Penodiadau Cyhoeddus Hysbysiad Preifatrwydd

Cyhoeddwyd 18/08/2021   |   Diweddarwyd Ddiwethaf 19/08/2021   |   Amser darllen munudau

Mae Comisiynydd Safonau y Senedd yn darparu cyngor annibynnol a diduedd ar unrhyw fater o egwyddor sy'n ymwneud ag ymddygiad Aelodau o'r Senedd.

Rheolydd data

Comisiwn y Senedd (‘y Comisiwn’) yw’r rheolydd data ar gyfer y wybodaeth yr ydych yn ei darparu, a bydd yn sicrhau y caiff ei diogelu a'i defnyddio yn unol â deddfwriaeth diogelu data.

Ein Manylion Cyswllt

Os oes gennych unrhyw gwestiynau am y ffordd yr ydym yn prosesu eich data personol, neu am sut i arfer eich hawliau, dylech gysylltu â'n Swyddog Diogelu Data drwy ddefnyddio’r manylion cyswllt a ganlyn:  

 Tŷ Hywel, Stryd Pierhead, Bae Caerdydd CF99 1SN 

0300 200 6494 

diogelu.data@senedd.cymru 

Mae'r wybodaeth yn yr hysbysiad preifatrwydd hwn yn egluro sut y bydd y Comisiwn yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol pan fydd penodiadau yn cael eu gwneud i rai swyddi cyhoeddus statudol ac anstatudol gan:

Ei Mawrhydi, yn dilyn enwebiad gan y Senedd

Mae'r penodiadau hyn yn cynnwys:

  • Archwilydd Cyffredinol Cymru
  • Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru

Y Senedd

Mae'r penodiadau hyn yn cynnwys:

  • Y Comisiynydd Safonau
  • Cadeirydd ac Aelodau Anweithredol Swyddfa Archwilio Cymru

Comisiwn y Senedd

Mae'r penodiadau hyn yn cynnwys:

  • Bwrdd Taliadau Annibynnol y Senedd
  • Cynghorwyr Annibynnol y Comisiwn

Mae'r hysbysiad hwn yn ymwneud â gwybodaeth a gaiff ei phrosesu wrth recriwtio Penodeion Cyhoeddus a Chynghorwyr Annibynnol yn unig. Bydd hysbysiad ar wahân yn cael ei ddarparu i benodeion llwyddiannus, a fydd yn disgrifio sut y bydd eu gwybodaeth yn cael ei defnyddio drwy gyfnod eu penodiad.

Pam rydym yn casglu eich gwybodaeth?

Mae’r Comisiwn yn casglu data personol i hwyluso'r gwaith o weinyddu'r prosesau ar gyfer yr holl benodiadau a nodir uchod. Caiff y wybodaeth ei defnyddio i’n galluogi i ystyried a ydych yn addas ar gyfer y penodiadau a nodir uchod. Nid oes gofyn i chi roi’r holl wybodaeth rydym yn gofyn amdani, ond os na wnewch chi hynny, gallai effeithio ar ein gallu i brosesu eich cais ac asesu a ydych yn addas ar gyfer swydd berthnasol.

Pa wybodaeth rydym yn ei chasglu?

Mae'r data personol a gaiff eu prosesu yn cynnwys manylion personol fel eich teitl, eich enw, eich cyfeiriad cartref, eich cyfeiriad e-bost a’ch rhif ffôn; manylion ynghylch eich addysg a'ch proffesiwn; geirdaon; a gwybodaeth yr ydych wedi’i darparu drwy ffurflenni cais, CVs a datganiadau personol. Mae hefyd yn cynnwys gwybodaeth a gaiff ei chasglu at ddibenion cynnal gwiriadau diwydrwydd dyladwy.

Gofynnir hefyd am gategorïau arbennig o ddata ar gyfer monitro cyfle cyfartal a thriniaeth gyfartal, a allai gynnwys eich rhyw, ethnigrwydd, cenedligrwydd, cyfeiriadedd rhywiol, anabledd, a chrefydd neu gred. Does dim rhaid cwblhau'r ffurflen wybodaeth am amrywiaeth, ond rydym yn annog ymgeiswyr i ddarparu’r wybodaeth hon er mwyn ein cynorthwyo gyda'n cyfrifoldebau monitro. Bydd eich gwybodaeth am amrywiaeth yn cael ei thrin yn gyfrinachol ac yn cael ei chadw ar wahân. Ni fydd y panel recriwtio yn ei gweld. 

Rydym yn defnyddio datganiadau ynghylch anabledd i'n galluogi i asesu a gwneud addasiadau rhesymol i'r broses recriwtio os bydd yr ymgeisydd yn gofyn amdanynt.

Os cewch eich gwahodd i gyfweliad, nodwch fod gennym deledu cylch cyfyng ar y safle.  Mae delweddau'n cael eu monitro a’u recordio at ddibenion atal troseddau a diogelwch y cyhoedd. 

Gwybodaeth bellach a brosesir yn ystod y cam cyn penodi

Os byddwch yn llwyddiannus mewn cyfweliad, byddwn hefyd yn gofyn ichi ddarparu:

  • Manylion cyswllt canolwyr.
  • Manylion banc (ac eithrio Aelodau Anweithredol Swyddfa Archwilio Cymru).
  • Trwydded yrru ddilys / Pasbort dilys.
  • Ffurflen Datganiad Cofnod Troseddol (ffurflen CRD) wedi'i llenwi

Mae'r ffurflen CRD yn cynnwys ei Hysbysiad Preifatrwydd ei hun, sy’n egluro sut mae ein Swyddfa Fetio ni yn defnyddio'r wybodaeth yr ydych yn ei darparu. Gallai hynny gynnwys cael gwybodaeth am gollfarnau troseddol, rhybuddion neu droseddau eraill a gyflawnwyd, p'un a ydynt yn y gorffennol, yn gyfredol neu yn yr arfaeth.

Yr hyn y byddwn yn ei wneud â'r wybodaeth bersonol a ddarperir gennych

Yn ystod y broses benodi, bydd y Comisiwn, ac unrhyw bartïon eraill sy'n ymwneud â’r broses benodi, yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol at y dibenion a ganlyn:

  • Gwerthuso eich cais ac asesu eich addasrwydd ar gyfer y rôl dan sylw;
  • Gwneud penderfyniad ynghylch a ddylid eich dethol ar gyfer cyfweliad a phenodiad;
  • Cynnal prosesau sgrinio perthnasol cyn eich penodi (e.e. cynnal gwiriadau Fetio Diogelwch Cenedlaethol, cael geirdaon);
  • Adolygu ac archwilio'r broses a'i chanlyniadau;
  • Cynnal gweithgareddau monitro amrywiaeth.

Bydd eich gwybodaeth yn cael ei storio ar rwydwaith TGCh y Comisiwn, sy'n cynnwys gwasanaethau cwmwl trydydd parti a ddarperir gan Microsoft. Mae unrhyw drosglwyddo data gan Microsoft y tu allan i'r DU a’r AEE yn dod o dan gymalau cytundebol lle mae Microsoft yn sicrhau bod data personol yn cael eu trin yn unol â deddfwriaeth berthnasol ar ddiogelu data.  I gael rhagor o wybodaeth am sut y bydd Microsoft yn defnyddio eich gwybodaeth, gallwch ddarllen datganiad preifatrwydd y cwmni yma.

Rhannu gwybodaeth bersonol

O bryd i’w gilydd, mae angen inni sicrhau bod data personol ar gael i eraill.  Pan fydd angen i ni wneud hynny, byddwn yn sicrhau bod y broses o rannu data yn cydymffurfio â deddfwriaeth diogelu data.

 

Bydd gwybodaeth sy'n ymwneud â’r sawl a benodir i rôl Archwilydd Cyffredinol Cymru yn cael ei rhannu â’r endidau a ganlyn:

  • Swyddfa'r Goron
  • Archwilio Cymru
  • Y cyhoedd, drwy hysbysiad cyhoeddus

Bydd gwybodaeth sy'n ymwneud â’r sawl a benodir i rôl Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru yn cael ei rhannu â’r endidau a ganlyn:

  • Swyddfa'r Goron
  • Y cyhoedd, drwy hysbysiad cyhoeddus a thrwy wefan y Senedd

Bydd gwybodaeth sy'n ymwneud â’r sawl a benodir i rôl y Comisiynydd Safonau yn cael ei rhannu â’r endidau a ganlyn:

  • Y cyhoedd, drwy ddatganiad i'r wasg a thrwy wefan y Senedd

Bydd gwybodaeth sy'n ymwneud â’r sawl a benodir i rôl Cadeirydd Swyddfa Archwilio Cymru a’r sawl a benodir yn Aelodau Anweithredol o’r corff, yn cael ei rhannu â’r endidau a ganlyn:

  • Archwilio Cymru

Bydd gwybodaeth sy'n ymwneud â’r sawl a benodir yn aelodau o’r Bwrdd Taliadau yn cael ei rhannu â’r endidau a ganlyn:

  • Y Senedd
  • Y cyhoedd, drwy ddatganiad i'r wasg a thrwy wefan y Comisiwn

Mae’n bosibl y bydd gwybodaeth am ymgeiswyr llwyddiannus hefyd yn cael ei chyhoeddi mewn adroddiadau gan bwyllgorau, a fydd ar gael yn barhaol ar-lein. Pan fydd penodiad yn cael ei drafod gan un o bwyllgorau’r Senedd neu yn y Cyfarfod Llawn, bydd y drafodaeth honno’n rhan o’r Cofnod swyddogol, bydd yn cael ei darlledu ar Senedd TV, a bydd ar gael yn barhaol ar-lein.

Bydd rhywfaint o'ch gwybodaeth bersonol hefyd yn cael ei hanfon at drydydd partïon pan fo angen cynnal gwaith sgrinio cyn cyflogaeth e.e. Fetio Diogelwch Cenedlaethol y DU a/neu gael geirdaon.

Heblaw am yr hyn a nodir uchod, yr unig bobl a fydd yn gallu gweld a phrosesu eich gwybodaeth fydd personél awdurdodedig y Comisiwn sy’n ymwneud yn uniongyrchol â rheoli a gweinyddu'r broses recriwtio ac sydd ag angen busnes i wneud hynny.  

Mae’n bosibl y bydd y Comisiwn hefyd yn datgelu gwybodaeth am ymgeiswyr i drydydd partïon eraill, er enghraifft, er mwyn sefydlu neu amddiffyn hawliau cyfreithiol y Comisiwn, neu mewn argyfwng os bydd iechyd neu ddiogelwch personol ymgeisydd mewn perygl.

Asiantaethau Chwilio am Swyddogion Gweithredol

Mae’n bosibl y byddwn yn defnyddio Asiantaethau Chwilio am Swyddogion Gweithredol i gynorthwyo’r broses o sicrhau penodiadau. Bydd gwybodaeth yn cael ei defnyddio a’i chadw ganddynt, yn unol â'u polisïau eu hunain. Bydd yr asiantaeth benodedig yn darparu manylion ynghylch sut y bydd yn defnyddio eich gwybodaeth yn ei hysbysiad preifatrwydd priodol.

Am ba hyd y byddwn yn cadw eich gwybodaeth?

Bydd manylion personol ymgeiswyr aflwyddiannus yn cael eu cadw am 12 mis cyn cael eu dileu neu eu dinistrio mewn modd diogel.  

Ac eithrio achosion lle mae gwybodaeth yn cael ei chyhoeddi, bydd data personol ymgeiswyr llwyddiannus yn cael eu cadw drwy gydol eu penodiad. Unwaith y bydd y berthynas hon yn dod i ben, bydd eich data’n cael eu dileu neu eu dinistrio mewn modd diogel. 

Ein seiliau cyfreithlon ar gyfer casglu, cadw a defnyddio eich gwybodaeth bersonol

Mae cyfraith diogelu data yn nodi seiliau cyfreithlon amrywiol sy’n caniatáu inni gasglu, cadw a defnyddio eich gwybodaeth bersonol. Y rhain yw:

  • Pan fyddwn yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol i gyflawni ein swyddogaethau cyhoeddus. Mae'r broses o hwyluso'r penodiadau hyn yn rhan o swyddogaethau swyddogol y Comisiwn;
  • Pan fo angen cynnal y gwaith prosesu er mwyn cymryd camau i ymrwymo i gontract â chi, fel telerau ac amodau eich penodiad;
  • Pan fo dyletswydd arnom yn ôl y gyfraith i brosesu eich gwybodaeth bersonol. Enghraifft o hynny yw pan mae angen i ni wneud addasiadau rhesymol i alluogi ymgeisydd i gymryd rhan yn y broses recriwtio.
  • Pan fyddwn yn prosesu eich gwybodaeth er mwyn amddiffyn eich buddiannau hanfodol. Enghraifft o hynny fyddai pe byddem yn rhannu gwybodaeth am eich iechyd pe bai argyfwng meddygol yn digwydd tra byddwch ar y safle;
  • Mae cyfraith diogelu data yn cydnabod rhai “categorïau arbennig” o wybodaeth. Diffinnir y rhain fel gwybodaeth sy'n datgelu cefndir unigolyn o ran hil neu ethnigrwydd, barn wleidyddol, credoau crefyddol neu athronyddol, aelodaeth o undeb llafur, gwybodaeth enetig, gwybodaeth fiometreg a ddefnyddir i adnabod person yn unigryw, gwybodaeth am iechyd, a gwybodaeth am fywyd rhywiol neu gyfeiriadedd rhywiol unigolyn.

Mae'r categorïau arbennig hyn yn cael eu hystyried yn hynod o sensitif, ac maent yn destun mesurau diogelu arbennig.  Mae hyn hefyd yn wir am wybodaeth sy'n ymwneud â throseddau neu euogfarnau. Un enghraifft o hyn yw'r gwiriadau diwydrwydd dyladwy yr ydym yn eu cynnal er mwyn sicrhau bod gan bob deiliad swydd y lefelau o ddibynadwyedd, uniondeb a dibynadwyedd sydd eu hangen. Byddwn ond yn casglu ac yn defnyddio'r categorïau hyn o wybodaeth:

  • pan fyddwn ni’n ei ystyried yn angenrheidiol ac er budd sylweddol y cyhoedd i wneud hynny, fel arfer er mwyn bodloni ein swyddogaethau statudol a chyhoeddus;

neu

  • pan fyddwch chi wedi cydsynio’n ddiamheuol i ni wneud hynny.

Eich hawliau

Fel gwrthrych data, mae gennych nifer o hawliau. Mae'r hawliau sy'n gymwys yn dibynnu ar y seiliau cyfreithiol yr ydym yn dibynnu arnynt i ddefnyddio eich gwybodaeth bersonol. Ni fydd yr hawliau hynny'n gymwys ym mhob achos, a bydd y Comisiwn yn cadarnhau a yw hynny'n wir ai peidio pan fyddwch yn gwneud cais.

Mae'r hawliau'n cynnwys yr hawl i ofyn am fynediad at eich gwybodaeth bersonol eich hun, a elwir weithiau yn 'gais gwrthrych am wybodaeth'.

Hefyd, mae gennych yr hawl i wneud cais gennym ni:

  • bod unrhyw wybodaeth anghywir sydd gennym amdanoch yn cael ei chywiro (nodwch fod gofyn i chi roi'r wybodaeth ddiweddaraf i ni am unrhyw newidiadau o ran eich gwybodaeth bersonol);
  • bod gwybodaeth amdanoch chi yn cael ei dileu (mewn rhai amgylchiadau);
  • ein bod yn rhoi'r gorau i ddefnyddio eich gwybodaeth bersonol at ddibenion penodol neu mewn rhai amgylchiadau;
  • ein bod yn ystyried unrhyw wrthwynebiad yr ydych yn ei fynegi ynghylch gwaith prosesu sy’n cael ei wneud gennym ac sy'n seiliedig ar ein 'tasg gyhoeddus'; a
  • bod eich gwybodaeth yn cael ei darparu i chi neu drydydd parti mewn fformat cludadwy (eto, mewn rhai amgylchiadau).

Os hoffech arfer unrhyw un o'r hawliau sydd gennych o dan y ddeddfwriaeth diogelu data, neu os hoffech ofyn cwestiwn, dylech gysylltu â’r Swyddog Diogelu Data gan ddefnyddio’r manylion cyswllt a ddarperir uchod.

Ceisiadau am wybodaeth a wneir i’r Comisiwn

Mae'r Comisiwn yn ddarostyngedig i ddeddfwriaeth mynediad at wybodaeth. Os gwneir cais am wybodaeth o dan ddeddfwriaeth mynediad at wybodaeth, mae’n bosibl y bydd angen datgelu’r wybodaeth a gawsom gennych yn llawn neu’n rhannol.  Gall hyn gynnwys gwybodaeth a gafodd ei dileu gennym yn flaenorol at ddibenion cyhoeddi. Dim ond os yw’n ofynnol yn ôl y gyfraith y byddwn yn gwneud hynny.    

Sut i gwyno

Gallwch gwyno i'r Swyddog Diogelu Data os ydych yn anhapus â sut yr ydym wedi defnyddio eich data. Gellir gweld y manylion cyswllt uchod.   

 Yn dilyn cwyn, os byddwch yn parhau i fod yn anfodlon â’n hymateb, gallwch hefyd gwyno i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (yr ICO). Mae cyfeiriad yr ICO fel a ganlyn:       

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth / Information Commissioner’s Office  

Wycliffe House, Water Lane , Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF  

Rhif y llinell gymorth: 0303 123 1113 

Newidiadau i'n hysbysiad preifatrwydd

Byddwn yn adolygu'r datganiad preifatrwydd hwn yn rheolaidd ac yn rhoi unrhyw ddiweddariadau ar y wefan hon. Cafodd yr hysbysiad preifatrwydd hwn ei ddiweddaru ddiwethaf ar 11 Awst 2021.

Sut i gysylltu â ni

Y Senedd yw rheolwr data'r wybodaeth rydych chi'n ei darparu, a bydd yn sicrhau ei bod yn cael ei diogelu a'i defnyddio yn unol â deddfwriaeth diogelu data.

Os oes gennych unrhyw gwestiynau pellach am y ffordd yr ydym yn prosesu data personol, neu sut i arfer eich hawliau, cysylltwch â'n Swyddog Diogelu Data drwy anfon neges at:
diogelu.data@senedd.cymru 
Tŷ Hywel, Stryd Pierhead, Bae Caerdydd CF99 1SN
0300 200 6494.