Rhannu arfer da wrth graffu (3)

Y Rheolwr Allgymorth Kevin Davies sy’n egluro… Croeso i'r trydydd blog, a’r cofnod olaf yn y gyfres hon. Yn fy nghofnodion blaenorol, siaradais am yr her o gael amrywiaeth eang o bobl i gyfrannu at graffu pwyllgor , ac yna siaradais am y gwahanol bethau rŷm yn ei wneud yn y Cynulliad Cenedlaethol.  Yn y cofnod hwn, rwy'n mynd i siarad am y broses gynllunio, a fydd, efallai, yn llai diddorol na'r blogiau blaenorol, ond mae'n bosibl mai dyma ddarn pwysica'r pos. Heb gynllunio a thrafodaeth briodol yn ddigon cynnar yn y broses, fyddai'r un o'r elfennau y siaredais amdanyn nhw yn y ddau flog cyntaf ddim wedi bod yn bosibl. Mae cynllunio a chynnwys y bobl gywir ar yr adeg gywir yn rhan bwysig iawn o'r cam cyntaf. Gellir gwneud llawer o'r gwaith paratoi o flaen llaw er mwyn rhoi amser i staff mewnol gynllunio, meddwl am syniadau, siarad ag arbenigwyr allanol a chysylltu ag Aelodau Cynulliad/Cynghorwyr, er mwyn gwneud yn siŵr eu bod yn cael y cyfle i lunio'r math o weithgaredd ymgysylltu, ac yn enwedig y cynulleidfaoedd, y maen nhw eisiau clywed ganddyn nhw. Yn y Cynulliad mae gennym dimau integredig (sydd fel arfer yn cynnwys ymchwilydd, clerc pwyllgor, cynghorwr cyfreithiol a staff chyfathrebu), sy'n golygu bod swyddogion o bob pwyllgor yn cwrdd yn wythnosol i drafod ymchwiliadau a gwaith, yn ogystal â beth fydd yn digwydd yn yr wythnosau a'r misoedd nesa.  Nid yw'n anarferol i'r timau integredig hyn drafod beth sydd i ddod dros y pump a’r chwech mis nesaf. Mae cynllunio priodol yn golygu fod gennych fwy o hyblygrwydd a dewisiadau pan ddaw hi i ymgysylltu â gwahanol grwpiau, sefydliadau ac unigolion. Mae'n bwysig bod eich pobl cyfathrebu yn rhan o'r gwaith o'r cam cynharaf posibl er mwyn cynghori a helpu i lunio'r gwaith, yn hytrach na'i fod yn ôl-ystyriaeth, neu eich bod yn gofyn ar ddiwedd y broses am gymorth i roi cyhoeddusrwydd ar rywbeth nad ydyn nhw wedi helpu ei lunio. Bydd cynllunio ymlaen hefyd yn golygu y bydd gan y grwpiau a'r sefydliadau hynny rydych eisiau eu helpu i hyrwyddo'r gweithgaredd (boed yn ddigwyddiad, arolwg, y cyfle i gael eich cyfweld ac ati) ddigon o amser i wneud hynny. Mae'n bwysig defnyddio arbenigedd grwpiau a sefydliadau allanol wrth geisio dewis y math priodol o ddull ymgysylltu, yn seiliedig ar eich cynulleidfa darged. Mae cynghorau mewn sefyllfa unigryw gan eu bod yn cyflwyno amrywiaeth eang o wasanaethau i wahanol grwpiau o bobl, yn cynnwys iechyd, addysg, trafnidiaeth a'r amgylchedd, i enwi ond ychydig. Mae'r bobl sy'n darparu'r gwasanaethau hyn yn ffynhonnell wybodaeth werthfawr, a gall eich helpu i ystyried materion sy'n berthnasol i grwpiau penodol o bobl, yn seiliedig ar eu hoedran, rhyw, lefelau llythrennedd, cefndir ethnig ac ati. Astudiaeth Achos: Craffu ar y Cynllun Cyflawni ar gyfer Canser Yn ddiweddar, edrychodd Pwyllgor Iechyd a Gofal Cymdeithasol y Cynulliad Cenedlaethol ar ba mor dda y mae Llywodraeth Cymru yn gweithredu ei Chynllun Cyflawni ar gyfer Canser. Roedd y Pwyllgor eisiau clywed yn uniongyrchol gan gleifion, felly trefnwyd grwpiau ffocws ledled Cymru gyda grwpiau cleifion, a wahoddwyd yn ddiweddarach i drafod eu profiadau gydag Aelodau'r Cynulliad mewn digwyddiad yng Nghaerdydd. Yn allweddol i hyn oedd y cyfarfodydd cynnar y cafodd y tîm integredig i drafod syniadau, gan ofyn am gyngor gan MacMillan a'n helpodd ni yn y cyfnod cynnar i drefnu'r sesiynau a chleifion. Heb gynllunio priodol a'r trafodaethau cynnar hynny, fyddai hyn ddim wedi bod yn bosibl, ac ni fyddai'r Pwyllgor wedi clywed yn uniongyrchol gan gleifion drwy gydol y broses. Dyma fideo a wnaed ar ôl digwyddiad a gynhaliwyd fel rhan o ymchwiliad y Pwyllgor Iechyd a Gofal Cymdeithasol i weithredu Cynllun Cyflawni ar gyfer Canser Llywodraeth Cymru: [youtube https://www.youtube.com/watch?v=mIT_nO1lKpI&w=560&h=315] Yn y Cynulliad mae gennym dimau integredig (sydd fel arfer yn cynnwys ymchwilydd, clerc pwyllgor, cynghorwr cyfreithiol a staff chyfathrebu), sy'n golygu bod swyddogion o bob pwyllgor yn cwrdd yn wythnosol i drafod ymchwiliadau a gwaith, yn ogystal â beth fydd yn digwydd yn yr wythnosau a'r misoedd nesa. Fel arfer, rŷm yn trafod y cwestiynau canlynol:

• Pwy ydych chi'n disgwyl fydd yn mynegi eu barn yn ysgrifenedig? (tystiolaeth ysgrifenedig);
• Pwy ydych chi'n meddwl y byddwch yn gwahodd i siarad â'r pwyllgor mewn cyfarfodydd swyddogol? (tystiolaeth lafar;
• Pwy ydych chi'n awyddus i glywed ganddyn nhw, nad ydych yn meddwl fydd yn cysylltu, a sut y gallwn ni eu cyrraedd nhw?

Yr ateb i'r trydydd cwestiwn yw'r grwpiau rŷm ni’n tueddu i fod yn anelu ein gweithgarwch ymgysylltu tuag atyn nhw. Ni ddylai'r gwaith hyn ddigwydd heb gysylltu ag Aelodau'r Cynulliad/Cynghorwyr. Mae'n rhaid iddyn nhw fod yn rhan o lunio'r gwaith yr ydych yn ei wneud. Mae wedi bod yn ddefnyddiol i ni fod gennym rai syniadau i'w trafod ar ôl cwrdd fel tîm integredig, ac ar ôl siarad â phobl o fewn y sector yr hoffech glywed ganddynt. Mae angen i aelodau'r pwyllgor fod yn gyfarwydd â'r gweithgarwch ymgysylltu er mwyn iddo ddylanwadu ar y broses graffu i'r eithaf. Wrth geisio ateb y trydydd pwynt hwnnw, rŷm ni’n ceisio rhoi'r cyfle gorau posibl i ddefnyddwyr gwasanaeth gael cymryd rhan. Mewn rhai achosion, fel yr ymchwiliad i'r Cynllun Cyflawni ar gyfer Canser y soniwyd amdano uchod, roeddem yn awyddus i glywed gan ddefnyddwyr gwasanaeth - y cleifion - yn uniongyrchol.. Bydd y term "defnyddiwr gwasanaeth" yn amrywio, yn dibynnu ar y mater yr ydych yn craffu arno. Edrychodd un arall o bwyllgorau'r Cynulliad Cenedlaethol, y Pwyllgor Cyllid, ar berfformiad Cyllid Cymru, ac roedden nhw'n awyddus i glywed yn uniongyrchol gan fusnesau a oedd wedi gweithio gyda nhw, gan gynnwys rhai nad oedd wedi llwyddo yn eu ceisiadau am fuddsoddiad. Dyma "ddefnyddwyr gwasanaeth" gwahanol iawn, sy'n dangos pa mor wahanol y gall yr ateb i'r trydydd cwestiwn fod yn dibynnu ar y mater dan sylw. Dyma rai lluniau a fideos o ddigwyddiad a gynhaliwyd fel rhan o ymchwiliad y Pwyllgor Cyllid i Gyllid Cymru:  https://www.flickr.com/photos/nationalassemblyforwales/sets/72157640037729084/ [youtube https://www.youtube.com/watch?v=wP3D5CZMdyo&w=560&h=315] [youtube https://www.youtube.com/watch?v=2DCGnTcyfkM&w=560&h=315] Rwy'n gobeithio bod y blogiau wedi bod yn ddefnyddiol i chi, ac mae croeso i chi gysylltu os ydych am siarad yn fanylach am unrhyw un o'r pethau yn y gyfres hon.