Dilys o 20 Mehefin 2020 i 22 Gorffennaf 2021
Pwy ydym ni?
Senedd Cymru (Comisiwn y Senedd) yw’r rheolydd data ar gyfer y wybodaeth rydych yn ei rhoi, a bydd yn sicrhau y caiff y wybodaeth hon ei diogelu a’i defnyddio yn unol â deddfwriaeth diogelu data.
Os oes gennych unrhyw gwestiynau am y ffordd yr ydym yn prosesu data personol, neu sut i arfer eich hawliau, gofynnwn ichi gysylltu â’r Rheolwr Llywodraethu Gwybodaeth drwy’r manylion a ganlyn:
- Ebost: diogelu.data@senedd.cymru
- Post: Tŷ Hywel, Stryd Pierhead, Bae Caerdydd CF99 1SN
- Ffôn: 0300 200 6494
Pa wybodaeth yr ydym yn ei chasglu?
Byddwn yn casglu eich enw a’ch manylion cyswllt, manylion am eich rôl(au) proffesiynol, eich cyflogwr a/neu grwpiau rydych chi’n gysylltiedig â nhw a chynnwys unrhyw ddeunyddiau a ddarperir gennych (fel tystiolaeth ysgrifenedig neu ohebiaeth). Efallai y byddwn yn cymryd ffotograffau ac yn recordio fideos neu sain mewn digwyddiadau pwyllgor ac yn gofyn am adborth gennych ar eich profiad o gymryd rhan yng ngwaith y pwyllgorau.
Ystyrir bod unrhyw ohebiaeth â chadeirydd pwyllgor, yn rhinwedd ei rôl fel cadeirydd, yn ohebiaeth â’r pwyllgor, felly mae’n bosibl y caiff y wybodaeth hon ei chyhoeddi a’i rhannu ag aelodau eraill y pwyllgor a swyddogion perthnasol.
Cyfarfodydd pwyllgor o bell
Mae pwyllgorau yn cynnal cyfarfodydd o bell mewn ymateb i bandemig y coronafeirws ac i fodloni gofynion o ran cadw pellter cymdeithasol. Caiff y cyfarfodydd hyn eu darlledu ar Senedd TV yn ôl y drefn arferol, oni bai bod y cyfarfod yn cael ei gynnal mewn sesiwn breifat. Caiff cyfarfodydd o bell eu cynnal drwy feddalwedd drydydd parti fel Microsoft Teams a Zoom. Mae’n bosibl y bydd y cwmnïau trydydd parti hyn yn defnyddio ac yn storio data personol amdanoch fel eich enw, eich cyfeiriad e-bost, eich rhif ffôn (mewn rhai achosion) a’ch cyfeiriad IP, yn ogystal â manylion eich dyfais.
- Am ragor o fanylion, darllenwch bolisi preifatrwydd Microsoft
- Am ragor o fanylion, darllenwch bolisi preifatrwydd Zoom
Mae Zoom yn cadw data yn yr Unol Daleithiau. Maent wedi llofnodi’r cytundeb preifatrwydd ‘Privacy Shield’ rhwng yr Undeb Ewropeaidd a’r Unol Daleithiau. Am ragor o wybodaeth, darllenwch dystysgrif Zoom gyda’r tarian preifatrwydd.
I sicrhau bod cyn lleied o ddata â phosibl yn cael eu rhannu â Zoom, nid ydym yn gofyn i bobl sy’n cymryd rhan mewn cyfarfodydd gofrestru â Zoom. Yn hytrach, byddwn yn anfon cyfeirnod a chyfrinair y cyfarfod atoch ymlaen llaw i’ch galluogi i ymuno â’r cyfarfod.
Mae unrhyw drosglwyddiad data gan Microsoft y tu allan i’r Ardal Economaidd Ewropeaidd wedi’i gwmpasu gan gymalau cytundebol lle mae Microsoft yn sicrhau bod data personol yn cael eu trin yn unol â deddfwriaeth Ewropeaidd.
I helpu i hwyluso cyfarfodydd o bell, bydd arnom angen ychydig o ddata ychwanegol gennych i’n galluogi i roi’r cymorth TGCh angenrheidiol i chi cyn ac yn ystod y cyfarfod. Y data ychwanegol hyn fydd rhif ffôn cyswllt, a byddwn ond yn rhannu’r rhif hwn â Chlercod y pwyllgor perthnasol a nifer gyfyngedig o staff yn adran TGCh y Senedd. Caiff y data hyn eu cadw am y cyfnod lleiaf posibl a’u dileu ar ôl y cyfarfod.
Gweithio gyda'ch gwybodaeth
Caiff Comisiwn y Senedd gyhoeddi’r deunydd a ddarperir gennych, fel gohebiaeth neu dystiolaeth ysgrifenedig, ar ein gwefan.
Nid yw’n ofynnol i Gomisiwn y Senedd dderbyn unrhyw ddeunyddiau yr ydych yn eu darparu, na chyhoeddi’r deunyddiau yn eu cyfanrwydd neu’n rhannol hyd yn oed os ydynt wedi’u derbyn.
Os yw’n cael ei gyhoeddi, bydd y deunydd ar gael drwy beiriannau chwilio ar y rhyngrwyd.
Caiff fersiwn ddigidol o’ch deunydd ei chadw am gyfnod amhenodol ar ein rhwydwaith TGCh diogel a chan yr Archifau Cenedlaethol.
Mae hyn yn cynnwys gwasanaethau cwmwl trydydd parti a ddarperir gan Microsoft. Mae unrhyw drosglwyddiad data gan Microsoft y tu allan i’r Ardal Economaidd Ewropeaidd wedi’i gwmpasu gan gymalau cytundebol lle mae Microsoft yn sicrhau bod data personol yn cael eu trin yn unol â deddfwriaeth Ewropeaidd.
Caiff Comisiwn y Senedd hefyd wneud copïau ffisegol a digidol o’r deunyddiau a ddarperir gennych. Mae’n bosibl y bydd Aelodau o’r Senedd a’u staff cymorth, yn ogystal â staff Comisiwn y Senedd, yn defnyddio’r copïau hyn.
Bydd pob copi digidol yn cael ei storio’n ddiogel ar ein rhwydwaith TGCh. Caiff pob copi ffisegol ei storio yn ein swyddfeydd diogel.
Efallai y byddwn hefyd yn defnyddio’r fersiwn o’ch deunydd a gyhoeddwyd, neu ran ohono, mewn cyhoeddiadau neu ddeunyddiau eraill sy’n gysylltiedig â gwaith pwyllgor. Er enghraifft, efallai y byddwn yn dyfynnu o’ch tystiolaeth:
- mewn adroddiadau pwyllgorau a phapurau eraill sydd ar gael yn gyhoeddus, a gaiff eu cyhoeddi ar ein gwefan a’u dosbarthu ar ffurf ffisegol i bartïon â diddordeb (gyda’r fersiwn electronig yn cael ei chadw ar ein rhwydwaith TGCh a gan yr Archifau Cenedlaethol);
- mewn papurau briffio pwyllgor nad ydynt yn cael eu cyhoeddi fel mater o drefn ond sy’n cael eu cadw am gyfnod amhenodol ar ein rhwydwaith TGCh mewnol diogel;
- ar ein gwefan (sy’n cael ei harchifo am gyfnod amhenodol gan yr Archifau Cenedlaethol);
- ar sianelau ar-lein eraill (fel Twitter ac YouTube) lle caiff gwybodaeth ei chadw a’i phrosesu yn unol â pholisïau preifatrwydd y proseswyr unigol hynny. Mae polisïau preifatrwydd y proseswyr perthnasol i’w gweld ar eu gwefannau.
Cyhoeddi a chadw'r deunyddiau yr ydych yn eu darparu
Dylech nodi o fewn y deunydd yr ydych yn ei ddarparu a ydych yn cymryd rhan ar lefel bersonol ynteu’n ei wneud yn swyddogol, er enghraifft, fel rhan o’ch swydd neu rôl arall sydd gennych.
Os ydych yn darparu deunyddiau i bwyllgor, byddwn yn cadw’ch manylion cyswllt ar ein rhwydwaith TGCh mewnol diogel er mwyn inni allu:
- rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i chi am waith y pwyllgor wrth iddo drafod testun eich deunyddiau;
- gofyn unrhyw gwestiynau dilynol angenrheidiol am eich tystiolaeth;
- trafod (os yw’n briodol) a fyddai modd i chi ddarparu tystiolaeth ychwanegol;
- anfon copi o adroddiad pwyllgor atoch ar ddiwedd ymchwiliad;
- cysylltu â chi am unrhyw waith dilynol y gallai pwyllgor ei wneud; er enghraifft, mewn perthynas ag ymchwiliad gan bwyllgor.
Os ydym wedi gofyn ichi roi adborth ar eich profiad o gymryd rhan mewn gwaith pwyllgor drwy lenwi arolwg, byddwn yn cadw’ch manylion cyswllt am ddim mwy na chwe mis ar ôl i’r arolwg gau.
Yn amodol ar y paragraffau isod, ni fyddwn yn rhannu eich manylion cyswllt â thrydydd parti heb ofyn am eich caniatâd yn gyntaf.
Cymryd rhan yn broffesiynol
Ar gyfer deunydd a gyflwynir yn broffesiynol, bydd y fersiwn a gyhoeddir yn cynnwys eich enw, teitl eich swydd/rôl os yw’n berthnasol, ac enw’ch sefydliad. Efallai y bydd y manylion hyn hefyd yn cael eu defnyddio mewn cyhoeddiadau neu ddeunyddiau cyhoeddusrwydd eraill, oni bai i chi roi gwybod eich bod yn dymuno iddynt gael eu dileu.
Os ydych wedi darparu deunydd yn swyddogol, gallwn gadw eich manylion cyswllt proffesiynol ac mae’n bosibl y byddwn yn cysylltu â chi neu’ch sefydliad i’ch gwahodd i roi tystiolaeth fel rhan o ymchwiliadau eraill gan bwyllgorau’r Senedd yn y dyfodol (hynny yw, ar ôl Ebrill 2021.)
Cymryd rhan ar lefel bersonol
O ran deunydd a gyflwynir ar lefel bersonol, bydd y fersiwn a gyhoeddir yn ddienw; hynny yw, ni fydd yn cynnwys eich enw na’ch manylion cyswllt. Fodd bynnag, mewn amgylchiadau eithriadol, a dim ond mewn ymateb i gais gennych chi, efallai y byddwn yn cytuno i beidio â chyflwyno eich deunydd yn ddienw.
Os ydych wedi darparu deunyddiau ar lefel bersonol, ni fyddwn yn cysylltu â chi am fusnes arall y Senedd y tu hwnt i’r ymchwiliad neu’r mater penodol yr ydych wedi cyflwyno’r deunyddiau hyn yn ei gylch, oni bai bod gennym eich caniatâd i wneud hynny. Ni chaiff eich manylion cyswllt eu cadw y tu hwnt i ddiwedd y Pumed Senedd (hynny yw, ar ôl Ebrill 2021).
Digwyddiadau'r pwyllgorau
O bryd i’w gilydd, gall pwyllgor drefnu digwyddiad fel rhan o ymchwiliad neu i hyrwyddo ei waith. Rydym yn aml yn tynnu lluniau ac yn recordio fideos neu sain yn y digwyddiadau hyn. Os nad ydych am ymddangos mewn cyfryngau o’r fath, gofynnwn ichi roi gwybod i ni am hyn wrth dderbyn eich gwahoddiad.
Mae’n bosibl y caiff ffotograffau, fideos neu recordiadau sain a wneir yn nigwyddiadau’r pwyllgorau eu cyhoeddi ar ein cyfrifon cyfryngau cymdeithasol, ein gwefan neu mewn deunydd printiedig a digidol.
Gellir defnyddio ffotograffau, fideos neu recordiadau sain a wneir yn nigwyddiadau’r pwyllgorau heb gyfeirio at gyd-destun y digwyddiad i hyrwyddo gwaith Senedd Cymru ac ymgysylltu â phobl Cymru.
Ni fydd ffotograffau, fideos na recordiadau sain a wneir yn nigwyddiadau’r pwyllgorau yn cael eu cyhoeddi gan Gomisiwn y Senedd na’u cadw y tu hwnt i ddiwedd y Pumed Senedd (hynny yw, hyd at Ebrill 2021).
Defnyddio offer digidol
O bryd i’w gilydd, gall pwyllgor ddefnyddio adnoddau digidol i gasglu barn sefydliadau ac aelodau o’r cyhoedd.
SmartSurvey
Mae Comisiwn y Senedd wedi’i drwyddedu i ddefnyddio SmartSurvey, sef system arolwg ar-lein trydydd parti sy’n galluogi pwyllgorau i gasglu gwybodaeth, fel adborth gan gwsmeriaid. Mae cwmni SmartSurvey wedi’i leoli yn y DU ac mae’n ddarostyngedig i ofynion deddfwriaeth diogelu data. Am ragor o wybodaeth, darllenwch y polisi preifatrwydd ar gyfer SmartSurvey.
Adnoddau digidol eraill
Gall pwyllgorau’r Senedd ddefnyddio adnoddau digidol eraill yn eu gwaith. Byddwch yn cael gwybod am yr hysbysiad preifatrwydd priodol pan fyddwch yn cael eich gwahodd i gymryd rhan gan ddefnyddio’r adnoddau hyn.
Eich hawliau
Mae cyfraith diogelu data yn datgan bod yn rhaid inni fod â sail gyfreithiol i ymdrin â’ch data personol. Y sail gyfreithiol ar gyfer casglu, cadw, rhannu a chyhoeddi eich data personol yw bod prosesu’r data hyn yn angenrheidiol i gyflawni tasg a wneir er budd y cyhoedd neu fudd cyhoeddus sylweddol. Y dasg yw hwyluso gwaith pwyllgor seneddol i ymgymryd â’i swyddogaeth ddemocrataidd o graffu ar waith Llywodraeth Cymru a chynrychioli pobl Cymru.
Mae gennych hawliau penodol dros y wybodaeth sydd gennym. Mae’r rhain yn cynnwys:
- yr hawl i wneud cais i gael gweld eich gwybodaeth;
- yr hawl i ofyn inni ddiweddaru, cwblhau neu gywiro eich gwybodaeth os ydyw’n anghywir neu’n anghyflawn;
- yr hawl i ofyn i ni beidio â defnyddio eich gwybodaeth mewn rhai amgylchiadau; a’r
- hawl i ofyn i ni gyfyngu ar ein defnydd o’r wybodaeth hon mewn rhai amgylchiadau.
Os hoffech chi: ddefnyddio unrhyw un o’r hawliau sydd gennych o dan y ddeddfwriaeth diogelu data, gofyn cwestiwn neu gwyno am y ffordd y caiff y wybodaeth amdanoch ei defnyddio, gofynnwn ichi anfon e-bost at diogelu.data@senedd.cymru.
Gallwch hefyd wneud cwyn i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth os ydych yn credu ein bod wedi defnyddio eich gwybodaeth yn groes i’r gyfraith. Mae manylion cyswllt Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth ar gael ar wefan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.
Ceisiadau am wybodaeth a gyflwynir i Gomisiwn y Senedd
Os bydd rhywun yn gofyn am wybodaeth o dan y ddeddfwriaeth mynediad at wybodaeth, efallai y bydd yn rhaid i ni ddatgelu’r wybodaeth rydych wedi ei rhoi i ni, yn rhannol neu’n gyfan gwbl. Gall hyn gynnwys gwybodaeth a ddilëwyd cyn hynny gan Gomisiwn y Senedd at ddibenion cyhoeddi. Dim ond os yw’r gyfraith yn dweud bod yn rhaid i ni rannu’r wybodaeth y byddwn yn gwneud hynny.