Hysbysiad Preifatrwydd
Ar ran Aelodau’r Senedd, fel rhan o unrhyw broses recriwtio, mae Senedd Cymru (‘y Senedd’) yn casglu ac yn prosesu data personol mewn perthynas ag ymgeiswyr swydd. Mae'r Senedd yn ymrwymedig i fod yn dryloyw ynghylch y ffordd mae'n casglu ac yn defnyddio'r data hynny i gyflawni ei rhwymedigaethau diogelu data.
Os oes gennych unrhyw ymholiadau ynglŷn â'r modd y byddwn yn defnyddio'r wybodaeth a gawn gennych, dylech gysylltu â'r Rheolwr Llywodraethu Gwybodaeth drwy anfon neges e-bost at Information-request@senedd.cymru neu ffonio 0300 200 6565.
Pa wybodaeth mae'r sefydliad yn ei chasglu?
Mae'r Senedd yn casglu amrywiaeth o wybodaeth amdanoch chi, gan gynnwys:
- eich enw, cyfeiriad, dyddiad geni, rhif yswiriant gwladol a manylion cyswllt, gan gynnwys cyfeiriad e-bost a rhif ffôn;
- manylion am eich cymwysterau, sgiliau, profiad a hanes cyflogaeth;
- p'un a oes gennych anabledd neu beidio sy'n golygu bod yn rhaid i'r sefydliad wneud addasiadau rhesymol yn ystod y broses recriwtio;
- gwybodaeth am eich hawl i weithio yn y DU.
Mae'r Senedd yn casglu'r wybodaeth hon mewn amryw ffyrdd. Er enghraifft, gall data gael eu cynnwys mewn ffurflenni cais neu CVs, eu cymryd o'ch pasbort neu ddogfennau adnabod eraill, neu eu casglu drwy gyfweliadau neu ffurfiau asesu eraill.
Bydd y Senedd hefyd yn casglu data personol amdanoch gan drydydd partïon, fel geirdaon gan gyn-gyflogwyr, gwybodaeth gan ddarparwyr gwiriadau cefndir cyflogaeth a gwybodaeth am wiriadau cofnodion troseddol. Bydd y Senedd yn aros tan ar ôl i'r swydd gael ei chynnig i chi cyn gofyn am wybodaeth gan drydydd partïon a byddwn yn rhoi gwybod i chi bod hynny'n digwydd.
Bydd data yn cael eu storio mewn amryw wahanol lefydd, gan gynnwys cofnod o'ch cais, mewn systemau rheoli Adnoddau Dynol a systemau TG eraill (gan gynnwys e-bost).
Pam mae’r Senedd yn prosesu data personol?
Mae angen i'r Senedd brosesu data er mwyn cymryd camau ar eich cais cyn ymrwymo i gontract cyflogaeth gyda chi. Mae angen iddi hefyd brosesu eich data er mwyn ymrwymo i gontract gyda chi.
Mewn rhai achosion, mae angen i'r Senedd brosesu data i sicrhau ei bod yn cydymffurfio â'i rhwymedigaethau cyfreithiol. Er enghraifft, rhaid gwirio a yw ymgeisydd llwyddiannus yn gymwys i weithio yn y DU cyn i'r gyflogaeth ddechrau.
Mae gan y Senedd ddiddordeb dilys wrth brosesu data personol yn ystod y broses recriwtio a dros gadw cofnodion o'r broses. Mae prosesu data gan ymgeiswyr swyddi yn caniatáu i'r Senedd reoli'r broses recriwtio, asesu a chadarnhau addasrwydd ymgeisydd i waith a phenderfynu i bwy y dylid cynnig swydd. Mae'n bosibl y bydd angen i'r sefydliad brosesu data gan ymgeiswyr swyddi i ymateb i hawliadau cyfreithiol ac amddiffyn yn eu herbyn.
Mae'r Senedd yn prosesu gwybodaeth am iechyd os oes angen iddi wneud addasiadau rhesymol i'r broses recriwtio ar gyfer ymgeiswyr sydd ag anabledd. Rhaid gwneud hynny i gyflawni ei rhwymedigaethau ac ymarfer hawliau penodol yn ymwneud â chyflogaeth.
Ni fydd y Senedd yn defnyddio eich data at unrhyw ddibenion eraill heblaw am yr ymarfer recriwtio yr ydych wedi gwneud cais amdano.
Pwy sydd â mynediad i'r data?
Caiff eich gwybodaeth ei rhannu'n fewnol at ddibenion yr ymarfer recriwtio. Mae hyn yn cynnwys aelodau o'r tîm Cymorth Busnes i Aelodau, yr Aelod o’r Senedd sy'n recriwtio a'r rhai sy'n cyfweld fel rhan o'r broses recriwtio.
Ni fydd y Senedd yn rhannu eich data â thrydydd parti, oni bai bod eich cais yn llwyddiannus a'i bod yn cynnig cyflogaeth i chi. Yna bydd y Senedd yn rhannu eich data â chyn-gyflogwyr i gael geirdaon ar eich cyfer, darparwyr gwiriadau cefndir cyflogaeth i gael y gwiriadau cefndir angenrheidiol a'r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd i gael y gwiriadau cofnodion troseddol angenrheidiol.
Mae ein system TGCh yn cynnwys gwasanaethau cwmwl trydydd parti a ddarperir gan Microsoft. Daw unrhyw drosglwyddiad data gan Microsoft y tu allan i’r Ardal Economaidd Ewropeaidd o dan y cymalau contract y mae Microsoft yn eu defnyddio i sicrhau y caiff data personol eu trin yn unol â deddfwriaeth Ewropeaidd.
Sut mae'r Senedd yn diogelu data?
Mae'r Senedd yn cymryd diogelwch eich data o ddifrif. Mae ganddi bolisïau a rheolaethau mewnol ar waith i sicrhau nad yw'ch data yn cael eu colli, eu dinistrio'n ddamweiniol, eu camddefnyddio na'u datgelu, ac nad oes gan unrhyw un fynediad iddo heblaw ein cyflogeion wrth gyflawni eu dyletswyddau yn briodol.
Am ba hyd y mae'r Senedd yn cadw data?
Os yw'ch cais am gyflogaeth yn aflwyddiannus, bydd y Senedd yn cadw eich data ar ffeil am 12 mis ar ôl diwedd y broses recriwtio berthnasol. Ar ddiwedd y cyfnod hwnnw, neu unwaith y byddwch yn tynnu eich caniatâd yn ôl, caiff eich data eu dileu neu eu dinistrio.
Os yw'ch cais am gyflogaeth yn llwyddiannus, bydd data personol a gasglwyd yn ystod y broses recriwtio yn cael eu trosglwyddo i'ch ffeil bersonol a'u cadw yn ystod eich cyflogaeth. Bydd y cyfnodau y cedwir eich data yn cael eu darparu i chi mewn hysbysiad preifatrwydd newydd.
Eich hawliau
Bydd eich gwybodaeth yn cael ei phrosesu i’n galluogi i weithredu cynllun recriwtio ar ran Aelodau’r Senedd. Rydym o’r farn bod y dasg hon yn hanfodol i’n rôl fel y nodwyd yn Neddf Llywodraeth Cymru drwy recriwtio staff cymorth i gynorthwyo Aelodau’r Senedd.
Mae gennych hawliau penodol dros y wybodaeth sydd gennym. Mae’r rhain yn cynnwys:
- yr hawl i wneud cais i weld eich gwybodaeth;
- yr hawl i ofyn inni ddiweddaru, cwblhau a chywiro eich gwybodaeth os ydyw’n anghywir neu’n anghyflawn;
- yr hawl i wrthwynebu defnyddio eich gwybodaeth mewn rhai amgylchiadau; ac
- yr hawl i gyfyngu ein defnydd o’r wybodaeth hon mewn rhai amgylchiadau.
Os hoffech arfer unrhyw un o'r hawliau sydd gennych o dan y ddeddfwriaeth berthnasol (fel yr hawl i weld gwybodaeth), gofyn cwestiwn neu wneud cwyn am y modd y caiff y wybodaeth ei defnyddio, dylech gysylltu â Rheolwr Llywodraethu Gwybodaeth y Cynulliad.
Os ydych yn credu nad yw'r Senedd wedi cydymffurfio â'ch hawliau diogelu data, gallwch gwyno i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth. Mae manylion cyswllt y Swyddfa ar eu gwefan.
Beth os nad ydych chi'n darparu data personol?
Nid oes gennych unrhyw rwymedigaeth statudol na chytundebol i ddarparu data i'r Senedd yn ystod y broses recriwtio. Fodd bynnag, os na fyddwch yn darparu'r wybodaeth, mae'n bosibl na fydd y Senedd yn gallu prosesu eich cais yn briodol neu o gwbl.
Cyflwyno ceisiadau i weld gwybodaeth gerbron y Comisiwn
Os gwneir cais am wybodaeth o dan y ddeddfwriaeth hawl i wybodaeth, efallai y bydd yn rhaid datgelu'r wybodaeth a ddarparwyd gennych neu ran ohoni. Gallai hynny gynnwys gwybodaeth a ddilëwyd yn flaenorol gan y Senedd at ddibenion cyhoeddi. Dim ond os yw’n ofynnol yn ôl y gyfraith y byddwn yn gwneud hynny.