Telerau ac Amodau

Mae'r Telerau ac Amodau Digwyddiadau hyn yn gymwys i drefnwyr digwyddiadau a gaiff eu cynnal ar Ystâd y Senedd. Dylech eu darllen yn ofalus a gwneud yn siŵr eich bod yn eu deall cyn cytuno i fod yn drefnydd digwyddiad a gaiff ei gynnal ar ystâd y Senedd.

I drefnu digwyddiad yn un o fannau cyhoeddus y Senedd, cysylltwch â'r Tîm Lleoliadau ac Archebu yn lleoliadau@senedd.cymru / 0300 200 6218 (Cymraeg) neu venues@senedd.wales / 0300 200 6208 (Saesneg).

 
1. Diffinio a Dehongli

Yn yr amodau a'r telerau hyn, dyma'r ystyr a roddir i'r geiriau a ganlyn:

Ystyr "Cyfnod y Digwyddiad" ("Event Period") yw'r cyfnod pan fydd y Lleoliad ar gael i chi, fel y nodir gan ein Tîm Lleoliadau (ond mae'n werth nodi na fyddwn fel arfer yn cytuno i unrhyw Gyfnod Digwyddiad sy'n ymestyn y tu hwnt i 20:00).

Ystyr "Senedd" yw Senedd Cymru.

Mae "Deddfwriaeth Diogelu Data" ("Data Protection Legislation") yn golygu:

i. hyd nes ac oni bai y bydd y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol yn peidio â bod uniongyrchol gymwys yn y DU, y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol ((EU) 2016/679) ac unrhyw gyfreithiau, rheoliadau ac is-ddeddfwriaeth gweithredu cenedlaethol, fel y cant eu diwygio neu eu diweddaru o bryd i'w gilydd, yn y DU ac yna

ii. unrhyw ddeddfwriaeth ddilynol i'r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol neu Ddeddf Diogelu Data 1998, a bydd i'r termau 'rheolydd data', 'gwrthrych data', 'data personol' a 'phrosesu' yr ystyr a ddiffinnir yn y Ddeddfwriaeth Diogelu Data.

Ystyr "eich" a "chi" ("you" and "your") yw'r person / cwmni / cymdeithas sydd am drefnu digwyddiad a gynhelir ar ystâd y Senedd (ac er mwyn osgoi ansicrwydd, nid yw'n golygu Aelod o'r Senedd sy'n noddi'r digwyddiad).        Mae rhwymedigaeth arnoch chi i beidio â gwneud unrhyw weithred, mater neu beth yn cynnwys rhwymedigaeth i beidio ag achosi neu ganiatáu i weithred, mater neu beth o'r fath gael eu gwneud.

Ystyr "Lleoliad" ("Venue") yw'r man ar ystâd y Senedd lle y cynhelir y digwyddiad, fel y caiff ei bennu gan ein Tîm Lleoliadau ac fel y'i nodir ar y ffurflen gais.

Ystyr "Parti" a "Phartïon" ("Party" and "Parties") gyda'i gilydd yw Comisiwn y Senedd a'r person / cwmni / cymdeithas sydd am drefnu digwyddiad.

Ystyr "rydym", "ein", "ni" a "ninnau" ("We", "us" and "our") yw Comisiwn y Senedd.

Ystyr y "Tîm Lleoliadau" ("Venues Team") yw ein staff sy'n gyfrifol am gynllunio, cymeradwyo a rheoli digwyddiadau a gaiff eu cynnal ar Ystâd y Senedd.

Mae "Trafodion y Senedd" ("Senedd Proceedings") yn cynnwys y Cyfarfodydd Llawn a'r cyfarfodydd pwyllgor.

Mae "Ystâd y Senedd" ("Senedd Estate") yn cynnwys y Senedd, Tŷ Hywel, y Pierhead a Swyddfa Bae Colwyn.

2. Trwydded a Diffiniad o Leoliadau

2.1. Rydym yn rhoi'r drwydded hon i chi ddefnyddio'r Lleoliad yn ystod Cyfnod y Digwyddiad.

2.2. Yn gyfnewid, rydych yn addo talu un bunt (£1.00) i ni os gofynnwn amdani.

2.3. Mae Ystâd y Senedd yn cynnwys adeiladau a ddarperir yn bennaf ar gyfer y cyhoedd. Cyn ichi gytuno i'r polisi hwn, bydd ein Tîm Lleoliadau yn rhoi gwybod ichi a fydd gan y cyhoedd fynediad cyffredinol i'r Lleoliad yn ystod Cyfnod y Digwyddiad. Os felly, rhaid ichi sicrhau na fydd y digwyddiad yn amharu ar eu gallu i wneud hynny.

2.4. Mae adeiladau'r Senedd wedi'u dyrannu fel a ganlyn:Mae'r Senedd yn llwyfan i arddangos rhagoriaeth Gymreig a/neu gysylltiadau penodol â gwleidyddiaeth.

ii. Mae y Pierhead yn adeilad sy'n canolbwyntio ar 'faterion' lle y mae ymgyrchoedd, mentrau cymunedol ac arteffactau perthnasol yn cael llwyfan i adrodd stori wleidyddol Cymru.

iii. Defnyddir yr ystafelloedd yn Nhŷ Hywel yn bennaf at ddibenion cyfarfodydd.

iv. Siambr Hywel yw'r siambr benodol ar gyfer dadleuon pobl ifanc a phrif ganolfan y Senedd ar gyfer addysg ac ymgysylltu â phobl ifanc.

Bydd ceisiadau am ddigwyddiadau newydd yn cael eu dyrannu i'r lleoliad mwyaf addas.

3. Noddi a Gwahoddiadau

3.1 Mae'n rhaid i'ch digwyddiad gael ei noddi gan un o'r canlynol:

i. Aelod y Senedd presennol;

ii. Grŵp o Aelodau o'r Senedd presennol;

iii. Comisiwn y Senedd (tybir bod y Rheolau hyn yn gymwys i'r Comisiwn yn yr un modd ag y maent yn gymwys i Aelodau'r Senedd)                .

 3.2.Os bydd eich noddwr yn tynnu'n ôl neu os na fydd yn dod o fewn cymal 3.1, mae'n rhaid i chi ein hysbysu ar unwaith. Os na chewch neb arall i noddi'r digwyddiad, rydym yn cadw'r hawl i ganslo'r digwyddiad ac ni fyddwn yn atebol am unrhyw gostau a ysgwyddir yn sgil canslo'r digwyddiad.

 3.3. Mae'n rhaid cynnwys enw(au) y noddwr / noddwyr ar yr holl wahoddiadau i'r digwyddiad.

 3.4. Ni ddylai gwahoddiadau i'r digwyddiad gynnwys logo'r Senedd.

 3.5. Mae'n rhaid i'r noddwr, neu gynrychiolydd awdurdodedig y noddwr, fod yn bresennol yn y digwyddiad.

4. Archebu Digwyddiadau a'r Canllawiau Perthnasol

4.1. Y Tîm Lleoliadau sy'n rheoli'r holl ymholiadau i ddefnyddio ystâd y Senedd, yn

Lleoliadau@Senedd.Cymru / 0300 200 6218 (Cymraeg) neu

Venues@Senedd.Wales / 0300 200 6208 (Saesneg)

4.2. Caiff ceisiadau newydd eu gwerthuso un ar ddeg mis fan bellaf cyn y digwyddiad.

4.3. Gellir gwneud ceisiadau cyn y mis y gwneir y penderfyniad. Caiff y ceisiadau hyn eu cadw ar ffeil ac fe'u hystyrir un ar ddeg mis cyn mis y digwyddiad. Caiff ceisiadau newydd i gynnal digwyddiadau ar yr ystâd eu hasesu ar sail y meini prawf a ganlyn:

a) Rhaid i bob gweithgaredd gyd-fynd â Busnes y Senedd, ei phwerau, neu ei blaenoriaethau strategol (gofyniad wrth wneud cais).

b) Rhoddir blaenoriaeth i weithgareddau sy'n bodloni'r meini prawf a ganlyn:

i. maent yn cyd-fynd yn glir ac yn agos â swyddogaethau seneddol yr Aelodau;
ii. mae ganddynt apêl eang o ran y pwnc y maent yn ymdrin ag ef;
iii. maent yn adlewyrchu patrwm yr wythnos fusnes; ac
iv. maent yn adlewyrchu natur y lleoliad ac yn hyrwyddo'r Senedd fel cyrchfan i ymwelwyr.

c) Rhoddir ystyriaeth i’r canlynol wrth benderfynu ar gais:
i. pa mor aml y gwneir ceisiadau gan Aelod neu'r sefydliad allanol sy'n defnyddio'r ystad;
ii. pa mor aml y rhoddwyd sylw i’r pwnc;
iii. a yw’n berthnasol i ddyddiadau sy’n arwyddocaol neu o bwys cenedlaethol.

4.4.Gall trefnwyr nodi tri dyddiad a ffefrir ar gyfer eu gweithgaredd, a bydd y Tîm Lleoliadau yn asesu pa mor addas yw'r cynnig ac yn dyrannu'r lleoliad mwyaf priodol ar sail cynnwys a chapasiti.

4.5. Unwaith y gwneir asesiad, bydd y tîm Lleoliadau yn penderfynu pa ofod a pha amser sydd fwyaf addas ar gyfer y digwyddiad.

4.6. Mae nifer gyfyngedig o slotiau ar gael y tu allan i'r oriau busnes craidd a bydd taliadau'n gymwys. Mae'r oriau busnes craidd yn tueddu i adlewyrchu gweithgarwch y Cyfarfod Llawn a chyfarfodydd y pwyllgorau.

4.7. Ni chaiff gweithgaredd ei gadarnhau gan y Tîm Lleoliadau tan y sicrheir nawdd gan Aelod o'r Senedd.

4.8. Rhaid i'r digwyddiad fod yn agored i bob Aelod o'r Senedd.

5. Ein Rhwymedigaethau Ni

Dyma y byddwn ni'n ei wneud:

5.1. ar ddechrau Cyfnod y Digwyddiad, sicrhau mynediad i chi i'r Lleoliad, heb rwystrau, ac mewn cyflwr da, glân a thaclus;

5.2. caniatáu mynediad i westeion a chyfranogwyr eraill rydych wedi rhoi gwybod inni amdanynt ymlaen llaw (ond darllenwch gymal 7 hefyd);

5.3.darparu staff diogelwch os credwn fod hynny'n briodol;

5.4. cydymffurfio â'r holl gyfreithiau perthnasol.

6. Eich Rhwymedigaethau Chi

Dyma y byddwch chi'n ei wneud:

 6.1. defnyddio'r Lleoliad dim ond er mwyn cynnal y digwyddiad;

 6.2. dilyn cyfarwyddiadau rhesymol ein staff yn ystod Cyfnod y Digwyddiad;

 6.3.peidio â defnyddio'r Lleoliad at ddibenion:

i. gweithgarwch personol o unrhyw fath, gan gynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i, briodasau a phartïon,

ii. gohebiaeth bersonol, busnes neu fasnachol;

iii. gweithgarwch plaid wleidyddol o unrhyw fath, gan gynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i, ymgyrchu ar gyfer cefnogaeth neu bleidleisiau dros blaid wleidyddol, codi arian i blaid wleidyddol, recriwtio aelodau i blaid a hysbysebu cyfarfodydd plaid wleidyddol;

iv. ymgyrchu dros ganlyniad penodol mewn unrhyw refferendwm;

v. ymgyrchu dros ethol neu ailethol ymgeiswyr penodol ar gyfer unrhyw swydd gyhoeddus (gan gynnwys yr Aelod o'r Senedd dan sylw).

6.4. peidio â defnyddio'r Lleoliad ar gyfer gweithgareddau er budd ariannol (gan gynnwys codi arian mewn unrhyw ffordd), ac ni chaniateir unrhyw drafodion ariannol fel rhan o'r digwyddiad. Ni chewch osod yr un arwydd sy’n cyfeirio at bris mewn unrhyw arddangosfa;

6.5. peidio â defnyddio'r Lleoliad ar gyfer gweithgareddau sy'n beryglus, yn dramgwyddus, yn anghyfreithlon neu’n anfoesol, neu sy'n debygol o achosi niwsans neu sy’n cythruddo pobl leol;

6.6. peidio â chodi tâl ar unrhyw westeion sy'n dod i'r digwyddiad;

6.7. os yw'r digwyddiad yn y Senedd a bod Trafodion y Senedd yn digwydd, sicrhau:

i.na chaiff unrhyw offer clyweledol eu profi,

ii.na chaiff cerddoriaeth neu offerynnau eu chwarae, a

iii.na thraddodir araith ac na wneir cyflwyniad, heb ganiatâd ysgrifenedig gennym ymlaen llaw;

6.8. cydymffurfio â deddfwriaeth iechyd a diogelwch (ond darllenwch gymal 9 hefyd);

6.9. peidio â gwahaniaethu yn erbyn unrhyw berson, nac aflonyddu nac erlid unrhyw un yn unol ag ystyr Deddf Cydraddoldeb 2010;

6.10. peidio â dod ag anifeiliaid i'r Lleoliad (heblaw cŵn cymorth) heb gael ein caniatâd ni ymlaen llaw;

6.11. sicrhau eich bod yn fodlon bod cyfleusterau’r Lleoliad yn addas cyn cytuno ar yr amodau a’r telerau hyn a’ch bod yn fodlon nad ni fydd yn gyfrifol os bydd y cyfleusterau’n annigonol;

6.12. aros yn y Lleoliad penodedig fel y'i dynodwyd gan y Tîm Lleoliadau;

6.13. peidio ag addasu neu ychwanegu at y Lleoliad mewn unrhyw ffordd heb gael ein caniatâd ysgrifenedig ni ymlaen llaw;

6.14. peidio â defnyddio unrhyw ddeunydd, offer, brandio, hysbysebu na wahoddiadau i ddigwyddiad, mewn fformat electronig neu fel arall, heb gael ein caniatâd ni ymlaen llaw;

6.15. cyflwyno unrhyw ddeunydd gweledol arfaethedig i'w gymeradwyo o leiaf ddau ddiwrnod gwaith cyn y digwyddiad;

6.16. cyflwyno'r rhestr westeion derfynol o leiaf ddau ddiwrnod gwaith cyn y digwyddiad;

6.17. defnyddio’ch technegwyr eich hun i osod eitemau ac i’w tynnu i lawr os byddwch yn cynnal arddangosfa;

6.18. trefnu unrhyw anghenion arlwyo neu luniaeth drwy ein harlwywyr awdurdodedig yn unig;

6.19. peidio â dod ag unrhyw fwyd na diod i’r Lleoliad heb gael ein caniatâd ni ymlaen llaw (ac, os byddwn yn caniatáu i chi wneud hynny, rhaid ichi gydymffurfio ag unrhyw amodau y byddwn yn eu gosod o ran bwyd a diod);

6.20. pan roddir caniatâd i chi ddod â bwyd a diod o dan gymal 6.19 uchod:

i. rhaid i unrhyw eitem o fwyd a gaiff ei chludo i ystâd y Senedd ar gyfer y digwyddiad ddod o ffynhonnell sydd wedi'i chofrestru fel busnes bwyd gyda'r awdurdod lleol, a'r busnes hwn fydd hefyd yn ei baratoi, ei gadw a'i gludo i'r Lleoliad; a

ii. rhaid i'r busnes bwyd cofrestredig fod ag yswiriant atebolrwydd cynnyrch ac yswiriant atebolrwydd cyhoeddus digonol ar gyfer unrhyw rwymedigaethau cyfreithiol yn ymwneud â bwyd a diod ar ystâd y Senedd.

6.21. peidio â gosod unrhyw weithgaredd na phrofi unrhyw offer clyweledol heb gael caniatâd ymlaen llaw gan y Swyddog Lleoliadau;

6.22. darparu tystiolaeth bod unrhyw offer allanol wedi cael prawf PAT a rhaid i offer o’r fath gael archwiliad cyn dod ag ef ar yr ystâd;

6.23. pan ddaw Cyfnod y Digwyddiad i ben, tynnu’r holl offer a’r deunyddiau eraill i lawr a gadael y Lleoliad mewn cyflwr da, glân a thaclus;

6.24. ein talu ni am y gost o gywiro pob difrod i'r Lleoliad yn ystod Cyfnod y Digwyddiad ac eithrio traul o fewn rheswm;

6.25. peidio ag isosod y lleoliad a ddyrannwyd ar gyfer eich digwyddiad;

6.26. peidio â mynd yn groes i Bolisi Cyfle Cyfartal y Senedd;

6.27. cydymffurfio â'r holl gyfreithiau perthnasol;

6.28. peidio â dod ag unrhyw ddeunydd i’r Lleoliad a allai beri tramgwydd, neu’n sy’n debygol o wneud hynny, ym marn y Llywydd a/neu’r Prif Weithredwr neu, o dan eu hawdurdod dirprwyedig, ym marn y tîm Lleoliadau.

6.29. os oes disgwyl i blant neu oedolion bregus ddod i’r digwyddiad, dylid cydymffurfio â chymal 10.

6.30. mae Comisiwn y Senedd yn cadw'r hawl i godi tâl am gostau ychwanegol gweithgareddau a gaiff eu cynnal, sy’n arwain at gostau adnoddau heb eu cynllunio neu adnoddau ychwanegol neu gostau yn sgil gweithio oriau y tu allan i oriau busnes, a fyddai, fel arall, yn gorfod cael eu talu gan Gomisiwn y Senedd.  Mae hyn yn cynnwys costau goramser staff diogelwch, gweithrediadau clyweledol a swyddogion lleoliadau ychwanegol ond heb eu cyfyngu i hyn.

7. Enwau Gwesteion, Ymddygiad Gwesteion a Diogelwch

7.1. Mae'n rhaid ichi baratoi rhestr o enwau’r gwesteion a’r cyfranogwyr eraill a fydd yn y digwyddiad a’i rhoi i ni o leiaf dri diwrnod gwaith cyn y digwyddiad.

7.2. Cewch newid y rhestr o enwau hyd at ddau ddiwrnod gwaith cyn dechrau'r digwyddiad.  Bydd ein staff diogelwch yn cynnal gwiriadau diogelwch wrth y fynedfa i Ystâd y Senedd fel sy'n briodol yn eu barn hwy.

7.3. Rydym yn cadw'r hawl i wrthod mynediad i unrhyw un ar y sail eu bod yn gwisgo, neu’n meddu ar ddillad protest, baneri protest neu eitemau protest eraill, os nad ydym wedi rhoi caniatâd ysgrifenedig ymlaen llaw at y diben hwnnw.

7.4. Rydym yn cadw'r hawl i ofyn i unrhyw westai neu unrhyw gyfranogwr arall yn y digwyddiad adael (neu i wrthod mynediad iddynt) os ydynt, yn ein barn resymol ni, yn ymddwyn mewn ffordd a all:

i. tarfu ar heddwch;

ii. cael ei ystyried yn niweidiol, yn annymunol neu a all beri gofid i eraill;

iii. niweidio enw da'r Senedd; neu

iv. tarfu ar fusnes y Senedd.

7.5. Rydym yn cadw'r hawl i wrthod mynediad i unrhyw westai neu westeion ar unrhyw sail iechyd a diogelwch fel y gwelwn yn angenrheidiol.

8. Newidiadau

8.1. Os gwnewch gais i newid y digwyddiad mewn unrhyw ffordd, mae'n rhaid ichi wneud hynny o fewn y terfynau amser a ganlyn. Byddwn yn ymdrechu i fodloni’ch gofynion, ond ni fyddwn o dan unrhyw rwymedigaeth i wneud hynny.

8.2. Newidiadau mawr – 14 diwrnod gwaith cyn y digwyddiad

Ystyr newidiadau mawr yw:

i. newidiadau o ran cyfarpar neu wasanaethau pan fo angen defnyddio contractwyr allanol a/neu pan fo angen inni gyfrannu’n sylweddol at y gwaith;

ii. cynnydd neu ostyngiad mewn niferoedd a fydd yn golygu bod angen symud y digwyddiad i rywle arall;

iii. newid amser y digwyddiad yn sylweddol mewn ffordd a allai effeithio ar fusnes y Senedd neu amser dechrau a gorffen y digwyddiad.

8.3. Newidiadau cymedrol – 7 diwrnod gwaith cyn y digwyddiad

Ystyr newidiadau cymedrol yw:

i. newidiadau i unrhyw gyflwyniadau electronig neu glyweled i'w defnyddio yn y digwyddiad;

ii .newidiadau i gyfarpar neu wasanaethau a ddarperir gennym ni;

iii. newidiadau sylweddol i gynllun y Lleoliad;

iv. newidiadau i niferoedd a fyddai'n effeithio ar ba mor addas yw'r lleoliad;

v. mân addasiadau yn rhaglen y digwyddiad nad ydynt yn effeithio ar yr amser dechrau a gorffen.

8.4. Mân newidiadau – ar ddiwrnod y digwyddiad

Ystyr mân newidiadau yw:

i. Mân newidiadau yng nghynllun y Lleoliad.

9. Iechyd a Diogelwch

9.1. Mae'n rhaid ichi roi gwybod inni mewn da bryd am unrhyw beryglon iechyd a diogelwch sy'n codi (neu a allai godi) mewn perthynas â'r digwyddiad.

9.2. Rhaid i chi gwblhau asesiad risg iechyd a diogelwch os gofynnir i chi wneud hynny, ar ffurf sy'n dderbyniol i ni, cyn gynted ag y byddwch yn cael cadarnhad o'ch cais am ddigwyddiad.

9.3. Yn ystod Cyfnod y Digwyddiad, rhaid ichi gydymffurfio ag unrhyw gyfarwyddiadau neu fesurau iechyd a diogelwch a gaiff eu gweithredu gennym ni yn y Lleoliad.

9.4. Ni chewch ddod â'r canlynol i'r Lleoliad:

i. unrhyw arfau neu eitemau pyrotechnegol;

ii. unrhyw beth arall y byddwn yn rhoi gwybod i chi amdano cyn Cyfnod y Digwyddiad;

iii. unrhyw ddeunydd sy’n debygol o achosi tramgwydd ym marn y Llywydd a/neu’r Prif Weithredwr, neu o dan eu hawdurdod dirprwyedig i’r tîm Lleoliadau.

9.5. Rhaid cadw allanfeydd tân yn glir bob amser a rhaid sicrhau nad oes ceblau rhydd a allai beryglu iechyd a diogelwch.

9.6. Rhaid ichi gydymffurfio â gofynion Deddf Iechyd a Diogelwch yn y Gwaith etc 1974 ac unrhyw ddeddfau, gorchmynion, rheoliadau a chodau ymarfer eraill sy'n ymwneud ag iechyd a diogelwch, ac a allai fod yn gymwys i bobl a fydd yn y Lleoliad yn ystod Cyfnod y Digwyddiad.

10. Plant ac oedolion bregus

10.1. Os oes disgwyl i blant neu oedolion bregus fynd i’r digwyddiad, rhaid ichi gydymffurfio â chymal 10.

10.2. Os bydd unrhyw weithgaredd a gynhelir yn eich digwyddiad yn un a gaiff ei rheoleiddio mewn perthynas â phlant neu oedolion bregus at ddibenion Deddf Diogelu Grwpiau Hyglwyf 2006 (fel y’i diwygir o bryd i’w gilydd), rhaid ichi:

i. sichrau eich bod wedi cynnal gwiriad datgelu manylach drwy’r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd ar gyfer pob person sy’n cymryd rhan yn y weithgaredd a reoleiddir;

ii. o leiaf 30 diwrnod gwaith cyn dyddiad y digwyddiad, rhaid darparu tystiolaeth eich bod wedi cynnal y gwiriadau datgelu manylach hynny; a

iii. peidio caniatu i unrhyw berson gymryd rhan yn y weithgaredd a reoleiddir os ydych naill ai’n gwybod, neu’n credu’n rhesymol, fod:

a. y person wedi’i wahardd o weithgaredd a reoleiddir o dan 3 o Ddeddf Diogelu Grwypiau Hyglwyf 2006; neu

b. ymddygiad neu hanes blaenorol y person yn dangos nad yw’n berson addas i weithio â phlant neu bobl bregus sy’n bresennol yn y digwyddiad, neu’n peri risg i blant neu bobl bregus yn y digwyddiad.

10.3. Chi sydd yn gyfrifol am sicrhau bod unrhyw blant sy’n bresennol yn y digwyddiad nad ydynt yng nghwmni rhiant, gwarcheidwad neu ofalwr, yn cael eu goruchwylio’n ddigonol drwy gydol Cyfnod y Digwyddiad. Rhaid ichi sicrhau bod nifer briodol o bobl addas yn y digwyddiad I gynnal yr oruchwyliaeth.

11. Darparwyr gwasanaeth

11.1. Rhaid ichi beidio gwahodd na chaniatau i unrhyw berson berfformio na darparu unrhyw fath o adloniant neu wasanaethau eraill yn eich digwyddiad heb gael cydsyniad ysgrifenedig gennym ni ymlaen llaw.

11.2. Gallwn dynnu’n ôl gydsyniad o’r fath ar unrhyw adeg os, yn ein barn rhesymol ni, yw’r person am:

i. darfu ar yr heddwch;

ii. cael ei ystyried yn niweidiol, annymunol neu’n ymosodol;

iii. niweidio enw da y Senedd; neu

iv. darfu ar fusnes y Senedd.

11.3. Rydych yn cydnabod na fyddwn yn gyfrifol am unrhyw gollech a gewch o ganlyniad i dynnu’r fath gynnwys yn ôl, gan gynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i, ffioedd canslo.

11.4. Byddwch yn gyfrifol am weithredoedd ac anwaith unrhyw berson a ddaw i’ch digwyddiad, ac yn atebol am y gweithdredoedd a’r anwaith i’r graddau cyflawn a ganiateir gan y gyfraith.

12. Eiddo Deallusol

12.1. Byddwch yn sicrhau na fydd unrhyw hysbysebu neu ddeunydd neu offer arall (boed mewn fformat electronig neu fel arall) a ddefnyddir mewn cysylltiad â'r digwyddiad yn torri unrhyw hawlfraint, nod masnach neu hawl perchnogol arall unrhyw berson.

12.2. Chi sy’n gyfrifol am gael unrhyw drwyddedau, caniatâd neu gydsyniadau mewn cysylltiad ag unrhyw hawliau eiddo deallusol trydydd parti (gan gynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i hawlfraint, patent, nod masnach, delwedd ddylunio a hawliau moesol) sy'n ofynnol mewn cysylltiad â’r digwyddiad.

12.3. Perchennog yr hawliau eiddo deallusol sydd â’r hawliau eiddo deallusol yn yr hysbyseb neu ddeunydd arall a ddewiswyd ar gyfer y digwyddiad/arddangosfa neu a ddarparwyd gennych chi i’w hyrwyddo drwy’r Senedd. Rydych yn rhoi trwydded i ni ddefnyddio deunyddiau (mewn unrhyw ffurf) a ddarperir gennych chi at bob diben sy'n ymwneud â'r drwydded hon, gan gynnwys at ddibenion arddangos ac i roi cyhoeddusrwydd i'r prosiect.

12.4. Mae’r hawl gennym i atgynhyrchu delweddau, tynnu lluniau, a ffilmio'r digwyddiad at ddibenion cadw cofnod, ac i gyflwyno deunydd o'r fath mewn print ac ar blatfformau ar-lein, ac at ddibenion cyhoeddusrwydd ac addysg sy'n gysylltiedig â’r digwyddiad. Ym mhob defnydd o'r fath, byddwn yn cydnabod perchennog yr hawliau eiddo deallusol.

12.5. Dim ond os dangosir eu bod yn cydymffurfio ag unrhyw gyfundrefn drwyddedu gyfredol ac y cytunir arno ymlaen llaw gan ein Tîm Lleoliadau y caniateir perfformiadau byw o unrhyw fath neu berfformiadau o gerddoriaeth wedi’i recordio.

 12.6. Byddwch yn ein hindemnio mewn perthynas ag unrhyw hawliadau, colledion a threuliau (gan gynnwys cost amddiffyn unrhyw hawliadau a’r holl ffioedd proffesiynol) sy’n deillio o dorri unrhyw hawliau eiddo deallusol gennych chi.

13. Gohirio a Chanslo

13.1. Rydym yn cadw'r hawl i ohirio, canslo neu ail-leoli'r digwyddiad pe bai angen i faterion annisgwyl y Senedd gael blaenoriaeth.

13.2. Os bydd unrhyw sefyllfa’n codi yn ystod Cyfnod y Digwyddiad sydd, yn ein barn resymol ni, yn golygu’ch bod yn:

i. torri'r amodau a’r telerau hyn,

ii. peryglu diogelwch y cyhoedd, neu’n

iii. tarfu ar fusnes y Senedd

gallwn reoli'r sefyllfa yn y fath fodd ac i'r fath raddau sy'n angenrheidiol yn ein barn ni (gan gynnwys yr hawl i symud, gohirio neu ganslo'r digwyddiad).

13.3. Os bydd y naill barti neu'r llall yn torri'r Telerau ac Amodau ar gyfer Trefnwyr Allanol, caiff y parti arall derfynu ei gytundeb i'r Telerau ac Amodau ar gyfer Trefnwyr Allanol ar unwaith drwy roi rhybudd ysgrifenedig i'r Parti a dorrodd y polisi.

13.4. Os caiff y cytundeb o dan y Telerau ac Amodau ar gyfer Trefnwyr Allanol ei derfynu’n unol â chymal 13.3 yn ystod digwyddiad, daw'r digwyddiad i ben ar unwaith a bydd y naill Barti a'r llall yn gwneud eu gorau i sicrhau bod y gwesteion a’r cyfranogwyr eraill yn gadael y Lleoliad yn ddiogel ac yn ddi-oed.

14. Yswiriant

14.1. Rhaid i chi fod ag yswiriant priodol mewn perthynas â'r risgiau posibl a allai godi yn sgil eich digwyddiad a’ch rhwymedigaethau o dan y telerau ac amodau hyn ar gyfer trefnwyr allanol.

14.2. Rhaid i chi ddarparu tystiolaeth o yswiriant priodol os gofynnir amdani.

15. Diogelu Data

15.1. Bydd y Partïon yn gweithredu ar wahân fel rheolwyr data ac felly byddant yn ddarostyngedig i’w rhwymedigaethau o dan y Ddeddfwriaeth Diogelu Data, a bydd yn rhaid iddynt gydymffurfio ym mhob ffordd â'r rhwymedigaethau hynny, wrth iddynt brosesu data personol at ddibenion y Telerau ac Amodau hyn ar gyfer Trefnwyr Allanol ac mewn cysylltiad â hwy. Lle y bo angen, a chan weithredu'n rhesymol, bydd y Partïon yn cydweithredu i gyflawni'r rhwymedigaethau hyn.

15.2. Mae'r data personol y byddwn yn eu prosesu at y dibenion hyn yn ymwneud ag enwau ac unrhyw ddata personol eraill sy'n ymwneud â'r staff a'r gwesteion y byddwch yn rhoi gwybod i ni amdanynt. Gall y data hyn gynnwys categorïau arbennig o ddata personol, gan gynnwys gofynion dietegol, mynediad a chyfathrebu, ond heb fod yn gyfyngedig i hynny. Gall hefyd gynnwys lluniau a fideos o unigolion os bydd y digwyddiad yn cael ei ffilmio.  Bydd y data yn cael eu prosesu er mwyn gweinyddu, hyrwyddo, cynnal, cofnodi a chyflwyno adroddiad ar y digwyddiad yn gyffredinol, ac er mwyn cynnal unrhyw wiriadau diogelwch sydd eu hagen yn ein barn ni ar gyfer eich staff chi.  Efallai y byddwn yn cysylltu â chi i ofyn am adborth ar ôl y digwyddiad.  Byddwn yn cadw unrhyw ddata personol yn ymwneud â'r digwyddiad am gyfnod o un flwyddyn.  Efallai y byddwn yn cysylltu â chi neu wrthrychau'r data yn ystod y flwyddyn honno i ofyn am ganiatâd i'w cadw am gyfnod hwy.  Bydd y data'n cael eu storio'n ddiogel, naill ai ar ein rhwydwaith TGCh, sy'n cynnwys gwasanaethau cwmwl trydydd parti a ddarperir gan Microsoft, neu yn ein swyddfeydd diogel. Bydd cymalau cytundebol Microsoft ar gyfer sicrhau bod data personol yn cael eu trin yn unol â deddfwriaeth Ewropeaidd yn cwmpasu unrhyw achos o drosglwyddo data gan Microsoft y tu allan i'r Ardal Economaidd Ewropeaidd.

15.3. Caiff Aelodau'r Senedd sy'n gysylltiedig â'r digwyddiad hefyd brosesu data personol sy'n gysylltiedig ag ef. Mae Aelodau'r Senedd yn Rheolwyr Data ynddynt eu hunain. I'r graddau y mae Aelodau'r Senedd yn cynnal gwaith prosesu o'r fath, gofynnir iddynt wneud hynny yn unol â'r darpariaethau diogelu data hyn.

15.4. Os bydd lluniau'n cael eu tynnu neu ddeunydd yn cael ei ffilmio yn y digwyddiad, rhaid codi arwyddion amlwg er mwyn rhoi gwybod i westeion a staff:

i. bod ffilmio o'r fath yn digwydd;

ii. y gellir rhannu lluniau a fideos o'r digwyddiad;

iii. am y cyfryngau neu'r sianelau a ddefnyddir i rannu'r deunydd (gan gynnwys ond heb fod yn gyfyngedig i'r cyfryngau cymdeithasol, gwefannau trydydd parti a'r cyfryngau print);

iv. y dylent roi gwybod i aelod o'n staff ni a/neu aelod o'ch staff chi os nad ydynt am gael eu ffilmio; a

v. y dylai'r Parti y rhoddir gwybod iddo am hynny roi gwybod i'r Parti arall cyn gynted ag y bo'n rhesymol ymarferol.  Os bydd staff, gwestai neu westeion yn rhoi gwybod nad ydynt am gael eu ffilmio, ni ddylid ffilmio'r staff, y gwestai neu'r gwesteion dan sylw. Os cawn wybod ymlaen llaw nad yw pobl am gael eu ffilmio, byddwn yn sicrhau bod ardal lle na chaniateir unrhyw ffilmio lle y bo modd.

15.5. Caiff Aelodau'r Senedd sy'n dod i'r digwyddiad hefyd ffilmio pobl a gofynnir iddynt gydymffurfio â'r darpariaethau ffilmio uchod. Diben y gwaith prosesu a wneir gennym ni a/neu Aelodau'r Senedd fydd cyflawni swyddogaethau seneddol, yn benodol hyrwyddo ymgysylltiad cyhoeddus y Senedd.  Fel rheolwr data ar wahân, rydych yn ymgymryd i wneud gwaith prosesu sy'n gysylltiedig â'r digwyddiad y unig, gan gynnwys ffilmio pan fo hynny'n digwydd, ar sail yr hyn a ganiateir gan Ddeddfwriaeth Diogelu Data.

15.6. Byddwch yn rhoi gwybod i unigolion am eich bwriad i rannu eu data personol â ni at ddibenion y digwyddiad, ac yn tynnu eu sylw at y darpariaethau prosesu a phreifatrwydd a nodir yma.

15.7. Pan fo angen casglu data personol mewn perthynas ag unrhyw blentyn a fydd yn bresennol yn y digwyddiad sy’n iau nag 16 oed, rhaid ichi gael cydsyniad penodol gan y person sydd â chyfrifoldeb rhianta am y plentyn hwnnw at ddibenion prosesu data personol plentyn fel a nodir yng nghymal 15.

15.8. Ac eithrio'r hyn a restrir uchod, ni fyddwn yn datgelu unrhyw ddata personol a gedwir gennym oni bai y gofynnir i ni wneud hynny yn unol â'r gyfraith.

15.9. Os bydd unrhyw unigolyn y caiff ei ddata eu prosesu gennym at y dibenion a nodir uchod yn dymuno:

i. arfer unrhyw un o'r hawliau sydd ganddo o dan y Ddeddfwriaeth Diogelu Data (megis yr hawl i: wneud cais am fynediad at ei ddata ei hun; neu, o dan rhai amgylchiadau, yr hawliau i'w diweddaru neu eu cywiro, eu gwrthwynebu, neu gyfyngu ar ein defnydd ohonynt);

ii. gofyn cwestiwn; neu

iii. cwyno am sut y defnyddiwyd eich gwybodaeth;

dylai gysylltu â Rheolwr Llywodraethu Gwybodaeth y Senedd (Alison.Bond@senedd.cymru). Gall hefyd wneud cwyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth os yw'n credu nad ydym wedi defnyddio ei wybodaeth yn unol â'r gyfraith.  Mae manylion cyswllt Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth ar ei wefan: www.ico.org.uk

16. Atebolrwydd ac Indemniad

16.1. I'r graddau llawn a ganiateir yn ôl y gyfraith, yn niffyg twyll, camliwio twyllodrus ac esgeuluso bwriadol, ni fyddwn yn atebol am unrhyw:

i. anaf personol, boed yn angheuol neu fel arall (oni chaiff ei achosi drwy ein  gweithred esgeulus neu esgeulustod neu esgeuluso bwriadol ni);

ii. colled neu ddifrod o unrhyw fath sut bynnag y caiff ei achosi; neu

iii. hawliadau, galwadau, gweithredoedd, treuliau, rhwymedigaethau, dyfarniadau, setliadau, iawndal cosbau sifil, a chostau (gan gynnwys pob llog, cosb a chostau a threuliau cyfreithiol a phroffesiynol eraill);

o dan y telerau a’r amodau hyn neu mewn cysylltiad â hwy, boed iddo godi drwy gontract, camwedd, esgeulustod, achos o dorri dyletswydd statudol neu fel arall.

16.2. Byddwch yn eich indemnio'n llawn rhag ac yn erbyn unrhyw hawliadau, galwadau, gweithredoedd, colledion, (gan gynnwys heb gyfyngiad colli enw da, colled neu ddifrod o ran eiddo, anaf neu farwolaeth unrhyw berson a cholli cyfle i ddefnyddio adnoddau mewn mannau eraill) treuliau, rhwymedigaethau, dyfarniadau, setliadau, iawndal cosbau sifil, costau (gan gynnwys pob llog, cosb a chostau a threuliau cyfreithiol a phroffesiynol eraill) a wneir yn ein herbyn a hynny oherwydd eich esgeulustod chi, oherwydd:

i. i chi dorri'r telerau a'r amodau hyn, oherwydd i chi dorri dyletswydd statudol neu fel arall; neu

ii. gweithredoedd neu anwaith unrhyw berson sy’n bresennol yn y digwyddiad.

17. Cyfrinachedd

17.1. Mae pob Parti yn cytuno na fydd byth yn datgelu unrhyw wybodaeth gyfrinachol yn ymwneud â busnes, materion, cwsmeriaid, cleientiaid neu gyflenwyr y Parti arall, ac eithrio’r hyn a ganiateir o dan gymal 17.2.

17.2. Caiff pob Parti ddatgelu gwybodaeth gyfrinachol y Parti arall:

i. i'w gyflogeion, swyddogion, cynrychiolwyr neu gynghorwyr os oes angen iddynt gael y wybodaeth er mwyn arfer hawliau'r Parti neu gyflawni ei rwymedigaethau o dan yr amodau a’r telerau hyn, neu mewn perthynas â hwy. Bydd pob Parti yn sicrhau bod ei gyflogeion, swyddogion, cynrychiolwyr neu gynghorwyr y mae'n datgelu gwybodaeth gyfrinachol y Parti arall iddynt yn cydymffurfio â'r cymal 17 hwn;

ii. yn unol â gofynion y gyfraith, unrhyw lys a chanddo’r awdurdodaeth gymwys neu unrhyw awdurdod llywodraethu neu reoleiddio.

18. Polisi Urddas a Pharch

18.1.Disgwyliwn i bawb sy’n cynnal digwyddiadau ar ein hystâd ddilyn ein polisi urddas a pharch sy’n dweud y canlynol:

Disgwyliwn i unrhyw un sy’n defnyddio ein hadeiladau barchu’r rhai sy’n gweithio yma a chynnal y safonau ymddygiad uchel a nodir yn y polisi hwn. Byddwn yn ymchwilio i unrhyw gwynion a wneir am ymddygiad unrhyw un sy’n ymgymryd â gwaith yn y Senedd Cenedlaethol, swyddfeydd etholaeth, neu ble bynnag yr ydym yn cynnal busnes neu sy’n ymweld â’r mannau hyn, a phan fo’n briodol, byddwn yn codi’r materion hyn gyda’u cyflogwr. Lle bo’n briodol, byddwn yn rhoi gwybod i’r heddlu am y mater.

http://www.senedd.wales/cy/help/contact-the-senedd/con-complaint/Pages/Dignity-and-Respect-Policy.aspx

19. Cyhoeddiadau

19.1. Rhaid ichi beidio â gwneud unrhyw gyhoeddiad ynghylch defnyddio'r Lleoliad heb gael ein caniatâd ni ymlaen llaw.

19.2. Rhaid cael ein cymeradwyaeth ni ar gyfer unrhyw ddeunydd cyhoeddusrwydd yr ydych yn bwriadu ei ddefnyddio o leiaf 10 diwrnod gwaith cyn Cyfnod y Digwyddiad.  Os byddwch yn torri’r amod hwn, rydym yn cadw'r hawl i ganslo'r digwyddiad.

19.3. Heb fynd yn groes i gymalau 18.1 a 18.2, os yw’r digwyddiad yn ennyn sylw’r cyfryngau, boed hynny mewn goleuni cadarnhaol neu negyddol, rhaid ichi gwrdd â ni i drafod eich dull o ymateb i unrhyw sefydliad cyfryngau mewn cysylltiad â’r digwyddiad, gan wneud hynny cyn gwneud unrhyw ymateb.

20. Digwyddiadau y Tu Hwnt i Reolaeth Resymol

20.1. Ni fydd unrhyw Barti yn torri’r Telerau ac Amodau ar gyfer Trefnwyr Allanol ac ni fydd yn atebol am unrhyw oedi cyn ymgymryd â'i rwymedigaethau, neu am fethu ymgymryd â hwy, os yw’r rheswm dros hynny’n ymwneud â digwyddiadau, amgylchiadau neu achosion sydd y tu hwnt i'w reolaeth resymol. Mewn amgylchiadau o'r fath, bydd gan y Parti dan sylw hawl i gael mwy o amser (fel y cytunir rhwng y partïon) i ymgymryd â’r rhwymedigaethau. Os bydd y cyfnod pan nad yw’r Parti’n gallu ymgymryd â’i rwymedigaethau’n parhau am gyfnod afresymol o hir, caiff y naill Barti neu’r llall derfynu ei gytundeb o dan y Telerau ac Amodau ar gyfer Trefnwyr Allanol, a hynny ar unwaith.

21. Hawliau Trydydd partïon

21.1. Ni fydd gan unrhyw berson nad yw'n rhan o'r Polisi ar gyfer Trefnwyr Allanol unrhyw hawliau o dan Ddeddf Contractau (Hawliau Trydydd Partïon) 1999 i orfodi unrhyw un o'r telerau.

22. Amrywiad

22.1. Ni fydd unrhyw amrywiad i'r Telerau ac amodau ar gyfer Trefnwyr Allanol yn effeithiol oni bai ei fod yn ysgrifenedig ac wedi'i lofnodi gan y ddau Barti.

23. Dim cymhwyso

23.1. Mae'r Telerau ac Amodau ar gyfer Trefnwyr Allanol yn bersonol i’r Partïon. Ni chaiff y naill Barti na’r llall gymhwyso na throsglwyddo unrhyw hawliau a rhwymedigaethau o dan y Telerau ac Amodau ar gyfer Trefnwyr Allanol.

24. Cytundeb Cyfan

24.1. Y Telerau ac Amodau ar gyfer Trefnwyr Allanol yw’r cytundeb rhwng y Partïon yn ei gyfanrwydd ac mae'n disodli ac yn dileu unrhyw gytundeb, sylwadau a dealltwriaeth flaenorol rhyngoch chi a ni (boed yn ysgrifenedig neu ar lafar) yn ymwneud â chynnal digwyddiadau ar Ystâd y Senedd.

25. Cyfraith Lywodraethol ac Awdurdodaeth

25.1. Bydd y Telerau ac Amodau ar gyfer Trefnwyr Allanol yn cael eu llywodraethu gan gyfraith Cymru a Lloegr, fel y'i cymhwysir yng Nghymru.

25.2. Mae’r Partïon yn cytuno y bydd gan lysoedd Cymru a Lloegr, sy’n eistedd yng Nghymru, awdurdodaeth neilltuedig i ddatrys unrhyw anghydfod neu hawliad sy'n codi o'r Telerau ac Amodau ar gyfer Trefnwyr Allanol neu sy'n gysylltiedig â hwy.