Ein manylion cyswllt
Dylid anfon unrhyw ymholiadau ynghylch ein defnydd o’ch gwybodaeth at y Swyddog Diogelu Data yn: diogelu.data@senedd.cymru
0300 200 6565
Sut y bydd eich gwybodaeth yn cael ei defnyddio?
Comisiwn y Senedd yw’r rheolydd data ar gyfer yr wybodaeth yr ydych yn ei darparu, a bydd yn sicrhau y caiff ei diogelu a’i defnyddio yn unol â deddfwriaeth diogelu data y DU.
Pa wybodaeth rydym yn ei phrosesu?
Er mwyn ymuno â'r rhwydwaith, bydd angen i ni gael y data personol canlynol gennych chi:
- Eich enw,
- Eich cyfeiriad e-bost,
- Y sefydliad rydych yn ei gynrychioli,
- Eich rôl/teitl swydd,
- Gwybodaeth am eich lefel gwybodaeth sylfaenol a'ch diddordebau o fewn maes ymgysylltu â pholisïau
Mae gan y ffurflen gofrestru flychau testun rhydd i gasglu gwybodaeth am yr hyn rydych yn ei wybod a'ch diddordebau ym maes ymgysylltu â pholisïau. Cofiwch y bydd unrhyw wybodaeth y byddwch yn ei rhoi yn y blychau testun rhydd hyn yn weladwy i'r Uned Cyfnewid Gwybodaeth.
Er nad ydym yn gofyn neu'n ei gwneud yn ofynnol i chi rannu categorïau arbennig o ddata personol i ymuno â'r rhwydwaith, gallwch ddewis gwneud hynny o fewn y blychau testun rhydd hynny. A fyddech cystal â rhannu gwybodaeth sydd, yn eich barn chi, yn berthnasol i'ch gwybodaeth neu ddiddordebau.
Gallai cyfarfodydd ar-lein gael eu recordio at ddibenion cymryd nodiadau i lywio'r adroddiadau ar weithgareddau ac effaith y rhwydwaith i randdeiliaid allanol gan gynnwys y Cyngor Ymchwil Economaidd a Chymdeithasol a Phrifysgol Abertawe.
Dim ond yr Uned Cyfnewid Gwybodaeth fydd yn cael mynediad i recordiadau a byddant yn cael eu dinistrio o fewn mis, yn unol â pholisi cadw gwybodaeth Ymchwil y Senedd. Bydd unrhyw sylwadau gan gyfranogwr a gaiff eu cynnwys yn y nodiadau yn ddienw ac ni fydd modd eu priodoli i unrhyw un.
Pam rydym yn ei phrosesu?
I gyflawni nodau ac amcanion y rhwydwaith, sef datblygu rhwydwaith cydweithredol a darparu hyfforddiant a chymorth sy’n briodol i aelodau’r grŵp i’w helpu i gefnogi gwaith ymgysylltu academaidd â’r Senedd a chyda’i gilydd.
Pwy fydd yn cael mynediad at y wybodaeth?
Bydd gan Uned Cyfnewid Gwybodaeth Ymchwil y Senedd fynediad at y wybodaeth.
Bydd aelodau'r grŵp yn gweld gwybodaeth gyswllt aelodau eraill i’w galluogi i gydweithio. Bydd unrhyw wybodaeth a rennir mewn cyfarfod rhwydwaith neu fel rhan o waith cydweithredol ar gael i'r derbynwyr hynny (h.y. y rhai sy'n bresennol yn y cyfarfod, neu'r rhai sy'n cael unrhyw gyfathrebiadau'n uniongyrchol fel e-byst neu negeseuon Teams).
A fydd y wybodaeth yn cael ei rhannu â thrydydd partïon, neu’n cael ei chyhoeddi?
Bydd y rhwydwaith Lledaenwyr Gwybodaeth yn cyfarfod gan ddefnyddio Microsoft Teams.
Yn dilyn cyfnod cychwynnol y rhwydwaith o 14 mis, bydd adroddiad ar weithgareddau ac effaith y rhwydwaith yn cael ei gyhoeddi a'i rannu â rhanddeiliaid allanol gan gynnwys y Cyngor Ymchwil Economaidd a Chymdeithasol a Phrifysgol Abertawe. Efallai y bydd adroddiadau interim hefyd i randdeiliaid allanol yn ystod y cyfnod hwn.
Oherwydd natur y rhwydwaith, mae'n anochel y bydd rhywfaint o'ch data personol yn cael eu datgelu i aelodau eraill o'r rhwydwaith. Bydd eich enw a’ch manylion cyswllt ar gael i aelodau eraill o’r rhwydwaith er mwyn hybu cydweithio a rhannu gwybodaeth rhwng aelodau’r rhwydwaith.
Storio, cadw a dileu
Bydd yr wybodaeth yn cael ei storio’n ddiogel ar ein systemau TGCh, sy’n cynnwys gwasanaethau cwmwl trydydd parti a ddarperir gan Microsoft. Mae unrhyw drosglwyddo data gan Microsoft y tu allan i’r AEE yn dod o dan gymalau cytundebol lle mae Microsoft yn sicrhau bod data personol yn cael eu trin yn unol â deddfwriaeth ddomestig. I gael rhagor o wybodaeth am sut y bydd Microsoft yn defnyddio eich gwybodaeth, gellir darllen datganiad preifatrwydd y cwmni yma.
Bydd y wybodaeth yn cael ei chadw am 6 mis ar ôl y cyfnod cychwynnol o 14 mis ac yn cael ei dileu yn unol â pholisi cadw Ymchwil y Senedd.
Sail gyfreithiol dros brosesu Data Personol
Mae cyfraith diogelu data yn nodi seiliau cyfreithiol amrywiol sy’n caniatáu i ni gasglu, cadw a defnyddio eich gwybodaeth bersonol. At ddibenion prosesu’r data personol a ddarperir gennych, rydym yn dibynnu ar y seiliau cyfreithiol a ganlyn:
Erthygl 6(1)(e) Tasg gyhoeddus - Mae angen prosesu’r data fel rhan o dasg a gyflawnir er budd y cyhoedd.
Mae'n ofynnol i'r Comisiwn sicrhau, o dan Ddeddf Llywodraeth Cymru 2006, bod y Senedd yn cael yr eiddo, y staff a'r gwasanaethau y mae arni eu hangen at ei dibenion. Un o’r gwasanaethau allweddol hyn yw hyrwyddo’r Senedd a’i gwaith i bobl Cymru. Mae darparu rhwydwaith ar gyfer gweithwyr academaidd proffesiynol i gyfnewid gwybodaeth yn rhan o'r dasg hon er budd y cyhoedd.
Sail gyfreithiol ar gyfer prosesu Data Categori Arbennig
Mae Erthygl 9(1) o’r Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol yn diffinio data personol categori arbennig fel data personol sy’n datgelu tarddiad o ran hil neu ethnigrwydd, barn wleidyddol, credoau crefyddol neu athronyddol, neu aelodaeth o undeb llafur, a phrosesu data genetig, data biometrig i adnabod person naturiol yn unigryw, data sy’n ymwneud ag iechyd neu ddata sy’n ymwneud â bywyd rhywiol neu gyfeiriadedd rhywiol person naturiol.
Nid ydym yn rhagweld y bydd categorïau arbennig o ddata personol yn cael eu prosesu at ddibenion eich cofrestru i ymuno â’r rhwydwaith. Fodd bynnag, os rhennir data categori arbennig gyda ni yn ystod y broses gofrestru, neu yn ddiweddarach yn ystod cyfarfod rhwydwaith, byddwn yn eu prosesu o dan y seiliau cyfreithlon a ganlyn:
Erthygl 9(2)(g) Budd sylweddol i’r cyhoedd.
Mae'n ofynnol i’r Comisiwn brosesu eich data personol categori arbennig er mwyn sicrhau ei fod yn gallu bodloni ei ddibenion statudol fel y’u nodir yn Neddf Llywodraeth Cymru 2006.
Mae Erthygl 9(2)(g) yn ei gwneud yn ofynnol i 'amodau' (a nodir yn y gyfraith) gael eu bodloni. Bydd y Comisiwn yn dibynnu ar amodau prosesu a nodir yn Rhannau 1 a 2 o Atodlen 1 i Ddeddf Diogelu Data 2018.
Rhannu data
Os gwneir cais am wybodaeth dan ddeddfwriaeth mynediad at wybodaeth, mae’n bosibl y bydd angen datgelu’r cyfan neu rywfaint o’r wybodaeth yr ydych yn ei darparu. Dim ond os yw’n ofynnol yn ôl y gyfraith y byddwn yn gwneud hynny.
Eich hawliau
Fel gwrthrych data, mae gennych nifer o hawliau. Mae'r hawliau sy'n berthnasol yn dibynnu ar y seiliau cyfreithiol yr ydym yn dibynnu arnynt i ddefnyddio'ch gwybodaeth bersonol. Ni fydd yr hawliau hynny'n berthnasol ym mhob achos, a bydd y Comisiwn yn cadarnhau a yw hynny'n wir ai peidio pan fyddwch yn gwneud cais.
Mae'r hawliau'n cynnwys yr hawl i ofyn am fynediad at eich gwybodaeth bersonol eich hun, a elwir weithiau'n 'gais gwrthrych am wybodaeth'. Yn ogystal, mae gennych hawl i ofyn oddi wrthym:
- bod unrhyw wybodaeth anghywir sydd gennym amdanoch yn cael ei chywiro (nodwch fod gofyn i chi roi'r wybodaeth ddiweddaraf i ni am unrhyw newidiadau i'ch gwybodaeth bersonol);
- bod gwybodaeth amdanoch yn cael ei dileu (mewn rhai amgylchiadau);
- ein bod yn rhoi'r gorau i ddefnyddio eich gwybodaeth bersonol at ddibenion penodol neu mewn rhai amgylchiadau; a bod eich gwybodaeth yn cael ei darparu i chi neu drydydd parti mewn fformat cludadwy (eto, mewn rhai amgylchiadau).
Os hoffech chi ymgysylltu ag unrhyw un o'r hawliau sydd gennych o dan ddeddfwriaeth diogelu data, gofynnwch gwestiwn neu wneud cwyn am sut mae eich gwybodaeth yn cael ei defnyddio.
Cwyno
Gallwch gwyno i’r Swyddog Diogelu Data os ydych yn anfodlon ar sut rydym wedi defnyddio eich data. Mae’r manylion cyswllt ar gael uchod.
Yn dilyn cwyn, os byddwch yn parhau i fod yn anfodlon ar ein hymateb, gallwch hefyd gwyno i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.
Cyfeiriad Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth:
Information Commissioner’s Office
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Cheshire
SK9 5AF
Rhif y llinell gymorth: 0303 123 1113