Hysbysiad preifatrwydd arolwg monitro amrywiaeth pwyllgorau’r Senedd

Cyhoeddwyd 21/10/2021   |   Diweddarwyd Ddiwethaf 21/10/2021   |   Amser darllen munudau

Fersiwn 1.0 | Hydref 2021

Cyflwyniad

Mae'r hysbysiad hwn yn rhoi gwybodaeth am sut y mae Comisiwn y Senedd yn casglu ac yn prosesu data personol at ddibenion monitro amrywiaeth y bobl a'r sefydliadau sy'n cymryd rhan yng ngwaith pwyllgorau'r Senedd.

Gall rhai o'r geiriau a ddefnyddir mewn hysbysiadau preifatrwydd am ddiogelu data fod yn arbenigol. Os hoffech ddarllen mwy amdanynt, mae'r Comisiynydd Gwybodaeth wedi llunio cyflwyniad defnyddiol i dermau a chysyniadau allweddol.

Sut y bydd eich gwybodaeth yn cael ei defnyddio

Comisiwn y Senedd yw’r rheolydd data ar gyfer y wybodaeth rydych yn ei rhoi, a bydd yn sicrhau y caiff ei diogelu a'i defnyddio yn unol â’r ddeddfwriaeth diogelu data.

Ein manylion cyswllt

Dylid anfon ymholiadau ynghylch ein defnydd o'ch gwybodaeth at y Swyddog Diogelu Data yn:

diogelu.data@senedd.cymru
0300 200 6565

Pa wybodaeth ydym yn ei chasglu?

Mae'r hysbysiad hwn yn rhoi gwybodaeth am sut y mae Comisiwn y Senedd yn casglu ac yn prosesu data personol at ddibenion monitro amrywiaeth y bobl a'r sefydliadau sy'n cymryd rhan yng ngwaith pwyllgorau'r Senedd.

Byddwn yn gofyn i chi lenwi arolwg gwirfoddol sy'n rhoi gwybodaeth amdanoch chi, y sefydliad rydych yn ei gynrychioli (os yw'n berthnasol) a'ch profiad o gymryd rhan mewn gweithgarwch pwyllgor.

Byddwn hefyd yn dadansoddi gwybodaeth sydd gennym eisoes am bobl a sefydliadau sydd wedi rhoi tystiolaeth mewn cyfarfodydd pwyllgor. Ceir gwybodaeth am sut y byddwn yn gwneud hyn yn Hysbysiad preifatrwydd pwyllgorau’r Senedd.

Nid oes rhaid i chi lenwi'r arolwg. Bydd pob cwestiwn amdanoch chi fel unigolyn yn cynnwys opsiwn i ddewis peidio â dweud. Ni ofynnir i chi roi gwybodaeth y gellir ei defnyddio i’ch adnabod megis eich enw neu’ch manylion cyswllt.

Proses newydd yw hon, felly mae pwyllgorau gwahanol yn treialu arolygon gwahanol. Gan ddibynnu ar yr arolwg y gofynnir i chi ei lenwi, gofynnir i chi roi gwybodaeth am rai neu'r cyfan o'r canlynol: gwaith pa bwyllgor y gwnaethoch gymryd rhan ynddo a sut y gwnaethoch gymryd rhan; yr iaith a ddefnyddiwyd gennych i gymryd rhan yng ngwaith y pwyllgor; a ydych wedi cymryd rhan mewn gwaith pwyllgor o'r blaen; a wnaethoch gymryd rhan fel unigolyn neu yn rhinwedd eich swydd, neu ar ran sefydliad; eich prif weithgarwch a lleoliadau proffesiynol, neu rai'r sefydliad rydych yn ei gynrychioli; eich profiad o gymryd rhan mewn gweithgarwch pwyllgor; eich oedran, eich rhyw, eich hunaniaeth rhywedd, eich cyfeiriadedd rhywiol, eich hunaniaeth genedlaethol, eich grŵp ethnig, eich crefydd a’ch statws anabledd; a ydych yn feichiog neu ar absenoldeb mamolaeth neu riant; lle rydych yn byw; lefel eich diddordeb a'ch dealltwriaeth wleidyddol; a oes gennych gyfrifoldebau gofalu; a'ch addysg, eich cyflogaeth a'ch statws economaidd-gymdeithasol.

Gall yr arolwg gynnwys blychau testun rhydd ar gyfer rhai cwestiynau. Nid oes angen i chi roi data personol yn eich atebion i'r cwestiynau hyn, fel eich enw neu'ch manylion cyswllt. Os ydych yn rhoi gwybodaeth y gellir ei defnyddio i’ch adnabod, bydd yn cael ei dileu cyn i'ch ymateb gael ei ddadansoddi.

Pam ydym yn ei chasglu?

Mae'r pwyllgorau yn y Senedd yn gwneud llawer o bethau gwahanol, gan gynnwys craffu ar wariant a pholisïau Llywodraeth Cymru, dwyn Gweinidogion Cymru i gyfrif, ac archwilio deddfwriaeth arfaethedig.

Daw amrywiaeth ar sawl ffurf, felly mae pwyllgorau'r Senedd am glywed gan amrywiaeth o bobl, cymunedau, sectorau, grwpiau a sefydliadau—yn enwedig y rhai y mae mater sy'n cael ei drafod yn effeithio arnynt.

Rydym yn monitro amrywiaeth tystion i'n helpu i ddeall a yw hyn yn digwydd.

Y brif ffordd rydym yn gwneud hyn yw drwy arolwg gwirfoddol sy'n gofyn i bobl roi gwybodaeth amdanynt eu hunain, y sefydliad y maent yn ei gynrychioli (os yw'n berthnasol) a'u profiad o gymryd rhan mewn gweithgarwch pwyllgor. Mae gwybodaeth am sut y byddwn yn gwneud hyn wedi'i nodi yn yr hysbysiad preifatrwydd hwn.

Byddwn hefyd yn dadansoddi gwybodaeth sydd gennym eisoes am bobl a sefydliadau sydd wedi rhoi tystiolaeth mewn cyfarfodydd pwyllgor. Ceir gwybodaeth am sut y byddwn yn gwneud hyn yn Hysbysiad preifatrwydd pwyllgorau’r Senedd.

Byddwn yn defnyddio'r wybodaeth i'n helpu i weld gan bwy y mae’r pwyllgorau’n clywed, gan bwy nad ydynt yn clywed, ac a oes rhwystrau a allai ei gwneud yn anoddach i rai pobl neu grwpiau gymryd rhan mewn gwaith pwyllgor. Byddwn hefyd yn ei defnyddio i'n helpu i weld a oes angen i ni wneud newidiadau i'n polisïau neu ein ffyrdd o weithio, ac i weld a yw newidiadau a wnawn yn cael yr effaith a fwriadwyd.

Pwy fydd yn gallu cael gafael ar y wybodaeth?

Bydd staff Comisiwn y Senedd yn cael gafael ar yr arolwg a bydd angen iddynt weithredu a phrosesu'r canlyniadau. Bydd hyn yn cynnwys creu ystadegau a dadansoddiad.

Bydd yr ystadegau a'r dadansoddiad yn cael eu rhannu â swyddogion y Comisiwn ac Aelodau etholedig. Gall hyn gynnwys y Llywydd, Comisiwn y Senedd, Fforwm y Cadeiryddion a phwyllgorau'r Senedd. Gellir ei chyhoeddi hefyd.

Fel rheol, bydd mynediad i'r ymatebion yn Microsoft Forms ac ar ein systemau TGCh yn gyfyngedig i swyddogion awdurdodedig y Comisiwn. Gallwn gomisiynu arbenigwyr trydydd parti i helpu i ddadansoddi’r ymatebion. Os gwnawn hyn, byddwn yn sicrhau bod trefniadau technegol a chytundebol ar waith i sicrhau diogelwch eich data. Byddwn yn diweddaru'r hysbysiad hwn gyda manylion trydydd partïon y rhennir eich data â hwy.

A fydd y wybodaeth yn cael ei rhannu â thrydydd partïon, neu’n cael ei chyhoeddi?

Efallai y byddwn yn cyhoeddi rhywfaint neu'r cyfan o'r wybodaeth ystadegol a'r dadansoddiad ar ein gwefan. Gellir cyhoeddi'r wybodaeth ar ei phen ei hun neu fel rhan o adroddiadau.

Pan fo gwybodaeth wedi'i chasglu drwy arolwg monitro, byddwn yn cymryd pob cam rhesymol i sicrhau na ellir adnabod unigolion o’r wybodaeth a gyhoeddwn. Er y gall fod yn bosibl, mewn rhai achosion, adnabod unigolion o'u hymatebion, dim ond mewn setiau data sy'n ddigon mawr fel na ellir adnabod unigolion y byddwn yn cyhoeddi gwybodaeth ystadegol.

Mae rhywfaint o wybodaeth ffeithiol am bobl sy'n rhoi tystiolaeth lafar, gan gynnwys eu henwau, y sefydliad (os yw'n berthnasol) a'r sector a gynrychiolir ganddynt, a phryd maent yn rhoi tystiolaeth lafar, eisoes wedi'i chyhoeddi ar wefan y Senedd, er enghraifft ar agendâu a thrawsgrifiadau pwyllgor. At ddibenion monitro amrywiaeth, gallwn goladu a dadansoddi'r wybodaeth hon naill ai ar ei phen ei hun neu fel rhan o adroddiadau. Mae’n bosibl y byddwn yn cyhoeddi ystadegau sy'n ymwneud â'r wybodaeth hon mewn ffordd y gellir ei defnyddio i adnabod unigolion. Er enghraifft, mae’n bosibl y byddwn yn cyhoeddi ystadegau sy'n dangos nifer y gweithiau y mae unigolyn wedi rhoi tystiolaeth lafar, neu pa sefydliadau sydd wedi rhoi tystiolaeth amlaf.

Ble y bydd y wybodaeth yn cael ei storio?

Cesglir y data drwy ddogfen Microsoft Forms, sy'n system arolygon ar-lein gan drydydd parti sy'n galluogi'r Senedd i gasglu a dadansoddi gwybodaeth arolygon. Bydd y wybodaeth yn cael ei storio’n ddiogel ar ein systemau TGCh, sy'n cynnwys gwasanaethau cwmwl trydydd parti a ddarperir gan Microsoft. Bydd unrhyw drosglwyddiad data gan Microsoft y tu allan i'r Ardal Economaidd Ewropeaidd yn dod o dan gymalau cytundebol lle mae Microsoft yn sicrhau y trinnir data personol yn unol â’r ddeddfwriaeth berthnasol. Am fwy o wybodaeth, darllenwch bolisi preifatrwydd Microsoft.

Pa mor hir y bydd y wybodaeth yn cael ei chadw a sut y bydd yn cael ei gwaredu?

Os ydych wedi llenwi'r arolwg ar ffurf copi caled, bydd eich ymatebion yn cael eu rhoi mewn dogfen Microsoft Forms gan swyddog y Comisiwn ac yna bydd copi ffisegol y ffurflen yn cael ei waredu'n ddiogel. Os anfonwch arolwg wedi'i lenwi atom drwy e-bost, bydd eich ymatebion yn cael eu rhoi mewn dogfen Microsoft Forms gan swyddog awdurdodedig y Comisiwn ac yna bydd y copi e-bost yn cael ei ddileu.

Bydd ymatebion i'r arolwg yn cael eu dileu o’r ddogfen Microsoft Forms o fewn chwe mis i ddiwedd y flwyddyn seneddol pan gyflwynwyd yr ymateb. Daw’r flwyddyn seneddol i ben ar 30 Ebrill. Bydd copïau o ymatebion yr arolwg yn cael eu cadw ar ein systemau TGCh am hyd at ddeuddeng mis ar ôl diwedd y Senedd pan gyflwynwyd yr ymateb. Bydd data ystadegol a dadansoddiad a grëir o ymatebion yr arolwg at ddefnydd mewnol neu i'w cyhoeddi ar ein gwefan yn gyfan gwbl neu'n rhannol naill ai fel rhan o set ddata neu mewn adroddiad yn cael eu cadw am gyfnod amhenodol.

 

Bydd ymatebion i'r arolwg gan bobl sy'n nodi eu bod dan 16 oed yn cael eu dileu (neu eu gwaredu'n ddiogel os cânt eu cyflwyno ar ffurf copi caled) cyn gynted ag y cânt eu hadnabod, a chyn i ddadansoddiad gael ei gynnal.

Ein seiliau cyfreithiol dros gasglu, cadw a defnyddio'ch gwybodaeth bersonol

Mae cyfraith diogelu data yn nodi seiliau cyfreithiol amrywiol sy’n caniatáu i ni gasglu, cadw a defnyddio’ch gwybodaeth bersonol. At ddibenion prosesu'r data personol a roddir gennych, rydym yn dibynnu ar y seiliau cyfreithiol a ganlyn: Mae angen prosesu’r data fel rhan o dasg a gyflawnir er budd y cyhoedd.

Y dasg yw darparu eiddo, staff a gwasanaethau i'r Senedd er mwyn sicrhau y gall y Senedd a'i phwyllgorau seneddol gyflawni eu swyddogaethau (adran 27(5) o Ddeddf Llywodraeth Cymru 2006). Mae’n rhaid i ni wneud trefniadau priodol gyda'r bwriad o sicrhau y cyflawnir ein swyddogaethau, gan gynnwys y dasg hon, yn unol â'r egwyddor y dylid cael cyfle cyfartal i bawb (paragraff 8(1) o Atodlen 2 i Ddeddf Llywodraeth Cymru 2006).

Data personol categori arbennig a data euogfarnau troseddol

Mae’n bosibl y byddwn yn prosesu data personol categori arbennig os byddwch yn dewis rhoi data o’r fath. Gall data personol categori arbennig gynnwys data sy'n datgelu hil, ethnigrwydd, barn wleidyddol, aelodaeth undeb llafur, credoau crefyddol neu athronyddol, cyfeiriadedd rhywiol a data am iechyd.

Caiff data personol categori arbennig eu prosesu ar y sail bod hynny’n angenrheidiol er budd sylweddol i'r cyhoedd (fel y darperir ar ei gyfer yn Erthygl 9(2)(g) o GDPR y DU, a ddarllenir ar y cyd â pharagraff 6 o Atodlen 1 i Ddeddf Diogelu Data 2018).

Mae’n bosibl y byddwn yn prosesu data personol sy'n ymwneud ag euogfarnau troseddol a throseddau os byddwch yn dewis rhoi data o’r fath, er enghraifft, fel rhan o'ch ymateb i'r arolwg. Bydd y data hyn yn cael eu prosesu ar y sail bod hynny’n angenrheidiol fel rhan o dasg er budd y cyhoedd, a ddarllenir ar y cyd ag adran 10 o Ddeddf Diogelu Data 2018, a pharagraff 6 o Atodlen 1 iddi.

Mewn perthynas â data personol categori arbennig a data personol sy'n ymwneud ag euogfarnau troseddol a throseddau, mae angen prosesu’r data at ddibenion cyflawni'r swyddogaeth a roddir i ni o dan baragraff 8(1) o Atodlen 2 i Ddeddf Llywodraeth Cymru 2006. Mae angen prosesu’r data hefyd er budd sylweddol i'r cyhoedd, sef cyfle cyfartal i bawb.

Eich hawliau

Fel gwrthrych data, mae gennych nifer o hawliau. Mae'r hawliau sy'n gymwys yn dibynnu ar y seiliau cyfreithiol rydym yn dibynnu arnynt i ddefnyddio'ch gwybodaeth bersonol. Ni fydd yr hawliau hynny'n gymwys ym mhob achos, a bydd y Comisiwn yn cadarnhau a yw hynny'n wir ai peidio pan fyddwch yn gwneud cais.

Mae'r hawliau'n cynnwys yr hawl i ofyn am fynediad at eich gwybodaeth bersonol eich hun, a elwir weithiau’n ‘gais gwrthrych am wybodaeth’.

Hefyd, mae gennych hawl i wneud cais gennym:

  • i unrhyw wybodaeth anghywir sydd gennym amdanoch gael ei chywiro (sylwer ei bod yn ofynnol i chi roi'r wybodaeth ddiweddaraf i ni am newidiadau i’ch gwybodaeth bersonol);
  • i wybodaeth amdanoch gael ei dileu (mewn amgylchiadau penodol);
  • ein bod yn rhoi'r gorau i ddefnyddio'ch gwybodaeth bersonol at ddibenion penodol neu mewn amgylchiadau penodol;
  • i’ch gwybodaeth gael ei rhoi i chi neu drydydd parti mewn fformat cludadwy (eto, mewn amgylchiadau penodol).

Os hoffech arfer unrhyw un o'r hawliau sydd gennych o dan y ddeddfwriaeth diogelu data, gofyn cwestiwn neu gwyno am y ffordd y caiff eich gwybodaeth ei defnyddio, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data drwy un o’r dulliau a ddangosir uchod.

Ceisiadau am wybodaeth a wneir i’r Comisiwn

Os gwneir cais am wybodaeth o dan ddeddfwriaeth mynediad at wybodaeth, mae’n bosibl y bydd angen datgelu’r cyfan neu rywfaint o’r wybodaeth a roddir gennych. Dim ond os yw’n ofynnol yn ôl y gyfraith y byddwn yn gwneud hynny.

Sut i gwyno

Gallwch gwyno i'r Swyddog Diogelu Data os ydych yn anfodlon ar y ffordd rydym wedi defnyddio'ch data. Gellir gweld y manylion cyswllt uchod.

Yn dilyn cwyn, os byddwch yn parhau i fod yn anfodlon ar ein hymateb, gallwch hefyd gwyno i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.

Cyfeiriad Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth yw:

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth / Information Commissioner’s Office
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Cheshire
SK9 5AF

Rhif y llinell gymorth: 0303 123 1113

Newidiadau i'r hysbysiad preifatrwydd hwn

Byddwn yn adolygu’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn rheolaidd. Byddwn yn cyhoeddi newidiadau drwy gyfryngau cymdeithasol y Senedd. Cafodd yr hysbysiad preifatrwydd hwn ei ddiweddaru ddiwethaf ym mis Hydref 2021.