BIMR 2025 Ffurflen Cofrestru - Hysbysiad Preifatrwydd (PDF)
Hysbysiad Preifatrwydd
Cynhadledd Rhanbarth Ynysoedd Prydeinig a Môr y Canoldir 2025, Caerdydd
Ein manylion cyswllt
Dylid anfon unrhyw ymholiadau ynghylch ein defnydd o’ch gwybodaeth at y Swyddog Diogelu Data yn:
0300 200 6565
Sut y bydd eich gwybodaeth yn cael ei defnyddio?
Bydd yr wybodaeth yr ydym yn ei chasglu yn cael ei defnyddio i’ch cofrestru ar gyfer Cynhadledd Rhanbarth Ynysoedd Prydeinig a Môr y Canoldir a gynhelir rhwng 17 a 20 Mehefin 2025, ac i ni wneud unrhyw ddarpariaethau angenrheidiol i chi. Efallai y byddwn yn cysylltu â chi gan ddefnyddio’r wybodaeth gyswllt a roddwch am adborth ar y digwyddiad ar ôl iddo orffen.
Comisiwn y Senedd yw’r rheolydd data ar gyfer yr wybodaeth yr ydych yn ei darparu, a bydd yn sicrhau y caiff ei diogelu a’i defnyddio yn unol â deddfwriaeth diogelu data y DU.
Pa wybodaeth rydym yn ei phrosesu?
Byddwn yn prosesu'r wybodaeth a ganlyn:
Gwybodaeth am y cynrychiolydd:
- Eich enw (enw cyntaf a chyfenw);
- Teitl (e.e. Mrs, Miss, Ms, Mr, Dr, yr Anrhydeddus, yr Arglwydd, y Farwnes etc.);
- Talfyriad Seneddol (e.e. AS, ACD, ASA etc.);
- Eich rhif ffôn cyswllt (gan gynnwys y cod deialu rhyngwladol);
- Eich cyfeiriad e-bost;
- Eich gofynion dietegol a hygyrchedd;
- Gwybodaeth ynghylch a fyddwch yng nghwmni gofalwr personol a’ch trefniadau llety;
- Cadarnhad o bresenoldeb mewn digwyddiadau amrywiol yn ystod y Gynhadledd;
- Manylion bywgraffyddol (e.e. blwyddyn ethol/penodi, swydd bresennol yn y Senedd/Llywodraeth, enw plaid wleidyddol, crynodeb o’ch gyrfa, cynadleddau a digwyddiadau Cymdeithas Seneddol y Gymanwlad yr aethoch iddynt yn y gorffennol, diddordebau) (os yw’n berthnasol)
- Llun ffotograff ohonoch chi.
Pam rydym yn ei phrosesu?
Mae Comisiwn y Senedd yn casglu’r wybodaeth hon i sicrhau iechyd a diogelwch cynrychiolwyr y Gynhadledd, i sicrhau bod y Gynhadledd yn hygyrch i’r cynrychiolwyr, ac i sicrhau y gellir darparu addasiadau rhesymol i gynrychiolwyr y Gynhadledd.
Bydd yr wybodaeth hon hefyd yn cael ei defnyddio at ddibenion Diogelwch gan gynnwys darparu laniard Cynhadledd i’r cynrychiolwyr, ac i sicrhau bod gan y cynrychiolwyr yr holl wybodaeth sydd ei hangen arnynt i gymryd rhan lawn yn rhaglen y Gynhadledd.
Pwy fydd yn cael mynediad at yr wybodaeth?
Bydd yr wybodaeth ar gael i nifer bach o unigolion o Swyddfa Breifat y Senedd, yn ogystal â nifer bach o unigolion o adrannau perthnasol gan gynnwys Diogelwch, Arlwyo, Digwyddiadau a Derbynfa.
A fydd yr wybodaeth yn cael ei rhannu â thrydydd partïon, neu’n cael ei chyhoeddi?
Bydd gwybodaeth berthnasol yn cael ei rhannu â Gwesty Dewi Sant lle y cynhelir y Gynhadledd fel y gellir trefnu’r ystafelloedd a’r cyfleusterau cynadledda ar gyfer anghenion y cynrychiolwyr.
Bydd unrhyw wybodaeth fywgraffyddol a ddarperir gan gynrychiolwyr yn cael ei chynnwys mewn llyfryn a fydd yn cael ei rhannu â’r cynrychiolwyr cyn/yn ystod y Gynhadledd. Efallai y bydd ffotograffau a fideos yn cael eu defnyddio ar gyfrifon cyfryngau cymdeithasol y Senedd neu eu cyhoeddi ar wefan y Senedd. Ceir gwybodaeth am sut rydym yn prosesu lluniau a fideos yn ein Hysbysiad Preifatrwydd Cyfathrebu ac Ymgysylltu.
Byddwn hefyd yn rhannu lluniau a fideos o’r digwyddiad â Chymdeithas Seneddol y Gymanwlad. Mae gwybodaeth am sut y defnyddir data personol yma:
Storio, cadw a dileu
Bydd yr wybodaeth yn cael ei storio’n ddiogel ar ein systemau TGCh, sy’n cynnwys gwasanaethau cwmwl trydydd parti a ddarperir gan Microsoft. Efallai y byddwn hefyd yn defnyddio technoleg deallusrwydd artiffisial Microsoft i brosesu eich gwybodaeth. Mae unrhyw drosglwyddo data gan Microsoft y tu allan i’r AEE yn dod o dan gymalau cytundebol lle mae Microsoft yn sicrhau bod data personol yn cael eu trin yn unol â deddfwriaeth ddomestig. I gael rhagor o wybodaeth am sut y bydd Microsoft yn defnyddio eich gwybodaeth, gellir darllen datganiad preifatrwydd y cwmni yma.
Bydd y rhan fwyaf o’r wybodaeth a gaiff ei phrosesu yn cael ei dileu’n ddiogel o fewn 7 diwrnod ar ôl i’r Gynhadledd orffen. Yna bydd Comisiwn y Senedd yn cadw rhestr o enwau’r cynrychiolwyr, a'u manylion cyswllt, am gyfnod o 6 mis at ddibenion Iechyd a Diogelwch, Diogelwch a chasglu adborth ynghylch y Gynhadledd ei hun.
Sail gyfreithiol dros brosesu Data Personol
Mae cyfraith diogelu data yn nodi seiliau cyfreithiol amrywiol sy’n caniatáu i ni gasglu, cadw a defnyddio eich gwybodaeth bersonol. At ddiben prosesu’r data personol a ddarperir gennych, rydym yn dibynnu ar y seiliau cyfreithiol a ganlyn:
Erthygl 6(1)(e) Tasg gyhoeddus – Mae angen prosesu’r data fel rhan o dasg a gyflawnir er budd y cyhoedd.
Mae paragraff 5(1) o Atodlen 2 i Ddeddf Llywodraeth Cymru 2006 yn datgan y caiff Comisiwn y Senedd hyrwyddo ymwybyddiaeth y cyhoedd o –
(b) y system gyfredol ar gyfer Llywodraeth ddatganoledig yng Nghymru, neu unrhyw system sydd ar ddod.
Drwy gynnal Cynhadledd Rhanbarth Ynysoedd Prydeinig a Môr y Canoldir yn 2025, mae Senedd a Llywodraeth Cymru yn cael eu hyrwyddo. Mae angen prosesu’r data personol sy’n gysylltiedig â chofrestru cynrychiolwyr ar gyfer y gynhadledd er mwyn cyflawni’r dasg hon.
Sail gyfreithiol ar gyfer prosesu Data Categori Arbennig
Mae erthygl 9(1) o’r Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol yn diffinio data personol categori arbennig fel data personol sy’n datgelu tarddiad o ran hil neu ethnigrwydd, barn wleidyddol, credoau crefyddol neu athronyddol, neu aelodaeth o undeb llafur, a phrosesu data genetig, data biometrig i adnabod person naturiol yn unigryw, data sy’n ymwneud ag iechyd neu ddata sy’n ymwneud â bywyd rhywiol neu gyfeiriadedd rhywiol person naturiol.
Pan ddarperir unrhyw ddata personol categori arbennig, y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu fydd: Mae’n angenrheidiol am resymau budd sylweddol y cyhoedd (yn unol ag erthygl 9(2)(g) o Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol y DU wedi’i darllen gyda pharagraff 6(2)(b) o Atodlen 1 i Ddeddf Diogelu Data 2018).
Rhannu data
Os gwneir cais am wybodaeth dan ddeddfwriaeth mynediad at wybodaeth, mae’n bosibl y bydd angen datgelu’r cyfan neu rywfaint o’r wybodaeth yr ydych yn ei darparu. Dim ond os yw’n ofynnol yn ôl y gyfraith y byddwn yn gwneud hynny.
Eich hawliau
Fel gwrthrych data, mae gennych nifer o hawliau. Mae'r hawliau sy'n berthnasol yn dibynnu ar y seiliau cyfreithiol yr ydym yn dibynnu arnynt i ddefnyddio'ch gwybodaeth bersonol. Ni fydd yr hawliau hynny'n berthnasol ym mhob achos, a bydd y Comisiwn yn cadarnhau a yw hynny'n wir ai peidio pan fyddwch yn gwneud cais.
Mae'r hawliau'n cynnwys yr hawl i ofyn am fynediad at eich gwybodaeth bersonol eich hun, a elwir weithiau'n 'gais gwrthrych am wybodaeth'.
Yn ogystal, mae gennych hawl i ofyn oddi wrthym:
- bod unrhyw wybodaeth anghywir sydd gennym amdanoch yn cael ei chywiro (nodwch fod gofyn i chi roi'r wybodaeth ddiweddaraf i ni am unrhyw newidiadau i'ch gwybodaeth bersonol);
- bod gwybodaeth amdanoch yn cael ei dileu (mewn rhai amgylchiadau);
- ein bod yn rhoi'r gorau i ddefnyddio eich gwybodaeth bersonol at ddibenion penodol neu mewn rhai amgylchiadau; a bod eich gwybodaeth yn cael ei darparu i chi neu drydydd parti mewn fformat cludadwy (eto, mewn rhai amgylchiadau).
Os hoffech chi ymgysylltu ag unrhyw un o'r hawliau sydd gennych o dan ddeddfwriaeth diogelu data, gofynnwch gwestiwn neu wneud cwyn am sut mae eich gwybodaeth yn cael ei defnyddio.
Cwyno
Gallwch gwyno i’r Swyddog Diogelu Data os ydych yn anfodlon ar sut rydym wedi defnyddio eich data. Mae’r manylion cyswllt ar gael uchod.
Yn dilyn cwyn, os byddwch yn parhau i fod yn anfodlon ar ein hymateb, gallwch hefyd gwyno i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.
Cyfeiriad Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth:
Information Commissioner’s Office
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Cheshire
SK9 5AF
Rhif y llinell gymorth: 0303 123 1113