Paratoi at fynd i gyfarfod pwyllgor

Cyhoeddwyd 01/06/2018   |   Diweddarwyd Ddiwethaf 22/06/2021   |   Amser darllen munudau

Yn ôl i Pwyllgorau: Pwy yw pwy? | Ymlaen i Ar ddiwrnod y cyfarfod

Os gofynnwyd i chi fod yn bresennol mewn cyfarfod pwyllgor, mae'n debyg y gofynnwyd i chi ddarparu gwybodaeth o flaen llaw hefyd. Bydd hyn o gymorth i aelodau'r pwyllgor baratoi eu cwestiynau. Mae hefyd yn ddefnyddiol er mwyn cofnodi gwybodaeth ffeithiol.

Mae llawer o bobl yn defnyddio'r un wybodaeth ar gyfer cyfarfod pwyllgor a ddarparwyd ganddynt (neu y maent wrthi’n ei darparu) mewn ymateb i alwad pwyllgor am dystiolaeth ysgrifenedig a digidol. Os hoffech wneud hyn, rhowch wybod i'r tîm clercio. .

Os hoffech ddarparu rhagor o wybodaeth, rhowch wybod i'r tîm clercio. Bydd y tîm yn rhoi gwybod i chi am y dyddiadau cau.

Clywed Tystiolaeth Lafar

Fel arfer bydd y pwyllgor yn gwahodd pobl i ateb cwestiynau am destun yr ymchwiliad. Gwneir hyn mewn cyfarfod pwyllgor a elwir yn 'sesiwn tystiolaeth lafar'.

Cynhelir sesiynau tystiolaeth lafar yn gyhoeddus fel arfer, a gall pobl eu gwylio ar-lein neu fynd i'r cyfarfod ei hun. Bydd aelodau'r pwyllgor yn gofyn cwestiynau i bobl sy'n rhoi gwybodaeth iddynt (cyfeirir atynt yn aml fel ‘tystion’), a hynny fel arfer am y materion a ddisgrifiwyd yn eu tystiolaeth ysgrifenedig neu fideo / sain.

Bydd y cyfarfod yn cael ei ddarlledu ar Senedd TV. Mae Senedd TV yn darlledu holl gyfarfodydd y Senedd i bobl eu gwylio ar-lein (gallwch hefyd wylio recordiadau o gyn-gyfarfodydd pwyllgor ar www.senedd.tv​). Caiff cofnod ysgrifenedig (neu 'drawsgrifiad') ei gyhoeddi, a chaiff ei anfon at y tystion er mwyn iddynt ei wirio, wythnos ar ôl y cyfarfod. Caiff trawsgrifiad drafft ei gyhoeddi ar dudalennau gwe'r pwyllgor wythnos ar ôl y cyfarfod.

Gelwir pobl sy'n siarad mewn pwyllgorau'n aml yn 'dystion'. Gall y gair hwn godi ofn ar rai pobl, ond y cyfan y mae'n ei olygu yw y bydd y pwyllgor yn gofyn i chi am wybodaeth ychwanegol i helpu gyda'r ymchwiliad.

Bydd pwyllgor yn trafod rhestr o dystion y maent am eu gwahodd i siarad â hwy ac yn cytuno arni. Cyfeirir at y broses hon yn aml fel 'rhoi tystiolaeth lafar'. Bydd tîm clercio’r pwyllgor yn cysylltu â'r bobl hynny i'w gwahodd i ddod i gyfarfod pwyllgor.

Yn ystod y Bumed Senedd, hyd nes pandemig COVID-19, roedd pwyllgorau fel arfer yn cyfarfod mewn ystafell bwyllgora yn adeilad y Senedd, ond gallai gyfarfod yn Nhŷ Hywel hefyd (yr adeilad bric coch sydd y tu ôl i’r Senedd), neu mewn lleoliadau eraill ledled Cymru yn achlysurol. Cynhaliwyd y rhan fwyaf o gyfarfodydd pwyllgor yn gyhoeddus, gyda lle ar gael yn yr orielau cyhoeddus i bobl ddod i wylio.

O dan weithdrefnau brys a gyflwynwyd o ganlyniad i Covid-19 i amddiffyn iechyd y cyhoedd, gall pwyllgorau hefyd gwrdd o bell ar-lein drwy gynhadledd fideo. Gall hyn fod naill ai'n gyfarfod o bell yn llwyr, neu’n gyfarfod ar ffurf ‘hybrid’, pan fydd rhai pobl mewn ystafell bwyllgor ac eraill yn ymuno trwy gynhadledd fideo o leoliadau eraill. Bydd y tîm clercio yn rhoi cyngor ac arweiniad i dystion ar sut y bydd cyfarfod y pwyllgor yn gweithio a beth i’w ddisgwyl. Bydd cyfarfodydd a gynhelir o bell trwy gynhadledd fideo yn dal i gael eu darlledu ar Senedd TV.

Gall pwyllgorau naill ai gasglu tystiolaeth gan un sefydliad neu unigolion ar y tro, neu gallant drefnu sefydliadau neu unigolion i mewn i baneli.

Defnyddir paneli fel arfer os bydd pwyllgor yn dymuno gofyn cwestiynau tebyg i nifer o wahanol dystion. Gall hyn fod yn ddefnyddiol os oes gan bwyllgor amser cyfyngedig i glywed tystiolaeth. Gall hefyd fod yn ddefnyddiol i dystion sy'n gweithio gyda sefydliadau eraill sy'n ymwneud â meysydd gwahanol o'r un mater.

Gall aelodau pwyllgor ofyn cwestiynau i'r panel cyfan, neu eu cyfeirio at dyst penodol. Os ydych yn rhoi tystiolaeth ar yr un pryd â thyst arall, nid oes yn rhaid i chi ateb cwestiwn os ydych yn fodlon bod tyst arall eisoes wedi ei ateb. Gallwch ddweud wrth y pwyllgor eich bod yn cytuno â'r ateb a ddarparwyd gan y tyst arall.

Paratoi ar gyfer cyfarfod pwyllgor

Bydd tîm clercio’r pwyllgor yn cysylltu â chi ynglŷn â rhoi tystiolaeth cyn cyfarfod y pwyllgor. Bydd hyn o leiaf dair wythnos cyn dyddiad y cyfarfod fel arfer, er y gall hyn amrywio, yn enwedig os yw'r pwyllgor yn edrych ar gyfraith newydd bosibl ('craffu ar ddeddfwriaeth').

Gofynnir i chi ddarparu papur ysgrifenedig i'r pwyllgor fel arfer oddeutu 10 diwrnod gwaith cyn y cyfarfod er mwyn nodi'ch barn ar y materion sy'n cael eu hystyried gan y pwyllgor. Bydd y mwyafrif o'r cwestiynau y bydd y pwyllgor yn eu gofyn i chi yn seiliedig ar y materion yr ydych wedi'u nodi yn eich papur.

Os na allwch roi tystiolaeth lafar i'r pwyllgor yn bersonol, cysylltwch â'r tîm clercio a gallant drafod opsiynau eraill â chi. Gallai'r rhain gynnwys rhoi tystiolaeth drwy linc fideo-gynadledda neu sain yn unig. Gwnewch hyn cyn gynted â phosibl ymlaen llaw er mwyn gwneud y trefniadau addas.

Mae sesiynau tystiolaeth mewn pwyllgor wedi'u cyfyngu gan amser, ac fel tyst byddwch yn ymateb i gwestiynau gan Aelodau o'r Senedd yn hytrach na’n rhoi cyflwyniad (felly nid yw PowerPoint ar gael fel arfer).

Sut y gall tîm clercio’r pwyllgor eich helpu chi

Bydd tîm clercio’r pwyllgor yn rhoi gwybod i chi am union ddyddiad, amser a lleoliad y cyfarfod o leiaf wythnos cyn y cyfarfod, ac yn trefnu i chi gael copi o'r agenda a phapurau'r cyfarfod cyn gynted â phosibl. ​

Gall y tîm clercio hefyd roi gwybod i chi a fydd tystion eraill yn dod i’r un sesiwn â chi. Os bydd tystion eraill yn rhoi tystiolaeth cyn i chi gael eich galw, gallwch ddewis bod yn bresennol yn gynharach er mwyn gwrando ar y dystiolaeth a roddir gan y tystion eraill. Bydd y wybodaeth hon hefyd ar gael ar agenda'r pwyllgor.

Gall y tîm clercio roi cyngor i chi ar yr hyn y gallai'r pwyllgor ei ofyn i chi, er mwyn eich helpu i baratoi ar gyfer y sesiwn. Fodd bynnag, penderfyniad y pwyllgor fydd rhoi brîff i chi o flaen llaw neu beidio, a gall pwyllgor ofyn cwestiynau sydd y tu allan i'r brîff a roddwyd.

Mae llefydd mewn cyfarfodydd pwyllgor, boed yn bersonol, yn hybrid neu o bell, yn gyfyngedig. Fel arfer, nid yw’n bosibl i fwy na dau berson o un sefydliad fod yn bresennol mewn cyfarfod pwyllgor, a dim ond un fel arfer os byddwch yn rhoi tystiolaeth ar yr un pryd â thystion o sefydliadau eraill. Os ydych yn gwybod ymlaen llaw bod sawl person o’ch sefydliad am fod yn bresennol mewn cyfarfod yn y Senedd, gall y tîm clercio helpu drwy drefnu seddi yn yr oriel gyhoeddus neu, o bosibl, y tu ôl i fwrdd y Pwyllgor; ond, bydd hyn yn dibynnu ar faint o le sydd ar gael.

Mae pwyllgorau’n deall y gall rhoi tystiolaeth lafar mewn pwyllgor ffurfiol godi ofn ar rai pobl. Cyn belled â bod lle yn y cyfarfod, caniateir i dystion ddod â rhywun gyda nhw i roi cymorth. Ni fydd y person hwnnw yn rhoi tystiolaeth yn y cyfarfod (ac yn aml ni fyddant yn eistedd wrth y bwrdd yn yr ystafell gyfarfod) gan nad ydynt yn dyst, ond gallant roi cymorth emosiynol drwy fod yn bresennol yn yr ystafell. Mae rhieni, athrawon ac arweinwyr ieuenctid wedi bod yn bresennol mewn cyfarfodydd yn y gorffennol yn y rôl hon. Gall y tîm clercio roi cyngor penodol ar rôl y person sy'n rhoi cymorth, yn ôl y gofyn.

Rôl y tîm clercio yw eich helpu chi i roi’r dystiolaeth orau y gallwch chi. Gallwch hefyd ofyn i’r tîm clercio helpu gydag unrhyw ran o’r broses. Yn benodol gallant eich helpu drwy:

  • egluro unrhyw jargon/geiriau sy’n gysylltiedig â chyfarfodydd pwyllgor nad ydych yn gyfarwydd â nhw (e.e. ‘tystiolaeth’, ‘tyst’, ‘ymchwiliad’, ‘craffu’....);
  • egluro’r hyn fydd yn digwydd cyn, yn ystod ac ar ôl i chi roi tystiolaeth;
  • eich helpu i ymgyfarwyddo ag adeiladau a phrosesau’r Senedd (er enghraifft, efallai y byddwch yn dymuno gwylio cyfarfod pwyllgor cynharach, naill ai mewn person neu drwy Senedd TV);
  • eich helpu chi i ymgyfarwyddo â Zoom neu unrhyw un o’r rhaglenni cyfrifiadurol neu offer technegol a ddefnyddir gan y Pwyllgor;
  • egluro'r rheolau’n ymwneud â gweithdrefnau’r pwyllgor, cod gwisg ac ymddygiad mewn cyfarfodydd pwyllgor ffurfiol


Sut y gallwch chi helpu tîm clercio’r pwyllgor

Mae angen i'r tîm clercio gael y wybodaeth ganlynol cyn i chi ddod i unrhyw gyfarfodydd:

  • enwau a theitl swyddi’r bobl fydd yn ymddangos fel tystion. Pan mai sefydliad yw’r tyst, y sefydliad sydd fel arfer yn penderfynu pa rai o’i aelodau neu staff ddylai ddod i’r cyfarfod, ond weithiau gall Pwyllgorau ofyn i unigolion neu ddeiliaid swyddi penodol fod yn bresennol. Os nad ydych wedi rhoi enwau’r cynrychiolwyr o’ch sefydliad i’r tîm clercio, gall tîm diogelwch y Senedd wrthod rhoi mynediad iddynt i’r ystafell lle cynhelir y cyfarfod;
  • os oes gennych chi unrhyw anghenion penodol (er enghraifft, os oes gennych nam ar eich golwg neu anghenion penodol o ran mynediad). Mae adeilad y Senedd ac ystafelloedd pwyllgora Tŷ Hywel yn hollol hygyrch i bobl anabl, a gallwn wneud trefniadau ychwanegol os rhoddir gwybod i ni ymlaen llaw.
  • os ydych yn gwybod am faterion a allai godi yn ystod y sesiwn tystiolaeth lafar sydd gerbron llys barn ar y pryd, neu achos llys sydd ar fin digwydd, a'ch bod yn rhagweld y gallai’r mater godi, dylech drafod hyn gyda chlerc y pwyllgor;