gael tystiolaeth drwy e-bost (at ddibenion ymarferol a chynaliadwyedd). Atodwch eich dogfen neu eich ffeil sain / fideo a'ch llythyr i e-bost a'i anfon at flwch e-bost y pwyllgor. Bydd y cyfeiriad e-bost yng ngalwad y pwyllgor am dystiolaeth, ac fe'i dangosir hefyd ar dudalennau gwe’r pwyllgor.
Ynghyd â’ch cyflwyniad, rydym yn argymell cynnwys yr wybodaeth a ganlyn yn eich e-bost:
- eich enw a’ch manylion cyswllt fel y person, neu’r sefydliad, sy’n cyflwyno’r dystiolaeth;
- a yw eich tystiolaeth yn cael ei chyflwyno fel unigolyn, neu ar ran sefydliad;
- a hoffech i’r pwyllgor drin eich holl dystiolaeth ysgrifenedig, neu unrhyw ran ohoni, yn gyfrinachol, gyda rhesymau dros y cais;
- Os ydych o dan 13 oed, awdurdodiad eich rhiant neu warcheidwad;
- Cadarnhad eich bod dros 18 oed;
- Cadarnhad a fyddai'n well gennych i’ch enw beidio â chael ei gyhoeddi ochr yn ochr â'ch tystiolaeth;
- Os yw’n briodol, cadarnhad bod gennych gytundeb trydydd parti (fel rhiant, priod neu berthynas) i rannu gwybodaeth y gellir ei defnyddio i'w hadnabod a'u bod yn deall y caiff ei chyhoeddi.
Fel arall, gallwch anfon copi caled o'ch papurau. Anfonwch hwy at y tîm clercio, i'r cyfeiriad a roddir yn yr alwad am dystiolaeth.
Os ydych yn poeni na allwch anfon eich tystiolaeth erbyn y dyddiad cau, siaradwch â'r tîm clercio. Efallai y gallant eich helpu (yn dibynnu ar derfynau amser y pwyllgor ei hun gydag ymchwiliad arbennig).
Sut caiff fy nhystiolaeth ei defnyddio?
Gellir defnyddio'r dystiolaeth ysgrifenedig a digidol a anfonwyd at bwyllgor mewn nifer o ffyrdd:
- gan aelodau'r pwyllgor i lywio'u hymchwiliad;
- i ganfod pryd byddai ymchwilio ymhellach i wybodaeth yn ddefnyddiol (fel trefnu sesiwn tystiolaeth lafar);
- tynnu sylw at faterion penodol yn ei adroddiad;
- cefnogi'r argymhellion y mae'r pwyllgor yn dymuno eu gwneud;
- craffu ar Lywodraeth Cymru (a chyrff cyhoeddus cysylltiedig) drwy ddarparu materion y mae'r pwyllgor yn dymuno ymchwilio iddynt.
Mae 'craffu' yn golygu gofyn cwestiynau i'r Llywodraeth, a'i dwyn i gyfrif am ei phenderfyniadau.
Cyhoeddi tystiolaeth
Ar ôl cael tystiolaeth, bydd y pwyllgor fel arfer yn sicrhau bod y dogfennau hyn ar gael ar ei dudalennau ar y we, er y gall pwyllgorau hefyd benderfynu peidio â chyhoeddi dogfennau sy'n cynnwys deunydd sensitif. .
Ni fydd y Senedd yn cyhoeddi gwybodaeth sy'n wybodaeth bersonol yn ei farn ef (ac eithrio barn bersonol, data personol sy'n eich enwi fel awdur y dystiolaeth, ac ym mha rinwedd, os o gwbl, yr rydych yn darparu'r dystiolaeth - er enghraifft, eich enw a theitl eich swydd). Fodd bynnag, pe bai cais am wybodaeth yn cael ei gyflwyno o dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000, gallai fod angen datgelu gwybodaeth bersonol arall a ddarparwyd gennych.
Os ydych yn darparu unrhyw wybodaeth (ar wahân i ddata personol) y teimlwch nad yw'n addas i'w datgelu i'r cyhoedd, neu os nad ydych yn dymuno datgelu'ch hunan fel awdur y dystiolaeth, mae'n rhaid i chi nodi hynny'n glir. Dylech nodi pa rannau na ddylid eu cyhoeddi a rhoi dadl resymol dros hynny.
Bydd y Senedd yn ystyried hyn wrth gyhoeddi gwybodaeth neu wrth ymateb i geisiadau am wybodaeth. Mae'n bosibl y gall cyfyngu ar eich tystiolaeth effeithio ar y ffodd y gall y pwyllgor ei defnyddio.