Ein manylion cyswllt
Dylid anfon unrhyw ymholiadau ynghylch ein defnydd o’ch gwybodaeth at y Swyddog Diogelu Data yn:
diogelu.data@senedd.cymru 0300 200 6565
Sut y bydd eich gwybodaeth yn cael ei defnyddio
Mae camerâu Teledu Cylch Cyfyng yn cipio delweddau gweledol mewn amser real ar draws yr ystad. Mae camerâu ar waith y tu mewn a’r tu allan i’n hadeiladau ym Mae Caerdydd: adeilad y Senedd; Tŷ Hywel; ac adeilad y Pierhead, meysydd parcio a mannau cyhoeddus (a gallant ymestyn i fannau y tu allan i ystad Senedd Cymru).
Mae gan Gomisiwn y Senedd swyddfa yng Ngogledd Cymru wedi’i lleoli yn adeilad Llywodraeth Cymru yn Sarn Mynach, Conwy. Llywodraeth Cymru sy’n berchen ar y camerâu yn yr adeilad hwn ac o’i gwmpas ac sy’n eu gweithio. I gael rhagor o wybodaeth am eu defnydd, gweler hysbysiad preifatrwydd Llywodraeth Cymru ar ei gwefan.
Mae camerâu Adnabod Rhifau Cerbydau yn Awtomatig ar waith ar ffordd Cei Britannia ac yn cipio delweddau o gerbydau sy’n teithio ar y ffordd hon neu sy’n mynd ar ystad y Senedd. Nid yw’r system hon yn cysylltu ag unrhyw gronfeydd data sy’n bodoli eisoes nac yn rhedeg yn eu herbyn.
Comisiwn y Senedd yw rheolydd data’r wybodaeth sy’n cael ei chipio, a bydd yn sicrhau y caiff yr wybodaeth honno ei diogelu a’i phrosesu yn unol â deddfwriaeth diogelu data.
Ceir arwyddion y tu mewn a’r tu allan i’n hadeiladau i roi gwybod i unigolion bod camerâu ar waith.
Pa wybodaeth ydym yn ei chasglu?
Delweddau statig a symudol o unigolion, cerbydau a phlatiau trwydded sy’n gysylltiedig ag unigolion.
Gall ffilmiau a recordiwyd ddatgelu nodweddion personol a nodweddion y gellir eu hadnabod, gan gynnwys data personol categori arbennig fel tarddiad hiliol neu ethnig unigolyn neu ddata am iechyd unigolyn.
Yn achos gweithgareddau neu ddigwyddiadau penodol, gall camerâu hefyd gipio data am droseddau fel gweithgarwch troseddol.
Pam ydym yn ei chasglu?
Bydd gwybodaeth yn cael ei phrosesu at un neu ragor o’r dibenion a ganlyn:
- Mae’n hanfodol ein bod yn sicrhau iechyd a diogelwch gweithwyr, defnyddwyr gwasanaethau ac ymwelwyr ag ystad y Senedd;
- I weithredu er budd y cyhoedd i sicrhau eich diogelwch a’ch llesiant wrth
ymweld â’r ystad;
- I ganfod, atal neu leihau’r posibilrwydd o droseddau;
- I atal pob math o aflonyddu ac anhrefn ac ymateb yn effeithiol;
- I leihau’r ofn o droseddu;
- I greu amgylchedd mwy diogel;
- I gefnogi’r gwasanaethau brys;
- I gynorthwyo o ran iechyd a diogelwch a digwyddiadau difrifol eraill, gan gynnwys materion cyflogaeth, er enghraifft, ymchwiliadau disgyblu, pan fo hynny’n briodol;
- I amddiffyn Senedd Cymru ynghylch unrhyw faterion cyfreithiol posibl a allai godi neu ar ben hynny unrhyw faterion sifil posibl a all godi;
- I hyfforddi ein staff a’u datblygu ymhellach;
- I amddiffyn a diogelu adeiladau Senedd Cymru ac eiddo Senedd Cymru;
- At ddibenion cefnogi gweithgareddau gwrthderfysgaeth; ac
- Yn ogystal, gellir defnyddio’r data sy’n cael eu cipio fel tystiolaeth ynghylch troseddau posibl neu faterion eraill sy’n ymwneud â mesurau diogelwch sydd ar waith.
Pwy fydd yn cael mynediad at yr wybodaeth?
Bydd y delweddau ar gael gan aelodau staff Diogelwch sy’n gweithio yn ystafell reoli Comisiwn y Senedd. Bydd Swyddogion Diogelwch sydd â mynediad wedi cael hyfforddiant priodol ac maent wedi’u hawdurdodi i weithio’r system Teledu Cylch Cyfyng mewn modd cyfrifol a chyfreithlon.
Caniateir rhannu delweddau yn fewnol ag adrannau eraill (mewn perthynas â’r dibenion a restrir). Mae prosesau mewnol ar waith i sicrhau bod rheswm dilys a chyfreithlon dros y mynediad y gofynnir amdano a bydd y delweddau yn cael eu rhannu’n fewnol yn unol â deddfwriaeth diogelu data.
Efallai y bydd gofyn i ni ddatgelu neu gadw ffilmiau er mwyn: cydymffurfio â cheisiadau am wybodaeth (megis y rhai a wneir o dan ddeddfwriaeth diogelu data); cyflawni rhwymedigaethau cyfreithiol; neu fodloni budd dilys neu gyhoeddus arall.
A fydd yr wybodaeth yn cael ei rhannu â thrydydd partïon, neu’n cael ei chyhoeddi?
Efallai y bydd angen i ni rannu eich data â thrydydd partïon. Dim ond os yw’n angenrheidiol neu’n ofynnol yn ôl y gyfraith y byddwn yn gwneud hynny.
Efallai y bydd gofyn i ni ddarparu ffilmiau i’r Heddlu neu i asiantaethau eraill y Llywodraeth i gynorthwyo o ran ymchwiliadau parhaus. Efallai y gofynnir i ni hefyd ddarparu ffilmiau i drydydd partïon (megis cwmnïau yswiriant neu gyfreithwyr) pan fo hawliad priodol neu weithgaredd cyfreithiol sy’n gofyn am eu datgelu, neu i Gomisiynydd Safonau’r Senedd yn ystod ymchwiliad sy’n ymwneud ag Aelod o’r Senedd.
Rhoddir mynediad dan oruchwyliaeth a rheoledig i gontractwyr cynnal a chadw arbenigol i gynnal gwaith atgyweirio a chynnal a chadw cyffredinol pan fo angen.
Fodd bynnag, ni fwriedir rhannu unrhyw ddata Teledu Cylch Cyfyng ag unrhyw sefydliadau allanol. Os bydd y sefyllfa hon yn newid, bydd yr hysbysiad preifatrwydd hwn yn cael ei ddiweddaru a’i ailgyhoeddi, er mwyn sicrhau bod unigolion yn gwbl ymwybodol o’r ffordd y mae’r Comisiwn yn prosesu data personol yn y Senedd.
Ble y bydd yr wybodaeth yn cael ei storio?
Cedwir delweddau sy’n cael eu cipio gan yr offer Teledu Cylch Cyfyng ac Adnabod Rhifau Cerbydau yn Awtomatig ar y system Teledu Cylch Cyfyng ddiogel sydd yn yr ystafell reoli Diogelwch. Mae mynediad i’r ystafell hon a’r offer hyn wedi’i gyfyngu i unigolion angenrheidiol sydd â chliriad diogelwch perthnasol.
Mae unrhyw ffilmiau sy’n cael eu hallforio o’r system Teledu Cylch Cyfyng ddiogel i’w cadw am fwy nag 31 diwrnod yn cael ei storio ar yriannau caled wedi’u hamgryptio a gyriannau caled graddio diogelwch sy’n cael eu cadw’n ddiogel mewn locer tystiolaeth dan glo.
Am ba hyd y cedwir y wybodaeth?
Cedwir delweddau sy’n cael eu cipio gan yr offer Teledu Cylch Cyfyng ac Adnabod Rhifau Cerbydau yn Awtomatig ar y system ddiogel am 31 o ddiwrnodau.
Fodd bynnag, gall fod achosion pan fo angen i ni gadw lluniau am fwy o amser na hyn. Gall hyn fod, er enghraifft, os oes angen delweddau wedi’u cipio ar gyfer unrhyw ymchwiliad dilys neu os oes angen eu cadw er mwyn paratoi ar gyfer cais arfaethedig.
Yn y rhan fwyaf o achosion, byddai’r ffilmiau hyn yn cael eu cadw am hyd at gyfnod o 6 mis i ddechrau ac yna bydd Uwch-swyddogion Diogelwch y Senedd yn gwneud y penderfyniad os oes angen dileu’r ffilmiau a allforiwyd neu eu cadw am gyfnod arall o 6 mis hyd at uchafswm o 6 blynedd.
Sut fyddwn ni’n cael gwared ar yr wybodaeth?
Mae’r ffilmiau sy’n cael eu cipio gan y system Teledu Cylch Cyfyng ddiogel yn cael eu dileu’n awtomatig ar ôl 31 o ddiwrnodau gan y Feddalwedd Rheoli Fideo sydd hefyd wedi’i gosod, yn unol â’n hamserlen gadw.
Bydd unrhyw ffilmiau sy’n cael eu hallforio o’r system Teledu Cylch Cyfyng ddiogel yn cael eu dileu’n ddiogel pan fydd y rheswm dros yr allforio wedi’i gyflawni.
Ein seiliau cyfreithiol ar gyfer casglu, cadw a defnyddio'ch gwybodaeth bersonol Mae cyfraith diogelu data yn nodi seiliau cyfreithiol amrywiol sy’n caniatáu i ni gasglu, cadw a defnyddio eich gwybodaeth bersonol. At ddiben prosesu’r data personol sy’n cael eu cipio gan offer Teledu Cylch Cyfyng a thechnoleg Adnabod Rhifau Cerbydau yn Awtomatig, byddwn fel arfer yn disgwyl bod angen eu prosesu ar gyfer cyflawni tasg er budd y cyhoedd (Erthygl 6(1)(e) o GDPR y DU). Y rheswm dros hyn yw bod gan Gomisiwn y Senedd swyddogaethau cyhoeddus penodol a nodir yn y gyfraith ac mae angen y prosesu er mwyn i ni gyflawni ein ‘tasg gyhoeddus’.
Un o swyddogaethau statudol Comisiwn y Senedd yn Neddf Llywodraeth Cymru 2006 (“Deddf 2006”) yw darparu’r staff, y gwasanaethau a’r eiddo sydd eu hangen ar y Senedd at ei dibenion. Yn unol â Deddf 2006, caiff Comisiwn y Senedd wneud unrhyw beth sy’n ymddangos yn angenrheidiol neu’n briodol at ddiben cyflawni, neu mewn cysylltiad â chyflawni, ei swyddogaethau.
Mae hyn yn cynnwys diwallu anghenion diogelwch ystad y Senedd, er enghraifft i sicrhau diogelwch y rhai sy’n gweithio ar yr ystad ac yn ymweld â hi, ac i ddiogelu seilwaith ffisegol y Senedd. Mae hyn yn cynnwys defnyddio technoleg i wella ein galluoedd diogelwch.
Yn unol â’r uchod, mae’n ofynnol i ni hefyd ddarparu staff i alluogi’r Senedd i gyflawni ei swyddogaethau. Mae hyn yn golygu bod rhaid bodloni gofynion cyfreithiol penodol sy’n ymwneud â staffio, megis sicrhau iechyd a llesiant staff ac adolygu digwyddiadau sy’n ymwneud â staff. Weithiau, gall hyn olygu cyfeirio at ffilmiau Teledu Cylch Cyfyng at y diben hwn.
Fodd bynnag, gall fod achosion pan fo angen i ni ddibynnu ar sail gyfreithiol arall. Gall hyn gynnwys fel a ganlyn:
Mae angen y prosesu er mwyn cyflawni contract (Erthygl 6(1)(b) o GDPR y DU): er enghraifft, mae Comisiwn y Senedd yn ymrwymo i gontractau cyflogaeth â’i staff. Wrth weinyddu a chyflawni rhwymedigaethau o dan y contractau hynny, gall fod achosion pan fo angen i Gomisiwn y Senedd gyfeirio at ffilmiau Teledu Cylch Cyfyng. Gallai hyn gynnwys mewn achos disgyblu neu yn achos digwyddiad pan fo angen edrych ar ffilmiau Teledu Cylch Cyfyng fel rhan o ymarfer ‘gwersi a ddysgwyd’ er mwyn sicrhau iechyd a diogelwch ei staff.
Mae angen y prosesu er mwyn cydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol (Erthygl 6(1)(c) o GDPR y DU): er enghraifft, os yw’n ofynnol yn ôl y gyfraith i ni brosesu ffilmiau Teledu Cylch Cyfyng mewn ffordd benodol er mwyn cydymffurfio â gorchymyn llys neu gais am wybodaeth a arferir gan drydydd parti drwy bŵer statudol.
Mae angen y prosesu er budd dilys (Erthygl 6(1)(f) o GDPR y DU): bydd amgylchiadau pan fo angen prosesu data personol mewn ffordd benodol sy’n dod y tu allan i swyddogaethau cyhoeddus Comisiwn y Senedd ond sy’n angenrheidiol at ddibenion bodloni bydd dilys. Er enghraifft, gall fod achosion pan fo angen i ni rannu ffilmiau Teledu Cylch Cyfyng â thrydydd parti sy’n dod y tu allan i’n ‘tasg gyhoeddus’, megis at ddibenion newyddiadurol, neu pan fo gennym bryderon ynghylch llesiant neu ddiogelwch unigolyn ac, yn absenoldeb rhwymedigaeth gyfreithiol, pan fo angen rhannu ffilmiau â thrydydd parti neu eu cadw am fwy o amser na’r cyfnod cadw arferol o 31 o ddiwrnodau.
Data personol categori arbennig
Mae cyfraith diogelu data yn rhoi lefel uwch o ddiogelwch i fathau penodol o ddata personol oherwydd eu sensitifrwydd, ac yn gosod gofynion cyfreithiol ychwanegol mewn perthynas â phrosesu’r data personol hynny. Gelwir hyn yn gategorïau arbennig o ddata personol. Mae hyn yn cynnwys, ymhlith eraill, unrhyw ddata personol sy’n datgelu tarddiad hiliol neu ethnig, credoau crefyddol neu athronyddol, cyfeiriadedd rhywiol a data am iechyd.
Wrth i’n camerâu gipio ffilmiau mewn amser real, byddant yn cipio data personol sy’n dod o fewn y categorïau hyn.
Pan fyddwn yn prosesu categorïau arbennig o ddata personol, mae cyfraith diogelu data yn ei gwneud yn ofynnol i ni nodi amod ar wahân i’w brosesu o dan Erthygl 9 o GDPR y DU, yn ogystal â’n sail gyfreithiol (neu seiliau cyfreithiol) o dan Erthygl 6 o GDPR y DU.
Pan fydd unrhyw ddata categori arbennig yn cael eu prosesu gan ein hoffer Teledu Cylch Cyfyng a’n technoleg Adnabod Rhifau Cerbydau yn Awtomatig, byddwn fel arfer yn disgwyl bod angen eu prosesu am resymau sydd o fudd sylweddol i’r cyhoedd (Erthygl 9(2)(g) o GDPR y DU) am y rhesymau a nodir uchod mewn perthynas â’n ‘tasg gyhoeddus’.
Pan fyddwn yn prosesu data personol gan fod angen gwneud hynny am resymau sydd o fudd sylweddol i’r cyhoedd, mae’n ofynnol i ni hefyd fodloni amod ychwanegol yn Atodlen 1 i Ddeddf Diogelu Data 2018 (“Deddf 2018”). Mae’r amodau ychwanegol y gallwn ddibynnu arnynt fel a ganlyn:
- Paragraff 6 o Atodlen 1: Dibenion statudol etc a dibenion y llywodraeth;
- Paragraff 10 o Atodlen 1: Atal neu ganfod gweithredoedd anghyfreithlon;
- Paragraff 12 o Atodlen 1: Gofynion rheoleiddiol sy’n ymwneud â gweithredoedd anghyfreithlon ac anonestrwydd etc;
- Paragraff 13 o Atodlen 1: Newyddiaduraeth etc mewn cysylltiad â gweithredoedd anghyfreithlon ac anonestrwydd etc;
- Paragraff 18 o Atodlen 1: Diogelu plant ac unigolion mewn perygl;
- Paragraff 20 o Atodlen 1: Yswiriant
Fodd bynnag, gal fod achosion pan fo angen i ni ddibynnu ar sail gyfreithiol arall, ac eithrio budd sylweddol y cyhoedd neu ar y cyd â hynny. Gall hyn gynnwys fel a ganlyn:
Mae angen y prosesu at ddibenion cyflawni rhwymedigaethau ac arfer hawliau penodol ym maes cyflogaeth (Erthygl 9(2)(b) o GDPR y DU), a ddarllenir ar y cyd â pharagraff 1 o Atodlen 1 i Ddeddf 2018: byddai hyn yn cynnwys, er enghraifft, pan fo angen i ni brosesu ffilmiau Teledu Cylch Cyfyng sy’n cynnwys data personol er mwyn sicrhau iechyd, diogelwch a lles ein staff, efallai er mwyn edrych ar ffilmiau Teledun Cylch Cyfyng i asesu risg iechyd a diogelwch.
Mae angen y prosesu er mwyn sefydlu, arfer neu amddiffyn hawliadau cyfreithiol (Erthygl 9(2)(f) o GDPR y DU): byddai hyn yn cynnwys, er enghraifft, pan fo angen prosesu ffilmiau Teledu Cylch Cyfyng sy’n cynnwys data personol mewn perthynas ag achos llys gwirioneddol neu arfaethedig neu pan fo angen i ni sefydlu, arfer neu amddiffyn ein hawliau cyfreithiol, neu pan fo angen i ni rannu ffilmiau Teledu Cylch Cyfyng â chynghorwyr cyfreithiol allanol er mwyn cael cyngor cyfreithiol mewn perthynas â hawliad cyfredol neu arfaethedig.
Data am droseddau
Mae deddfwriaeth diogelu data yn rhoi amddiffyniad ychwanegol i ddata personol sy’n ymwneud ag euogfarnau troseddol a throseddau neu fesurau diogelwch cysylltiedig. Cyfeirir at hyn fel data am droseddau. Mewn perthynas â ffilmiau Teledu Cylch Cyfyng a thechnoleg Adnabod Rhifau Cerbydau yn Awtomatig, byddai hyn yn cynnwys pan fo camerâu yn recordio gweithgarwch troseddol neu pan fo angen rhannu ffilmiau â thrydydd parti i gynorthwyo gydag ymchwiliad troseddol.
Yn unol ag adran 10 o Ddeddf 2018, pan fyddwn yn prosesu data am droseddau, mae’n ofynnol i ni fodloni amod ychwanegol o dan Atodlen 1 i Ddeddf 2018, yn ychwanegol at ein sail gyfreithiol o dan Erthygl 6 o GDPR y DU (ac Erthygl 9 o GDPR y DU wrth brosesu data categori arbennig). Yn ogystal â’r amodau yn Atodlen 1 y cyfeirir atynt uchod (yn yr adran “data personol categori arbennig”), gallwn hefyd ddibynnu ar y canlynol wrth brosesu data am droseddau:
- Paragraff 33 o Atodlen 1: Hawliadau cyfreithiol;
- Paragraff 36 o Atodlen 1: Estyn amodau sy’n cyfeirio at fudd sylweddol y cyhoedd;
- Paragraff 3 o Atodlen 1: Estyn amodau
Eich hawliau
Fel gwrthrych data, mae gennych nifer o hawliau. Mae’r hawliau sy’n gymwys yn dibynnu ar y seiliau cyfreithiol rydym yn dibynnu arnynt i ddefnyddio eich gwybodaeth bersonol. Ni fydd yr hawliau hynny’n gymwys ym mhob achos, a bydd y Comisiwn yn cadarnhau a yw hynny’n wir ai peidio pan fyddwch yn gwneud cais.
Mae’r hawliau’n cynnwys yr hawl i ofyn am fynediad at eich gwybodaeth bersonol eich hunan, a elwir weithiau’n ‘gais am fynediad at ddata gan y testun’.
Hefyd, mae gennych hawl i gyflwyno cais i ni i’r perwyl a ganlyn:
- fod unrhyw wybodaeth anghywir sydd gennym amdanoch yn cael ei chywiro (nodwch fod gofyn i chi roi’r wybodaeth ddiweddaraf i ni am unrhyw newidiadau o ran eich gwybodaeth bersonol);
- bod gwybodaeth amdanoch chi yn cael ei dileu (mewn rhai amgylchiadau);
- ein bod yn rhoi’r gorau i ddefnyddio eich gwybodaeth bersonol at ddibenion penodol neu mewn rhai amgylchiadau; a
- bod eich gwybodaeth yn cael ei darparu i chi neu drydydd parti mewn fformat cludadwy (eto, mewn rhai amgylchiadau).
Os hoffech arfer unrhyw rai o’r hawliau sydd gennych o dan ddeddfwriaeth diogelu data, neu ofyn cwestiwn neu wneud cwyn ynghylch sut y defnyddir eich gwybodaeth, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data gan ddefnyddio un o’r dulliau a nodir uchod.
Ceisiadau am wybodaeth a wneir i’r Comisiwn
Os gwneir cais am wybodaeth o dan ddeddfwriaeth mynediad at wybodaeth, mae’n bosibl y bydd angen datgelu’r wybodaeth sydd wedi’i chipio, naill ai’n llawn neu’n rhannol. Dim ond os yw’n ofynnol yn ôl y gyfraith y byddwn yn gwneud hynny.
Sut i gwyno
Gallwch gwyno i’r Swyddog Diogelu Data os ydych yn anfodlon ar y ffordd rydym wedi defnyddio eich data. Gellir gweld y manylion cyswllt uchod.
Yn dilyn cwyn, os byddwch yn parhau i fod yn anfodlon ar ein hymateb, gallwch hefyd gwyno i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.
Dyma gyfeiriad y Comisiynydd Gwybodaeth:
Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth / Information Commissioner’s Office,
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Cheshire
SK9 5AF
Rhif y llinell gymorth: 0303 123 1113