Ein manylion cyswllt
Dylid anfon unrhyw ymholiadau ynghylch ein defnydd o’ch gwybodaeth at y Swyddog Diogelu Data yn:
0300 200 6565
Sut y bydd eich gwybodaeth yn cael ei defnyddio?
Rydym yn casglu eich gwybodaeth bersonol er mwyn ystyried ceisiadau am y lleoliad PhD Ymchwil mewn Ymarfer tri mis gyda thîm Ymchwil Comisiwn y Senedd, mewn partneriaeth ag Ysgol Graddedigion y Gwyddorau Cymdeithasol Cymru. Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn ymdrin â phrosesu eich data personol a ddarperir yn y ffurflen gais.
Comisiwn y Senedd yw’r rheolydd data ar gyfer yr wybodaeth yr ydych yn ei darparu, a bydd yn sicrhau y caiff ei diogelu a’i defnyddio yn unol â deddfwriaeth diogelu data y DU.
Pa wybodaeth rydym yn ei phrosesu?
Gan ddefnyddio’r ffurflen gais, byddwn yn casglu’r wybodaeth a ganlyn:
- Eich enw;
- Cyfeiriad e-bost;
- Sefydliad academaidd;
- Blwyddyn/blynyddoedd astudio;
- Trosolwg o’ch prosiect PhD;
- Y rhesymau dros wneud cais am leoliad, a;
- Dewisiadau ar gyfer dyddiad dechrau/hybrid neu weithio swyddfa
Pam rydym yn ei phrosesu?
Rydym yn casglu’r wybodaeth hon fel rhan o’r broses ymgeisio am leoliad PhD Ymchwil mewn Ymarfer tri mis gydag Ymchwil y Senedd.
Mae’r cynllun lleoliadau yn gweithredu mewn partneriaeth ag Ysgol Graddedigion y Gwyddorau Cymdeithasol Cymru, sy’n ariannu ac yn hysbysebu’r lleoliadau, y maent yn eu cynnig gyda nifer o sefydliadau’r sector cyhoeddus a’r trydydd sector. Y sawl sy’n croesawu’r myfyrwyr (Ymchwil y Senedd yn yr achos hwn) sy’n gyfrifol am ddatblygu deunyddiau hysbysebu, rheoli’r broses ymgeisio a chyfweld, a chynnig y lleoliad.
Pwy fydd yn cael mynediad at yr wybodaeth?
Bydd yr wybodaeth a ddarperir gennych ar gael i aelodau allweddol o staff Ymchwil y Senedd mewn perthynas â’r interniaeth hon, gan gynnwys:
- Pennaeth Ymchwil y Senedd
- Yr Arweinydd Cyfnewid Gwybodaeth
A fydd yr wybodaeth yn cael ei rhannu â thrydydd partïon, neu’n cael ei chyhoeddi?
Gan fod yr interniaeth hon yn cael ei chynnig mewn partneriaeth ag Ysgol Graddedigion y Gwyddorau Cymdeithasol Cymru, bydd rhywfaint o wybodaeth yn cael ei rhannu gyda’i harweinydd Lleoliad Ymchwil mewn Ymarfer. Yr wybodaeth a rennir gyda’r arweinydd fydd:
- Enw’r ymgeisydd;
- Ei sefydliad;
- Ei ddewis ar gyfer dyddiad dechrau, ac;
- a gynigiwyd cyfweliad/lleoliad iddo.
Bydd gan Ysgol Graddedigion y Gwyddorau Cymdeithasol Cymru rywfaint o’r wybodaeth hon eisoes gan y bydd pob ymgeisydd yn rhan o’i rhaglen PhD bresennol. Bydd yr wybodaeth yn cael ei rhannu’n ddiogel drwy e-bost, ar ddiwedd pob cylch recriwtio ar gyfer lleoliad – unwaith y flwyddyn.
Storio, cadw a dileu
Bydd yr wybodaeth yn cael ei storio’n ddiogel ar ein systemau TGCh, sy’n cynnwys gwasanaethau cwmwl trydydd parti a ddarperir gan Microsoft. Efallai y byddwn hefyd yn defnyddio technoleg deallusrwydd artiffisial Microsoft i brosesu eich gwybodaeth. Mae unrhyw drosglwyddo data gan Microsoft y tu allan i’r AEE yn dod o dan gymalau cytundebol lle mae Microsoft yn sicrhau bod data personol yn cael eu trin yn unol â deddfwriaeth ddomestig. I gael rhagor o wybodaeth am sut y bydd Microsoft yn defnyddio eich gwybodaeth, gellir darllen datganiad preifatrwydd y cwmni yma.
Ar ôl pob cylch o geisiadau, bydd data’r cais yn cael eu cadw am gyfnod o flwyddyn. Wedi hynny, bydd gwybodaeth yn cael ei dileu yn ddiogel.
Sail gyfreithiol dros brosesu Data Personol
Mae cyfraith diogelu data yn nodi seiliau cyfreithiol amrywiol sy’n caniatáu i ni gasglu, cadw a defnyddio eich gwybodaeth bersonol. At ddibenion prosesu’r data personol a ddarperir gennych, rydym yn dibynnu ar y seiliau cyfreithiol a ganlyn:
- Erthygl 6(1)(e) Tasg gyhoeddus - Mae angen prosesu’r data fel rhan o dasg a gyflawnir er budd y cyhoedd.
Mae ein proses ar gyfer ymdrin â’r wybodaeth hon yn ymwneud â’r swyddogaeth swyddogol fel Senedd Cymru, ac annog ymgysylltu â democratiaeth yng Nghymru. O dan Atodlen 2 i Ddeddf Llywodraeth Cymru 2006, caiff Comisiwn y Senedd wneud fel a ganlyn:
“promote public awareness of
(a) the current or any pending system for the election of Members of the Senedd, and
(b) the current or any pending system of devolved government in Wales.
[…] (3)The Commission may exercise its power under sub-paragraph (1) in such manner as it thinks fit but may, in particular, do so by—
[…] (b) making grants to other persons or bodies for the purpose of enabling them to carry out such programmes.”
Gelwir y sail gyfreithiol yr ydym yn dibynnu arni i ddefnyddio data personol yn yr achosion hyn yn aml yn ‘dasg gyhoeddus’. Defnyddir y sail hon pan fo angen prosesu’r data er mwyn i chi gyflawni tasg er budd y cyhoedd neu ar gyfer eich swyddogaethau swyddogol, a bod gan y dasg neu’r swyddogaeth sail glir yn y gyfraith.
Mae’r sail yn y gyfraith yr ydym yn dibynnu arni wedi’i nodi yn adran 8 o Ddeddf Diogelu Data 2018:
- (b) arfer ein swyddogaethau seneddol; neu
- (e) gweithgareddau sy’n cefnogi neu’n hyrwyddo gwaith ymgysylltu democrataidd.
Bydd prosesu eich gwybodaeth er mwyn penodi unigolyn i’r interniaeth PhD yn galluogi’r Comisiwn yn y pen draw i barhau i hyrwyddo ymwybyddiaeth o’r Senedd, ei Haelodau a’r newidiadau arfaethedig i’r system llywodraeth ddatganoledig oherwydd y cyfnod diddymu sydd i ddod a’r etholiadau dilynol.
Mae’n debygol y bydd swydd yr intern PhD yng ngwasanaeth Ymchwil y Senedd yn cael effaith uniongyrchol oherwydd gwaith y gwasanaeth wrth baratoi gwybodaeth i’w chyhoeddi.
Sail gyfreithiol ar gyfer prosesu Data Categori Arbennig
Mae Erthygl 9(1) o’r Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol yn diffinio data personol categori arbennig fel data personol sy’n datgelu tarddiad o ran hil neu ethnigrwydd, barn wleidyddol, credoau crefyddol neu athronyddol, neu aelodaeth o undeb llafur, a phrosesu data genetig, data biometrig i adnabod person naturiol yn unigryw, data sy’n ymwneud ag iechyd neu ddata sy’n ymwneud â bywyd rhywiol neu gyfeiriadedd rhywiol person naturiol.
Er nad yw’r cais yn gofyn i unrhyw un ddarparu ei ddata categori arbennig, mae yna gwestiynau sy’n eich galluogi i deipio eich ateb eich hun. Peidiwch â rhannu unrhyw beth sy’n gysylltiedig â’r categorïau uchod oni bai ei fod yn angenrheidiol ar gyfer eich ateb.
Os byddwch yn ymateb gan roi data categori arbennig, y sail gyfreithiol y bydd y Comisiwn yn dibynnu arni i’w prosesu yw:
- Erthygl 9(2)(g) Rhesymau budd sylweddol y cyhoedd (ar sail y gyfraith)
- Y sail yn y gyfraith yr ydym yn dibynnu arni yw Atodlen 1 Rhan 2(7) o Ddeddf Diogelu Data 2018; Gweinyddu cyfiawnder a dibenion seneddol.
Bydd unrhyw ddata categori arbennig nad ydynt yn berthnasol i’r prosiect yn cael eu dileu ar unwaith.
Rhannu data
Os gwneir cais am wybodaeth dan ddeddfwriaeth mynediad at wybodaeth, mae’n bosibl y bydd angen datgelu’r cyfan neu rywfaint o’r wybodaeth yr ydych yn ei darparu. Dim ond os yw’n ofynnol yn ôl y gyfraith y byddwn yn gwneud hynny.
Eich hawliau
Fel gwrthrych data, mae gennych nifer o hawliau. Mae’r hawliau sy’n berthnasol yn dibynnu ar y seiliau cyfreithiol yr ydym yn dibynnu arnynt i ddefnyddio’ch gwybodaeth bersonol. Ni fydd yr hawliau hynny’n berthnasol ym mhob achos, a bydd y Comisiwn yn cadarnhau a yw hynny’n wir ai peidio pan fyddwch yn gwneud cais.
Mae’r hawliau’n cynnwys yr hawl i ofyn am fynediad at eich gwybodaeth bersonol eich hun, a elwir weithiau’n ‘gais gwrthrych am wybodaeth’. Yn ogystal, mae gennych hawl i ofyn oddi wrthym:
- bod unrhyw wybodaeth anghywir sydd gennym amdanoch yn cael ei chywiro (nodwch fod gofyn i chi roi’r wybodaeth ddiweddaraf i ni am unrhyw newidiadau i’ch gwybodaeth bersonol);
- bod gwybodaeth amdanoch yn cael ei dileu (mewn rhai amgylchiadau);
- ein bod yn rhoi’r gorau i ddefnyddio eich gwybodaeth bersonol at ddibenion penodol neu mewn rhai amgylchiadau; a bod eich gwybodaeth yn cael ei darparu i chi neu drydydd parti mewn fformat cludadwy (eto, mewn rhai amgylchiadau).
Os hoffech chi ymgysylltu ag unrhyw un o’r hawliau sydd gennych o dan ddeddfwriaeth diogelu data, gofynnwch gwestiwn neu wneud cwyn am sut mae eich gwybodaeth yn cael ei defnyddio.
Cwyno
Gallwch gwyno i’r Swyddog Diogelu Data os ydych yn anfodlon ar sut rydym wedi defnyddio eich data. Mae’r manylion cyswllt ar gael uchod.
Yn dilyn cwyn, os byddwch yn parhau i fod yn anfodlon ar ein hymateb, gallwch hefyd gwyno i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.
Cyfeiriad Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth:
Information Commissioner’s Office
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Cheshire
SK9 5AF
Rhif y llinell gymorth: 0303 123 1113