- Diweddarwyd ddiwethaf: Gorffennaf 2022
- Perchennog: Y Pwyllgor sy'n gyfrifol am Safonau Ymddygiad
- Cyswllt: Clerc i'r Pwyllgor sy'n gyfrifol am Safonau Ymddygiad
Mae'r weithdrefn ar gyfer ymdrin â chwynion yn erbyn Aelodau o'r Senedd yn cael ei llywio gan ganllawiau, y mae’r pwyllgor Safonau Ymddygiad wedi cytuno arnynt, ynghyd â'r drefn. Gallwch weld y ddogfen ganllaw, yn ogystal â siart llif defnyddiol o'r weithdrefn, yma.
Mae'r dudalen hon yn rhan o gyfres sy'n cynnwys y Cod Ymddygiad ar gyfer Aelodau'r Senedd a'r holl Reolau a Chanllawiau Cysylltiedig.
chevron_right1. Statws y Weithdrefn
1.1. Mae’r Weithdrefn hon ar gyfer ymdrin â chwynion yn erbyn Aelodau o’r Senedd wedi’i mabwysiadu gan Bwyllgor Safonau Ymddygiad y Senedd ac fe’i gosodwyd gerbron y Senedd yn unol â Rheol Sefydlog 22.2(iv) ar 6 Gorffennaf 2022 ac mae’n gymwys i gwynion a ddaw i law’r Comisiynydd ar neu ar ôl 18 Gorffennaf 2022.
1.2. Mae’r Weithdrefn hon yn ymwneud ag ystyried cwynion yn erbyn Aelodau o’r Senedd at ddiben adran 10(1)(b) o Fesur Comisiynydd Safonau Cynulliad Cenedlaethol Cymru 2009, sy’n ei gwneud yn ofynnol i Gomisiynydd Safonau’r Senedd ymchwilio i gwynion yn unol â'r Weithdrefn hon.
1.3. Mae’r Weithdrefn hon yn gymwys i:
(a) achwynyddion;
(b) Aelodau o’r Senedd sy’n destun cwyn;
(c) tystion mewn perthynas â chwyn;
(d) unrhyw berson arall y gofynnir iddo roi gwybodaeth neu gymorth mewn perthynas ag ymchwiliad gan Gomisiynydd Safonau’r Senedd;
(e) Pwyllgor Safonau Ymddygiad y Senedd pan fydd yn ystyried adroddiad gan Gomisiynydd Safonau’r Senedd a chyflwyno adroddiad i’r Senedd arno; a
(f) unrhyw berson sy'n mynd gydag Aelod i gyfarfod y Pwyllgor Safonau Ymddygiad.
1.4. O bryd i’w gilydd, caiff Pwyllgor Safonau Ymddygiad y Senedd gyhoeddi canllawiau ar weithrediad y Weithdrefn hon, ynghyd â’i chymhwysiad. Nid yw canllawiau o’r fath yn rhan o’r Weithdrefn ond fe’u cyhoeddir i helpu’r cyhoedd ac Aelodau o’r Senedd i ddeall y Weithdrefn. Caiff Comisiynydd Safonau’r Senedd roi sylw i ganllawiau o’r fath wrth ymchwilio i gŵyn a’i hystyried.
2. Dehongli
2.1. Yn y Weithdrefn hon:
ystyr “achwynydd” yw un neu fwy o’r canlynol sy’n cyflwyno cwyn neu’n gwneud atgyfeiriad at y Comisiynydd:
(a) person unigol;
(b) corff corfforaethol; neu
(c) corff neu grŵp anghorfforedig, yn gweithredu gan o leiaf ddau gynrychiolydd ag awdurdod i wneud y gŵyn.
ystyr “Aelod” yw Aelod o’r Senedd, ac oni bai bod y cyd-destun yn mynnu fel arall, mae’n cynnwys cyn-Aelod
ystyr “Clerc” yw Prif Weithredwr a Chlerc y Senedd;
ystyr “clerc y Pwyllgor” yw clerc y pwyllgor sy’n gyfrifol am y materion a nodir yn Rheol Sefydlog 22;
ystyr “Cod” yw’r Cod Ymddygiad ar gyfer Aelodau o'r Senedd;
mae “Cofnod y Trafodion” yn cynnwys unrhyw adroddiad a gyhoeddir yn unol â Rheol Sefydlog 31;
mae i “cyfnod perthnasol” yr un ystyr ag yn adran 6(2) o'r Mesur;
ystyr “y Comisiynydd” yw Comisiynydd Safonau’r Senedd a sefydlwyd gan adran 1 o’r Mesur;
ystyr “cwyn” yw cwyn i’r Comisiynydd bod darpariaeth berthnasol wedi’i thorri – mewn cyfnod perthnasol – o fewn ystyr adran 6(3) o’r Mesur, neu atgyfeiriad gan y Clerc o dan adran 9 o’r Mesur. Pan honnir bod mwy nag un achos o dorri’r Cod mewn un ddogfen, bydd pob achos honedig yn cael ei drin fel cwyn ar wahân neu, yn ôl y digwydd, atgyfeiriad;
ystyr “cyfrinachol” yw peidio â rhannu neu drafod materion sy’n ymwneud â chwyn â phobl eraill heb ganiatâd penodol, naill ai gan y Comisiynydd neu’r Pwyllgor;
mae i “darpariaeth berthnasol” yr un ystyr ag yn adran 6(3) o'r Mesur;
ystyr “data personol” yw gwybodaeth sy’n ymwneud â phersonau byw: (i) y gellir eu hadnabod, yn uniongyrchol o’r wybodaeth dan sylw, neu (ii) y gellir eu hadnabod yn anuniongyrchol o’r wybodaeth honno ar y cyd â gwybodaeth arall (Gweler Erthygl 4(1) o Reoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data y DU ac adran 3(2) o Ddeddf Diogelu Data 2018 (neu unrhyw ddeddfwriaeth olynol berthnasol). Gall data personol hefyd gynnwys categorïau arbennig o ddata personol neu ddata ynghylch euogfarnau troseddol a throseddau. Ystyrir bod y rhain yn fwy sensitif a dim ond o dan amgylchiadau cyfyngedig y gellir eu prosesu);
ystyr “Deddf” yw Deddf Llywodraeth Cymru 2006 (fel y’i diwygiwyd);
ystyr “diwrnod” yw diwrnod calendr;
ystyr “y Mesur” yw Mesur Comisiynydd Safonau Cynulliad Cenedlaethol Cymru 2009;
ystyr “y Pwyllgor” yw'r Pwyllgor Safonau Ymddygiad neu unrhyw Bwyllgor arall sydd â chyfrifoldebau dros safonau ymddygiad Aelodau a nodir o dan Reol Sefydlog 22;
ystyr “y weithdrefn” yw’r Weithdrefn hon ar gyfer ymdrin chwynion yn erbyn Aelodau o’r Senedd;
Mae'r unigol yn cynnwys y lluosog.
3. Darpariaethau cyffredinol am y Comisiynydd
3.1. Rhaid i’r Comisiynydd weithredu yn unol ag egwyddorion cyfiawnder naturiol a thegwch ar bob adeg.
3.2. Rhaid i’r Comisiynydd ymateb i unrhyw ohebiaeth yn yr iaith a ddefnyddiwyd yn y cyfathrebiad gwreiddiol.
3.3. Rhaid i’r Comisiynydd wneud addasiadau rhesymol i hwyluso unrhyw berson y mae angen y cyfryw addasiadau arno’n rhesymol.
3.4. Os – ar unrhyw gam wrth ystyried cwyn – y daw’r Comisiynydd yn ymwybodol o ymddygiad a allai ymwneud ag:
(a) trosedd o dan adran 36(7) o'r Ddeddf; neu
(b) unrhyw drosedd arall;
mae’n rhaid i’r Comisiynydd roi gwybod i’r Clerc ar unwaith mewn perthynas ag unrhyw drosedd bosibl o dan (a) uchod, ac mewn perthynas ag (a) a (b) uchod mae’n rhaid iddo hysbysu unrhyw awdurdod ymchwilio arall neu’r Heddlu fel y bo’n briodol.
3.5. Pan fydd cwyn wedi’i thrin yn unol â pharagraff 3.4, rhaid i’r Comisiynydd atal y broses o ystyried y gŵyn hyd nes y bydd y risg o niwed i unrhyw ymchwiliad neu achos troseddol wedi mynd heibio.
3.6. Os – ar unrhyw adeg yn ystod y broses o ystyried cwyn – daw’r Comisiynydd yn ymwybodol o ymchwiliad neu achos troseddol a allai gael ei ragfarnu gan ystyriaeth o’r fath, mae’n rhaid i’r Comisiynydd:
(a) atal, dros dro, y broses o ystyried y gŵyn yn achos troseddol neu ymchwiliad troseddol; a
(b) caiff atal y broses o ystyried y gŵyn mewn unrhyw achos arall;
hyd nes y bydd y Comisiynydd yn fodlon bod y risg o wneud niwed wedi mynd heibio.
3.7. Pan fo’r Comisiynydd yn cael atgyfeiriad gan y Clerc mewn perthynas ag achos honedig o dorri’r gofynion yn Rheol Sefydlog 2 sy’n ymwneud â chofrestru buddiannau Aelodau, rhaid ymdrin â’r sefyllfa honno yn unol â darpariaethau’r Protocol rhwng y Comisiynydd, y Senedd a'r Cyfarwyddwr Erlyniadau Cyhoeddus, ac unrhyw brotocolau neu ofynion cymwys eraill.
3.8. Wrth gyfathrebu o’r cychwyn ag unrhyw berson ynghylch cwyn, rhaid i'r Comisiynydd roi gwybod iddo y bydd data personol yn cael eu prosesu yn unol â hysbysiad preifatrwydd y Comisiynydd, a rhoi gwybod iddo ymhle y gellir gweld yr hysbysiad hwnnw.
3.9. Yn ystod cyfnod etholiadol caiff y Comisiynydd barhau i ymchwilio i gŵyn a’i hystyried, ond rhaid i’r Comisiynydd beidio â gwneud y canlynol yn ystod cyfnod o’r fath:
(a) ei gwneud yn ofynnol i unrhyw berson sy'n ymgeisydd fod yn bresennol gerbron y Comisiynydd i roi tystiolaeth neu i ddangos dogfennau;
(b) gwrthod cwyn nad yw'n cydymffurfio â'r gofynion er mwyn i gŵyn barhau;
(c) cyhoeddi unrhyw ganfyddiadau ffeithiol ar gŵyn at ddibenion sylwadau; neu
(d) cyhoeddi adroddiad mewn perthynas ag unrhyw gŵyn sydd gerbron y Comisiynydd ar y pryd.
3.10. Rhaid i'r Comisiynydd gadw cofnodion llawn a chywir mewn perthynas ag ystyried cwynion.
4. Cwynion – Ystyriaeth gychwynnol
4.1. Ar ôl cael cwyn, rhaid i’r Comisiynydd – cyn gynted ag y bo’n rhesymol ymarferol – roi copi ohoni i’r Aelod y cwynir yn ei gylch ac unrhyw ddogfennaeth ategol y mae’r Comisiynydd o’r farn ei bod yn angenrheidiol ac yn briodol.
4.2. Ni chaiff y Comisiynydd ymchwilio i gŵyn oni bai bod y gŵyn:
(a) yn ysgrifenedig;
(b) yn datgan enw'r achwynydd;
(c) yn nodi cyfeiriad post neu gyfeiriad e-bost yr achwynydd ac eithrio pan fo'r achwynydd yn Aelod presennol;
(d) yn ymwneud ag ymddygiad honedig Aelod a enwir;
(e) yn datgan gweithredoedd neu anweithredoedd yr Aelod y cwynir yn ei gylch, sef gweithredoedd neu anweithredoedd yr honnir eu bod wedi torri darpariaeth yn y Cod neu ddarpariaeth berthnasol arall;
(f) mewn perthynas â’r holl weithredoedd neu anweithredoedd y cwynir yn eu cylch, eu bod yn cael eu hategu gan dystiolaeth ddigonol i fodloni'r Comisiynydd (i) y gall yr ymddygiad y cwynir yn ei gylch fod wedi digwydd ac (ii) os caiff ei brofi, y gallai fod yn gyfystyr â thorri darpariaeth berthnasol;
(g) yn cael ei gwneud o fewn chwe mis i ddyddiad yr ymddygiad y cwynir yn ei gylch, oni bai bod y Comisiynydd yn fodlon bod achos da dros yr oedi.
4.3. Caiff y Comisiynydd gynnal ymchwiliad rhagarweiniol i benderfynu a yw cwyn yn bodloni’r gofynion sydd wedi’u nodi yn y paragraff blaenorol.
4.4. Os yw’r Comisiynydd yn cael cwyn nad yw’n bodloni un neu fwy o’r gofynion a nodir yn is-baragraff 4.2, gan nodi’r meini prawf nad yw’r gŵyn wedi’u bodloni. Os yw’r Comisiynydd o’r farn y gellir gwneud y gŵyn yn dderbyniol, rhaid rhoi i’r achwynydd hysbysiad ysgrifenedig sy’n gwneud y canlynol:
(a) pennu unrhyw wybodaeth ychwanegol sy'n angenrheidiol er mwyn bodloni'r meini prawf;
(b) hysbysu'r achwynydd, os na ddarperir yr holl wybodaeth a bennir erbyn dyddiad a bennir gan y Comisiynydd (gyda’r cyfryw ddyddiad heb fod yn llai na 14 diwrnod i ddyddiad yr hysbysiad), na fydd y gŵyn yn dderbyniol ac y caiff ei gwrthod.
4.5. Pan honnir bod tystiolaeth ddigonol ar gyfer cwyn wedi’i nodi yng Nghofnod y Trafodion, bydd yn ddigon i’r achwynydd gyflwyno’r atgyfeiriad i’r darn perthnasol.
4.6. Nid yw cwyn sy’n seiliedig ar adroddiad yn y cyfryngau wedi’i chadarnhau o fewn ystyr is-baragraff 4.2(f), ac eithrio pan fo’r Comisiynydd yn penderfynu bod yr adroddiad ei hun yn y cyfryngau yn rhoi digon o dystiolaeth bod darpariaeth berthnasol o bosibl wedi’i thorri.
4.7. Bydd y Comisiynydd yn hysbysu’r achwynydd a’r Aelod y cwynir yn ei gylch os nad yw cwyn yn dderbyniol.
5. Cwynion – dirwyn ystyriaeth i ben cyn yr adroddiad terfynol
5.1. Caiff y Comisiynydd ddirwyn ystyriaeth o gŵyn dderbyniol i ben ar unrhyw adeg os yw’n fodlon:
(a) nad yw’n bodloni’r gofynion o dan is-baragraff 4.2 mwyach i’r gŵyn barhau;
(b) bod y gŵyn yn ailadrodd rhannau sylweddol o honiad y mae’r Comisiynydd eisoes wedi’i ystyried ac na ddarparwyd tystiolaeth ychwanegol sylweddol;
(c) nad yw'r achwynydd am barhau â'r gŵyn mwyach;
(d) nad yw’r sawl sy’n destun yr ymddygiad honedig, pan fo’n berson gwahanol i’r achwynydd, am i’r gŵyn barhau;
(e) nad yw’r ymddygiad honedig yn ddigon difrifol i gyfiawnhau ei hystyried ymhellach, ac mae’r Aelod y cwynir yn ei gylch wedi cyfaddef ac wedi ymddiheuro ac, i’r graddau y mae’n ymarferol, mae wedi gwneud yn iawn am yr hyn a wnaeth i dorri’r Cod (mae paragraffau 7.6 a 7.7) yn nodi rhagor o ofynion manwl yn hyn o beth);
(f) nad yw’r achwynydd, heb esgus rhesymol, wedi cydweithredu â'r Comisiynydd; neu
(g) nad yw er budd y cyhoedd bwrw ymlaen ag ystyried y gŵyn ymhellach.
5.2. Pan fo’r Comisiynydd yn penderfynu peidio â pharhau i ystyried cwyn ar un o’r seiliau ym mharagraff 5.1, rhaid i’r Comisiynydd roi hysbysiad ysgrifenedig o’r penderfyniad hwnnw, a’r rhesymau drosto, i’r achwynydd a’r Aelod y cwynir yn ei gylch.
5.3. At hynny, rhaid i hysbysiad a anfonir at yr achwynydd o dan is-baragraff 5.2 bennu dyddiad (gyda’r cyfryw ddyddiad heb fod yn llai na 14 diwrnod i ddyddiad yr hysbysiad), gyda’r achwynydd, erbyn hynny, yn gallu rhoi hysbysiad ysgrifenedig i’r Comisiynydd ei fod yn anfodlon ar benderfyniad y Comisiynydd.
5.4. Pan fo achwynydd yn rhoi hysbysiad i’r Comisiynydd o dan is-baragraff 5.3, rhaid i’r Comisiynydd hysbysu’r Aelod y cwynir yn ei gylch ac atgyfeirio’r gŵyn a’r dogfennau perthnasol i’r Pwyllgor i’w hystyried ymhellach.
5.5. Pan fo’r Pwyllgor o’r farn na ddylai’r broses o ystyried cwyn a atgyfeiriwyd gan y Comisiynydd o dan is-baragraff 5.4 fod wedi dod i ben, bydd y Pwyllgor yn atgyfeirio’r gŵyn yn ôl at y Comisiynydd, a bydd yn rhaid iddo, wedyn,
(a) hysbysu’r achwynydd a’r Aelod y cwynir yn ei gylch o benderfyniad y Pwyllgor;
(b) mynd ati i ymchwilio iddi yn unol â’r Weithdrefn.
6. Cwynion – Ymchwiliadau ffurfiol
6.1. Pan fydd yr ymchwiliad ffurfiol i gŵyn yn dechrau, rhaid i’r Comisiynydd roi hysbysiad i’r achwynydd – a’r Aelod y cwynir yn ei gylch – yn rhoi gwybod bod ymchwiliad ffurfiol i’r gŵyn wedi dechrau..
6.2. Rhaid i’r Comisiynydd gynnal ymchwiliad llawn a thrylwyr gyda golwg ar—
(a) cadarnhau'r holl ffeithiau perthnasol mewn perthynas â'r achos honedig o dorri darpariaeth berthnasol;
(b) ffurfio barn a oes dorrwyd y ddarpariaeth honno ai peidio.
fodd bynnag, nid yw’n ofynnol i’r Comisiynydd ymchwilio i ran o gŵyn sydd wedi’i derbyn gan yr Aelod y cwynir yn ei gylch.
6.3. Gall y Comisiynydd ffurfio barn bod darpariaeth berthnasol wedi'i thorri dim ond os yw’n fodlon, yn ôl pwysau tebygolrwydd, fod y cyfryw achos o dorri darpariaeth berthnasol wedi digwydd.
6.4. Wrth gyfweld â pherson o dan y pwerau a roddir gan adran 11 o’r Mesur, mae’n rhaid i’r Comisiynydd wneud y canlynol:
(a) sicrhau bod recordiad sain o'r cyfweliad yn cael ei wneud;
(b) rhoi copi o'r recordiad hwnnw i'r person hwnnw;
(c) darparu copi i'r person hwnnw o unrhyw drawsgrifiad o'r cyfweliad a lunnir a chaniatáu heb fod yn llai na saith niwrnod i'r person hwnnw awgrymu unrhyw ddiwygiadau i'r trawsgrifiad hwnnw
(d) caiff dderbyn neu wrthod unrhyw adolygiad o’r trawsgrifiad a gynigir gan y person hwnnw.
7. Adroddiad o ymchwiliad i gŵyn
7.1. Cyn cwblhau’r adroddiad ar ymchwiliad, rhaid i’r Comisiynydd roi o leiaf saith niwrnod i’r achwynydd, a’r Aelod y cwynir yn ei gylch, gyflwyno cywiriadau ysgrifenedig neu sylwadau ynghylch unrhyw ganfyddiad ffeithiol a wneir gan y Comisiynydd.
7.2. Rhaid i unrhyw sylwadau o'r fath nodi pam yr ystyrir bod y canfyddiad yn anghywir, a rhaid eu hategu gan unrhyw dystiolaeth ddogfennol sydd ar gael.
7.3. Os na wneir sylwadau, bernir bod y ffeithiau wedi'u derbyn.
7.4. Rhaid i’r adroddiad gan y Comisiynydd ar yr ymchwiliad nodi’r canlynol:
(a) amlinelliad o’r ymchwiliad a gynhaliwyd gan y Comisiynydd;
(b) y ffeithiau a gadarnhawyd gan y Comisiynydd yn yr ymchwiliad, gyda chyfeiriadau at dystiolaeth fel y bo'n briodol;
(c) unrhyw sylwadau a wnaed o dan is-baragraff 7.1 na chawsant eu derbyn gan y Comisiynydd, a'r rheswm pam na chawsant eu derbyn;
(d) barn resymegol y Comisiynydd ynghylch a dorrwyd darpariaeth berthnasol ai peidio;
(e) y gŵyn a’r holl dystiolaeth (ac eithrio recordiad sain o unrhyw gyfweliad y lluniwyd trawsgrifiad ohono) a gafwyd fel rhan o ymchwiliad y Comisiynydd ac y dibynnwyd arni wrth ddod i benderfyniad;
(f) manylion unrhyw fethiant ar ran yr Aelod y cwynir yn ei gylch – neu unrhyw Aelod arall – i gydweithredu â’r ymchwiliad;
(g) unrhyw argymhelliad gan y Comisiynydd ynghylch deunydd sydd i’w olygu o unrhyw fersiwn gyhoeddedig o’r adroddiad am un o’r rhesymau a nodir yn is-baragraff 7.5;
(h) gwybodaeth am unrhyw fater o egwyddor gyffredinol a nodwyd yn ystod yr ymchwiliad.
7.5. Gall y Comisiynydd olygu unrhyw ran o adroddiad yn yr achosion a ganlyn:
(a) mae angen golygu’r adroddiad er mwyn atal datgelu data personol nad oedd y Comisiynydd wedi dibynnu arnynt er mwyn dod i farn; neu
(b) gall y rhan sy’n cael ei golygu beri niwed neu drallod yn ddiangen i unrhyw berson os caiff ei chyhoeddi.
Os caiff achos o dorri’r Cod ei gywiro ac nid argymhellir rhagor o gamau
7.6. Pan nad oes dadl ynghylch y ffeithiau ar unrhyw gam o ymchwiliad, a bod yr Aelod yn cywiro methiant o natur fychan yn brydlon – a/neu’n ymddiheuro’n brydlon – i foddhad y Comisiynydd, caiff y Comisiynydd argymell i’r Pwyllgor na ddylai’r ymchwiliad barhau. Os yw'r Pwyllgor yn cytuno, rhaid i’r Comisiynydd hysbysu'r Aelod a'r achwynydd, er y canfuwyd y torrwyd y Cod, na chymerir rhagor o gamau yn erbyn yr Aelod.
7.7. Dan yr amgylchiadau hyn, nid oes angen i’r Comisiynydd adrodd yn ffurfiol i’r Pwyllgor, ac eithrio i argymell unrhyw gamau y gall fod eu hangen mewn perthynas â materion o egwyddor neu arfer cyffredinol. Pan fo’r Comisiynydd yn dewis adrodd yn y modd hwn, rhaid i’r adroddiad fod yn ddienw.
8. Cwynion – Ystyriaeth gan y Pwyllgor Safonau Ymddygiad
Hysbysiad o adroddiad y Comisiynydd
8.1. Ar ôl i adroddiad y Comisiynydd ddod i law, bydd clerc y Pwyllgor yn –
(a) hysbysu’r achwynydd naill ai’n uniongyrchol, neu drwy swyddfa’r Comisiynydd, o’i fwriad i ystyried y gŵyn a’r broses sydd ynghlwm wrth yr ystyriaeth hon;
(b) rhoi copi o adroddiad y Comisiynydd i’r achwynydd;
(c) hysbysu’r achwynydd bod yn rhaid cadw adroddiad y Comisiynydd yn gyfrinachol nes ei gyhoeddi drwy ei osod gerbron y Senedd;
(d) hysbysu’r achwynydd y bydd data personol yn cael eu prosesu yn unol â hysbysiad preifatrwydd y Pwyllgor, a’i hysbysu lle y gellir gweld yr hysbysiad hwnnw.
8.2. Hefyd, bydd clerc y Pwyllgor yn:
(a) hysbysu’r Aelod y cwynir yn ei gylch bod adroddiad wedi dod i law’r Pwyllgor a, phan fo’r Comisiynydd wedi gwneud canfyddiad y torrwyd y Cod, o’i fwriad i ystyried y gŵyn a’r broses sydd ynghlwm wrth yr ystyriaeth hon;
(b) rhoi copi o adroddiad y Comisiynydd i’r Aelod;
(c) hysbysu’r Aelod bod yn rhaid cadw adroddiad y Comisiynydd yn gyfrinachol nes ei osod gerbron y Senedd;
(d) hysbysu’r Aelod y cwynir yn ei gylch y bydd data personol yn cael eu prosesu yn unol â hysbysiad preifatrwydd y Pwyllgor, a’i hysbysu lle y gellir gweld yr hysbysiad hwnnw.
8.3. Bydd yr Aelod y cwynir yn ei gylch yn cael gwybod am ei hawl i’r canlynol:
(a) gwneud sylwadau ysgrifenedig i'r Pwyllgor o fewn amser a bennir gan y Pwyllgor;
(b) gwneud sylwadau i'r Pwyllgor wyneb yn wyneb.
Cam ystyriaeth gychwynnol
8.4. Os yw Aelod sy’n eistedd ar y Pwyllgor yn destun cwyn sy’n cael ei hystyried, neu fel arall yn uniongyrchol gysylltiedig â’r achwynydd sy’n cael ei hystyried – rhaid iddo beidio â chymryd rhan yn nhrafodion y Pwyllgor sy’n ymwneud â’r gŵyn, a rhaid penodi Aelod sy’n eilydd yn unol â’r Rheol Sefydlog 22.5.
8.5. Caiff y Pwyllgor ofyn am ragor o eglurhad gan y Comisiynydd ar yr adroddiad yn ystod y cam ystyriaeth gychwynnol, a gall y cyfryw eglurhad fod yn ysgrifenedig neu wedi’i roi gan y Comisiynydd yn y Pwyllgor.
8.6. Bydd y Pwyllgor yn cyfarfod yn breifat i ystyried adroddiad y Comisiynydd oni bai bod y Pwyllgor o'r farn ei bod er budd y cyhoedd ystyried y mater yn gyhoeddus.
8.7. Er gwaethaf unrhyw sylwadau y gall yr Aelod y cwynir yn ei gylch eu gwneud, caiff y Pwyllgor ofyn iddo ddod i gyfarfod y Pwyllgor wyneb yn wyneb.
8.8. Os yw’r Pwyllgor yn cytuno’n unfrydol nad yw am ofyn am eglurhad, yn ysgrifenedig nac ar lafar, a bod yr Aelod y cwynir yn ei gylch wedi cadarnhau nad yw am wneud rhagor o sylwadau, gall y Pwyllgor symud yn uniongyrchol i’r cam penderfyniad (8.18-8.20), gan hepgor y cam sylwadau a nodir isod.
Y cam sylwadau
8.9. Gall Aelod sy’n bresennol mewn cyfarfod Pwyllgor er mwyn gwneud sylwadau ddewis dod â rhywun arall.
8.10. Rhaid hysbysu'r Pwyllgor ymlaen llaw am berson o'r fath, a'i statws.
8.11. Caiff y sawl sy’n dod gyda’r Aelod wneud sylwadau gyda chaniatâd y Pwyllgor.
8.12. Oni bai y darperir yn wahanol yn y Weithdrefn, mae'r rheolau ymddygiad arferol – fel y'u nodir yn y Rheolau Sefydlog – yn gymwys.
8.13. Oni bai bod y Pwyllgor yn penderfynu fel arall, yn y cyfarfod, dyma drefn y trafodion:
(a) sylwadau'r Aelod i'r Pwyllgor ar adroddiad y Comisiynydd;
(b) cwestiynau gan y Pwyllgor sy'n codi o adroddiad y Comisiynydd a/neu sylwadau'r Aelod;
(c) sylwadau’r Aelod i gloi (os oes sylwadau) yn sgil cwestiynau'r Pwyllgor;
(d) yr Aelod (a'r cynrychiolydd) i adael er mwyn i'r Pwyllgor drafod yn breifat.
8.14. Caiff y Pwyllgor gyfeirio materion sy’n codi yn sgil sylwadau’r Aelod – naill ai’n ysgrifenedig neu ar lafar – fel a ganlyn:
(a) pan fo'n ymddangos bod sylwadau'n codi ffeithiau newydd neu'n cyfeirio at dystiolaeth newydd, cânt eu cyfeirio at y Comisiynydd ar gyfer sylwadau a/neu i ymchwilio iddynt ymhellach;
(b) pan fo person yn cael ei feirniadu gan yr Aelod yn ei sylwadau, caiff y Pwyllgor – pan fo o’r farn bod hynny’n briodol er tegwch – hysbysu’r person dan sylw a rhoi hawl iddo ymateb o fewn cyfnod penodedig, na fydd yn llai na saith niwrnod. Gall unrhyw ateb a ddaw i law, neu grynodeb o’r cyfryw ateb, gael ei gyhoeddi mewn unrhyw adroddiad gan y Pwyllgor ar y gŵyn, pan ofynnir iddo gael ei gyhoeddi felly gan y person dan sylw a bod y Pwyllgor yn cytuno, o gofio’r holl amgylchiadau perthnasol – ei fod yn briodol gwneud hynny.
8.15. Bydd trawsgrifiad gair am air o unrhyw wrandawiad llafar yn cael ei ddarparu i’r Aelod dan sylw. Caiff y trawsgrifiad hwn ei gyhoeddi dim ond os cynhelir y cyfarfod yn gyhoeddus. Gall Aelod ofyn am ffeil sain y cyfarfod o fewn 14 diwrnod i’r dyddiad y llunnir y trawsgrifiad.
Y cam penderfyniad
8.16. Pan ddaw adroddiad gan y Comisiynydd i law’r Pwyllgor, mae’r penderfyniad i’r Pwyllgor yn unig yw derbyn canfyddiad y Comisiynydd ynghylch a dorrwyd y Cod – neu unrhyw fater arall a grybwyllir yn Rheol Sefydlog 22.2(i).
8.17. Rhaid cael mwyafrif yn y Pwyllgor cyn y gellir gwneud argymhelliad i’r Senedd.
Adroddiad i’r Senedd – dim achos o dorri’r Cod wedi’i ganfod
8.18. Pan fo’r Pwyllgor o’r farn na thorrwyd y Cod – na darpariaeth berthnasol arall – rhaid i’r Pwyllgor gyhoeddi ei adroddiad a’i osod gerbron y Senedd ynghyd ag adroddiad y Comisiynydd ar y gŵyn.
8.19. Rhaid cyhoeddi adroddiad y Pwyllgor a'r Comisiynydd yn ddienw oni bai bod yr Aelod dan sylw yn gofyn am gael ei enwi yn yr adroddiad.
8.20. Rhaid rhoi copi o adroddiad y Pwyllgor i’r achwynydd a'r Aelod y cwynir yn ei gylch. Rhaid i’r adroddiad gael ei gadw’n gyfrinachol gan bob parti hyd nes iddo gael ei gyhoeddi, drwy ei osod gerbron y Senedd
8.21. Bydd y Pwyllgor yn cymryd pob cam sy’n rhesymol ymarferol i roi gwybod ymlaen llaw i bob unigolyn a enwir yn yr adroddiad ei fod yn cael ei gyhoeddi.
Adroddiad i’r Senedd – achos o dorri’r Cod wedi'i ganfod
8.22. Pan fo’r Pwyllgor yn mabwysiadu argymhelliad achos o dorri’r Cod wedi’i ganfod, rhaid i’r Pwyllgor naill ai:
(a) argymell sancsiwn yn unol â Rheol Sefydlog 22.10; neu
(b) argymell, er y canfuwyd achos o dorri’r Cod, na ddylid cymryd rhagor o gamau.
8.23. Cyn gynted ag y bo modd ar ôl penderfyniad y Pwyllgor i argymell canfyddiad y torrwyd y Cod – neu unrhyw fater arall a grybwyllir yn Rheol Sefydlog 22.2 – rhaid rhoi copi o adroddiad y Pwyllgor i’r achwynydd a’r Aelod y cwynir yn ei gylch. Rhaid i’r adroddiad gael ei drin yn gyfrinachol gan bob parti hyd nes iddo gael ei gyhoeddi, drwy ei osod gerbron y Senedd.
8.24. Bydd y Pwyllgor yn cymryd pob cam sy’n rhesymol ymarferol i roi gwybod ymlaen llaw i bob unigolyn a enwir yn yr adroddiad ei fod yn cael ei gyhoeddi.
8.25. Rhaid i'r Pwyllgor gyhoeddi ei adroddiad – gan gynnwys ei argymhellion – drwy ei osod gerbron y Senedd, ynghyd ag adroddiad y Comisiynydd i'r Pwyllgor.
8.26. Caiff y Pwyllgor olygu neu atal adroddiad y Comisiynydd yn ei gyfanrwydd – neu ran ohono – neu gyhoeddi crynodeb, os ystyrir bod hynny’n angenrheidiol. Rhaid nodi penderfyniad i olygu – a'r rheswm cyffredinol dros wneud hynny – yn adroddiad y Pwyllgor. Rhaid i’r rheswm dros wneud hynny naill ai:
(a) fod yn gyson â'r darpariaethau yn hysbysiad preifatrwydd y Pwyllgor; neu
(b) fod am resymau eraill pan fo’r Pwyllgor o’r farn bod risg o niwed neu drallod i unrhyw berson.
8.27. Os yw’r Pwyllgor yn canfod achos o dorri’r Cod, rhaid i Gadeirydd y Pwyllgor wneud cynnig yn galw ar y Senedd i gymeradwyo argymhellion y Pwyllgor.
9. Trefniadau sy'n gymwys mewn sefyllfaoedd penodol
Cadeirydd Dros Dro
9.1. Rhaid bod gan y Pwyllgor, ar bob adeg, Aelod wedi’i ddynodi i weithredu fel Cadeirydd dros dro pryd bynnag na fydd y Cadeirydd yn gallu gweithredu, neu pan fydd y Cadeirydd wedi’i anghymhwyso rhag gweithredu.
Ymdrin â chwynion sydd eisoes gerbron y Pwyllgor Safonau pan fydd cyfnod etholiadol y Senedd yn dechrau
9.2. Os yw’r Pwyllgor yn ystyried adroddiad ar gŵyn gan y Comisiynydd ar ddechrau cyfnod etholiadol y Senedd, caiff ystyriaeth ei gohirio a’i chyfeirio at y Pwyllgor nesaf.
9.3. Pan fydd Aelod y cwynir yn ei gylch yn cael ei ailethol, bydd y gŵyn yn ailddechrau pan fydd Pwyllgor wedi’i ffurfio a bydd yn dod i ben yn unol â’r Weithdrefn.
9.4. Mae paragraff 9.5 isod yn gymwys pan fo’r Pwyllgor a ffurfiwyd ar ôl cyfnod etholiadol:
(a) adroddiad, ger ei fron, gan y Comisiynydd a oedd eisoes gerbron y Pwyllgor cyn dechrau cyfnod etholiadol; neu
(b) fod adroddiad gan y Comisiynydd yn dod i law mewn perthynas ag ymchwiliad roedd y Comisiynydd wedi’i ailddechrau ar ôl y cyfnod etholiadol.
9.5. Pan fo paragraff 9.4 yn gymwys, rhaid i’r Pwyllgor benderfynu a ddylid bwrw ymlaen i ystyried y gŵyn, gan roi sylw i:
(a) natur y gŵyn;
(b) a yw'r achwynydd am barhau o hyd;
(c) a fyddai parhau â’r gŵyn yn ddefnydd doeth o adnoddau, o gofio natur y gŵyn; ac
(d) a yw parhau â’r gŵyn er budd y cyhoedd.
9.6. Os yw’r Pwyllgor yn penderfynu parhau i ystyried y gŵyn sy’n ymwneud â chyn-Aelod:
(a) rhaid rhoi'r cyfle i'r cyn-Aelod wneud sylwadau ar adroddiad y Comisiynydd yn unol â'r Weithdrefn, y mae'n rhaid i'r Pwyllgor eu hystyried wrth lunio ei adroddiad;
(b) pan fo’r Pwyllgor yn canfod nad yw’r gŵyn yn ymwneud ag achos o dorri’r Cod – neu unrhyw fater arall a grybwyllir yn Rheol Sefydlog 22.2(i) – neu y byddai’r Pwyllgor wedi argymell peidio â chymryd rhagor o gamau pe bai’r sawl y cwynir yn ei gylch yn dal i fod yn Aelod, mae’n rhaid i'r Pwyllgor drefnu bod ei adroddiad, ac adroddiad y Comisiynydd, yn ddienw cyn cyhoeddi oni bai bod y cyn-Aelod yn gofyn am gael ei enwi yn yr adroddiad;
(c) rhaid i adroddiad y Pwyllgor ar gŵyn yn erbyn y cyn-Aelod gael ei gyhoeddi a’i osod gerbron y Senedd, ond nid yw i fod yn destun dadl yn y Cyfarfod Llawn.
9.7. Os bydd y Pwyllgor yn penderfynu peidio â pharhau i ystyried cwyn yn erbyn cyn-Aelod, rhaid hysbysu’r achwynydd(ion) a’r cyn Aelod yn ysgrifenedig cyn gynted ag y bo’n ymarferol.
Cwynion yn erbyn cyn-Aelod a wneir ar ôl iddo beidio â bod yn Aelod
9.8. Ni ellir gwneud cwyn am gyn-Aelod pan fydd wedi peidio â bod yn Aelod oni bai am y rhesymau a ganlyn, yn ogystal â bodloni’r gofynion yn is-baragraff 4.3 uchod:
(a) mae’n cael ei gwneud o fewn wyth wythnos ar ôl i'r cyn-Aelod beidio â bod yn Aelod;
(b) mae’r Comisiynydd – gan roi sylw dyladwy i’r defnydd doeth o adnoddau a natur y gŵyn – o’r farn y byddai cynnal ymchwiliad er budd y cyhoedd.
9.9. Rhaid i adroddiad y Comisiynydd ar ymchwiliad a gynhelir o dan is-baragraff 9.8 uchod gael ei ystyried gan y Pwyllgor yn unol ag is-baragraffau 9.3, 9.4 a 9.5 ond yn ddarostyngedig i ddiwygiadau y mae’r Pwyllgor o’r farn eu bod yn angenrheidiol er tegwch.
Afreoleidd-dra gweithdrefnol mân – effaith a chywiro
9.10. Ni fydd afreolaidd-dra gweithdrefnol, ar unrhyw adeg, yn annilysu’r weithdrefn pan fo’r Pwyllgor o'r farn bod yr afreolaidd-dra o natur fân nad yw’n rhagfarnu ystyried y gŵyn yn deg. Pan fo’r Pwyllgor o’r farn y gallai’r afreolaidd-dra ragfarnu ystyried y gŵyn yn deg, dylid ailgyfeirio’r gŵyn yn ôl i’r Comisiynydd neu’r Pwyllgor yn ôl y digwydd i'w hailystyried a chywiro’r afreolaidd-dra, pan fo’n briodol.
10. Trosiannol
10.1. Mae’r terfyn amser a nodir yn is-baragraff 4.2(g) i’w ymestyn am 6 mis ar gyfer unrhyw gŵyn a wneir yn y cyfnod o 6 mis ar ôl i’r Weithdrefn hon ddod i rym.
10.2. Bydd cwynion sy’n cael eu hystyried gan y Comisiynydd ar y dyddiad y daw’r Weithdrefn hon i rym yn cael eu penderfynu o dan y Weithdrefn sy’n gymwys berthnasol pan ddaw’r gŵyn i law.
