Ymgynghoriadau ar Filiau Aelod – Hysbysiad Preifatrwydd

Cyhoeddwyd 18/07/2022   |   Diweddarwyd Ddiwethaf 19/07/2022   |   Amser darllen munudau

Cyhoeddwyd ar 18 Gorffenaf 2018

Sut y bydd eich gwybodaeth yn cael ei defnyddio

Comisiwn y Senedd a’r Aelod sy’n Gyfrifol am y Bil yw’r rheolwyr ar y cyd ar gyfer y wybodaeth a roddir gennych, a byddant yn sicrhau y caiff y wybodaeth hon ei diogelu a'i defnyddio yn unol â deddfwriaeth diogelu data.

Wrth ymateb i ymgynghoriad ar ddatblygu Bil Aelod penodol, bydd enw'r Aelod sy'n gyfrifol am y Bil yn cael ei arddangos yn glir.

Mae'r Hysbysiad Preifatrwydd hwn yn ymwneud ag ymarferion ymgynghori a gynhelir mewn perthynas â Biliau Aelod gan Aelodau o'r Senedd a gefnogir gan Dîm Bil sy'n cynnwys staff Comisiwn y Senedd.

Ein manylion cyswllt

Dylid anfon unrhyw ymholiadau ynglŷn â’r ffordd y byddwn yn defnyddio’r wybodaeth a roddir gennych at y Swyddog Diogelu Data yn: 

Cyfeiriad: Tŷ Hywel, Stryd Pierhead, Bae Caerdydd CF99 1SN

E-bost: diogelu.data@senedd.cymru

Ffôn: 0300 200 6565

Pa wybodaeth yr ydym yn ei chasglu?

Rydym yn cynnal ymgynghoriad ar gynnig ar gyfer Bil Aelod. Mae'r wybodaeth a gesglir yn cynnwys eich barn ar y Bil Aelod arfaethedig a all gynnwys egwyddorion cyffredinol y Bil a/neu eich barn ar effeithiolrwydd darpariaethau penodol a gynigir mewn Bil Drafft.

Ynghyd â'ch barn, cesglir eich enw a'ch gwybodaeth gyswllt hefyd. I'r rhai sy'n ymateb ar ran sefydliad, byddwn hefyd yn gofyn am enw'r sefydliad a'ch rôl yn y sefydliad hwnnw.

Dangosir y cwestiynau penodol ar bob gwahoddiad unigol i ymateb i ymgynghoriad ar Fil Aelod. Byddwn yn casglu eich gwybodaeth pan fyddwch yn ymateb i'r ymgynghoriad a allai fod ar un o'r ffurfiau a ganlyn:

  • Mae ein platfform ar-lein, a gynhelir ar y dudalen Biliau Aelod, yn cynnwys linc i'r ymgynghoriad ac mae ffurflen ymateb ar ddiwedd y ddogfen ymgynghori. Cesglir ffurflenni wedi'u llenwi drwy e-bost gan Dîm y Bil yn y blwch post Biliau Aelod (BiliauAelod@senedd.cymru). Bydd unrhyw ymatebion a gaiff eu dychwelyd fel copi caled yn cael eu sganio i fformat digidol.
  • Cynhelir ymgynghoriadau hefyd gan ddefnyddio holiadur ar-lein ar lwyfan Microsoft Forms. Mae'r holiadur hwn yn gofyn yr un cwestiynau â'r ddogfen ymgynghori, a chyflwynir ymatebion yn uniongyrchol i Dîm y Bil.

Cyn derbyn ymatebion gan bobl sy’n 13 oed neu’n iau, mae angen caniatâd rhiant neu warcheidwad y person ifanc dan sylw arnom. Gall rhiant neu warcheidwad y person ifanc roi caniatâd drwy anfon e-bost at y blwch post Biliau Aelod – BiliauAelod@senedd.cymru.

Pam yr ydym yn ei chasglu?

Mae eich ymateb i'r ymgynghoriad yn cael ei gasglu a’i ddefnyddio i ganiatáu i’r Aelod sy'n gyfrifol am y Bil ystyried barn ymatebwyr yn ystod y broses o ddatblygu'r Bil. Mae’n gyfle hefyd i’r Aelod dan sylw greu cronfa o dystiolaeth i gefnogi'r angen am y darpariaethau a geir yn y Bil, a natur y darpariaethau hynny, cyn cyflwyno’r Bil yn y Senedd. Cefnogir yr Aelod sy’n gyfrifol yn y broses hon gan aelodau o'u staff cymorth a staff Comisiwn y Senedd (Tîm y Bil).

Ein sail gyfreithiol ar gyfer casglu, cadw a defnyddio eich gwybodaeth bersonol

Mae cyfraith diogelu data yn nodi seiliau cyfreithiol amrywiol sy’n caniatáu i ni gasglu, cadw a defnyddio eich gwybodaeth bersonol. At ddibenion prosesu’r data personol a ddarperir gennych, rydym yn dibynnu ar y seiliau cyfreithiol a ganlyn:

Erthygl 6(1)(e) o Reoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data – Mae angen prosesu’r data fel rhan o dasg a gyflawnir er budd y cyhoedd. Y dasg yw cefnogi Aelod yn y gwaith o ddatblygu Bil Aelod ar gyfer Senedd Cymru. Mae hon yn un o dasgau craidd Comisiwn y Senedd, sy'n cael ei drin fel un o adrannau'r Llywodraeth at y dibenion hyn (yn unol â pharagraff 8(d) o Ddeddf Diogelu Data 2018). O ran yr Aelod sy'n Gyfrifol, mae'r gweithgarwch hwn yn cefnogi ac yn hyrwyddo ymgysylltiad democrataidd (yn unol â pharagraff 8(e) o Ddeddf Diogelu Data 2018).

Data personol categori arbennig

Cawn hefyd brosesu data personol categori arbennig (neu wybodaeth ynghylch troseddau neu euogfarnau troseddol) os byddwch chi'n dewis darparu unrhyw ddata o’r fath. Diffinnir data personol categori arbennig fel data sy'n datgelu cefndir unigolion o ran hil, ethnigrwydd, credoau crefyddol neu athronyddol, cyfeiriadedd rhywiol a data am iechyd.

Caiff data categori arbennig eu prosesu ar y sail eu bod yn angenrheidiol am resymau sydd er budd sylweddol y cyhoedd (fel y darperir ar ei gyfer gan Erthygl 9(2)(g) o Reoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data ac adran 10(3) o Ddeddf Diogelu Data 2018 a pharagraff 6 o Atodlen 1 iddi – yn fwy penodol paragraff 6(2)(b) ar gyfer Comisiwn y Senedd a pharagraff 6(2)(a) ar gyfer yr Aelod sy'n Gyfrifol).

Caiff unrhyw ddata personol am droseddau neu euogfarnau troseddol eu prosesu ar y sail bod hynny wedi’i awdurdodi o dan y gyfraith yn unol ag Erthygl 10 o Reoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data ac adran 10(5) o Ddeddf Diogelu Data 2018, a pharagraff 36 o Atodlen 1 i’r Ddeddf honno.

Mae’r gwaith o gefnogi’r broses o ddatblygu Bil Aelod a'r gallu i ofyn am ddata personol, eu defnyddio a’u cadw, gan gynnwys data categori arbennig a data am droseddau neu euogfarnau, er budd sylweddol y cyhoedd.

Pwy fydd yn gallu cael gafael ar y wybodaeth?

Bydd Tîm y Bil yn creu copïau caled a chopïau electronig o'ch ymateb i ymgynghoriad ar Fil Aelod.

Caiff y copïau hyn eu defnyddio gan yr Aelod sy’n gyfrifol am y Bil, staff cymorth yr Aelodau a Thîm y Bil at ddibenion datblygu'r Bil Aelod, hybu'r effaith y bwriedir i'r Bil ei chael, a gwaith craffu dilynol ar y Bil.

Cedwir eich gwybodaeth gyswllt i ofyn cwestiynau sy'n ymwneud â'r ymateb a gyflwynwyd gennych ac, os byddwch yn rhoi caniatâd i ni wneud hynny, i’ch gwahodd i roi sylwadau pellach wrth ddatblygu'r Bil a rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i chi am hynt y Bil arfaethedig drwy’r broses graffu yn y Senedd.

Ni fyddwn yn cysylltu â chi i drafod busnes arall y Senedd y tu hwnt i'r gwaith o ddatblygu'r Bil Aelod a chraffu arno. I gael gwybodaeth am ddilyn busnes arall y Senedd a chymryd rhan ynddo, ewch i'n gwefan: www.senedd.cymru/busnes

A fydd y wybodaeth yn cael ei rhannu â thrydydd partïon, neu’n cael ei chyhoeddi?
Fel arfer, byddwn yn cyhoeddi'r holl ymatebion dilys i'r ymgynghoriad ar wefan y Senedd, yn amodol ar y darpariaethau a ganlyn:

Efallai y byddwn yn penderfynu peidio â chyhoeddi ymatebion pan fyddwn wedi cael nifer fawr iawn o ymatebion neu os byddwn wedi cael nifer o ymatebion sy'n dweud pethau tebyg neu'r un peth. Os felly, efallai y byddwn yn cyhoeddi rhestr yn unig o enwau sefydliadau sydd wedi anfon eu barn neu nifer yr unigolion sy'n cefnogi barn benodol.

Nid oes rhaid i ni dderbyn unrhyw dystiolaeth ysgrifenedig, ac nid oes rhaid i ni gyhoeddi tystiolaeth yn llawn nac yn rhannol, hyd yn oed os byddwn wedi ei derbyn. Efallai y byddwn yn gofyn i chi olygu eich tystiolaeth neu ohebiaeth os yw'n cynnwys deunydd yr ystyrir ei fod yn dramgwyddus neu'n amhriodol, neu os yw’n hir iawn.

Efallai y byddwn yn cyhoeddi rhannau o dystiolaeth ysgrifenedig a gohebiaeth ar ein gwefan ac ar lwyfannau cyfryngau cymdeithasol. Unwaith y bydd y wybodaeth yn y parth cyhoeddus, gall trydydd partïon, fel y cyfryngau neu ddarlledwyr, ailddefnyddio rhannau o’r dystiolaeth a gyhoeddwyd at eu dibenion eu hunain.

Os cyhoeddir tystiolaeth neu ran o dystiolaeth ar ein gwefan, bydd yn parhau'n gyhoeddus am gyfnod amhenodol a bydd ar gael drwy beiriannau chwilio ar y rhyngrwyd. Os byddwch wedi ymateb mewn rhinwedd bersonol, ni fydd eich enw fel arfer yn cael ei gyhoeddi ynghyd â'ch tystiolaeth.

Os byddwch wedi ymateb mewn rhinwedd broffesiynol, bydd y fersiwn o’ch ymateb a gyhoeddir yn cynnwys eich enw, teitl eich swydd/rôl/arbenigedd proffesiynol. O dan amgylchiadau eithriadol, efallai y byddwn yn cytuno i beidio â chyhoeddi enwau unigolion sydd wedi cyfrannu'n broffesiynol. Yn y sefyllfaoedd hyn, efallai y bydd gan yr Aelod sy'n gyfrifol am y Bil, ei staff cymorth a Thîm y Bil fynediad at gynnwys llawn eich tystiolaeth.

Os byddwch wedi ymateb ar ran sefydliad, bydd y fersiwn gyhoeddedig o'ch ymateb yn cynnwys enw eich sefydliad. Ni fydd eich enw chi a'ch rôl yn cael eu cynnwys fel arfer.

Ni fyddwn yn rhannu eich manylion cyswllt ag unrhyw drydydd parti heb ofyn am eich caniatâd yn gyntaf.

Tystiolaeth nad yw’n addas i'w datgelu i'r cyhoedd

Os byddwch yn darparu unrhyw wybodaeth yn eich tystiolaeth yr ydych o'r farn nad yw'n addas ei datgelu i'r cyhoedd, gofynnwn ichi nodi pa rannau na ddylid eu cyhoeddi a'r rhesymau pam. Gallwch wneud hyn drwy e-bost pan fyddwch yn darparu eich tystiolaeth.

Gall unigolion sy'n cyfrannu'n bersonol neu'n broffesiynol wneud cais bod eu holl dystiolaeth neu eu gohebiaeth yn cael eu trin yn gyfrinachol ac na ddylent gael eu cyhoeddi. Efallai y byddwn yn gofyn i chi roi rhesymau dros eich cais. Os na allwch wneud hynny, efallai na fyddwn yn gallu derbyn eich tystiolaeth. Os cytunir ar y cais, ni fydd y dystiolaeth yn cael ei chyhoeddi ac ni fydd unrhyw ran ohoni'n cael ei defnyddio mewn unrhyw ddogfennau cyhoeddedig eraill.

Bydd yr Aelod sy'n gyfrifol am y Bil yn ogystal â staff cymorth yr Aelodau a Thîm y Bil yn gweld unrhyw dystiolaeth gyfrinachol a gyflwynir. Gellir cadw tystiolaeth gyfrinachol yn barhaol ar ein rhwydwaith TGCh mewnol diogel gan gyfyngu’r mynediad ati.

Cyfeiriadau at drydydd partïon

Efallai y byddwn yn golygu neu’n gofyn i chi newid eich tystiolaeth i ddileu data personol o'r testun os byddwn o'r farn y gellid ei defnyddio i adnabod unigolion nad ydynt wedi rhoi eu cytundeb yn benodol i wybodaeth amdanynt fod ar gael i’r cyhoedd.

Efallai y byddwn hefyd yn golygu, neu'n gofyn i chi newid, eich tystiolaeth i ddileu data personol o'r testun mewn ymateb i gais gennych chi.

Os na fydd modd golygu tystiolaeth i ddileu gwybodaeth sy'n ymwneud â thrydydd partïon, efallai y bydd fersiwn wedi'i golygu o'ch cyfraniad yn cael ei chyhoeddi. Efallai y bydd gan yr Aelod sy'n gyfrifol am y Bil, staff cymorth yr Aelodau a Thîm y Bil fynediad at gynnwys llawn eich tystiolaeth, hyd yn oed os nad yw wedi'i chyhoeddi'n llawn. Efallai y byddwn yn penderfynu na ddylai eich tystiolaeth, neu ran ohoni, gael ei chyhoeddi os bydd y testun yn anodd ei ddeall neu ei ddarllen am fod cynifer o ddarnau wedi’u golygu.

Ble y bydd y wybodaeth yn cael ei chadw?

Caiff y wybodaeth ei chadw’n ddiogel ar systemau TGCh Comisiwn y Senedd sy'n cynnwys gwasanaethau cwmwl trydydd parti a ddarperir gan Microsoft. Bydd unrhyw drosglwyddiad data gan Microsoft y tu allan i'r DU a’r Ardal Economaidd Ewropeaidd yn dod o dan gymalau cytundebol lle mae Microsoft yn sicrhau bod data personol yn cael eu trin yn unol â deddfwriaeth ddomestig. Am ragor o wybodaeth am sut y bydd Microsoft yn defnyddio eich gwybodaeth, darllenwch ei bolisi preifatrwydd yma.

Am faint o amser y bydd y wybodaeth yn cael ei chadw?
Bydd fersiynau cyhoeddedig o'ch ymateb i'r ymgynghoriad ac unrhyw wybodaeth sy'n deillio o'r ymatebion cyhoeddedig hynny (e.e. dyfyniadau o'ch ymateb a ddefnyddir yn y Memorandwm Esboniadol i'r Bil) yn aros ar wefan y Senedd yn barhaol a hefyd yn cael eu cipio a'u storio fel mater o drefn gan Lyfrgell Genedlaethol Cymru (fel rhan o'n harchif o Fusnes y Senedd) a thrydydd partïon eraill.

Byddwn yn cadw unrhyw wybodaeth nad yw wedi’i chyhoeddi a ddarperir gennych fel rhan o'ch ymateb i'r ymgynghoriad, neu mewn gohebiaeth ynghylch eich ymateb, drwy gydol y Chweched Senedd (sydd i fod i ddod i ben ym mis Ebrill 2026).

Sut y byddwn yn cael gwared ar y wybodaeth?

Bydd gwybodaeth nad yw wedi'i chyhoeddi yn cael ei dileu/gwaredu'n ddiogel fel rhan o waith rheolaidd gan staff y Comisiwn i lanhau data ar ddiwedd y Chweched Senedd (a fydd yn dod i ben ym mis Ebrill 2026).

Gall gwybodaeth a gyhoeddir aros ar ein gwefan yn barhaol fel cofnod o’r gwaith o ddatblygu darn o ddeddfwriaeth. At hynny, gall cyrff eraill, gan gynnwys Llyfrgell Genedlaethol Cymru, greu copi o'r wybodaeth a gyhoeddir gennym i'w storio a'i chyhoeddi'n annibynnol.

Eich hawliau

Fel testun data, mae gennych nifer o hawliau. Mae'r hawliau sy'n gymwys yn dibynnu ar y seiliau cyfreithiol yr ydym yn dibynnu arnynt i ddefnyddio eich gwybodaeth bersonol. Ni fydd yr hawliau hynny'n gymwys ym mhob achos, a byddwn yn cadarnhau a yw hynny'n wir ai peidio pan fyddwch chi'n gwneud cais.

Mae'r hawliau'n cynnwys yr hawl i ofyn am fynediad at eich gwybodaeth bersonol eich hun, a elwir weithiau yn ‘cais am fynediad at ddata gan y testun'.

Hefyd, mae gennych hawl i wneud y ceisiadau a ganlyn:

  • bod unrhyw wybodaeth anghywir sydd gennym amdanoch yn cael ei chywiro (nodwch fod gofyn i chi roi'r wybodaeth ddiweddaraf i ni am unrhyw newidiadau o ran eich gwybodaeth bersonol);
  • bod gwybodaeth amdanoch chi yn cael ei dileu (mewn rhai amgylchiadau);
  • ein bod yn rhoi'r gorau i ddefnyddio eich gwybodaeth bersonol at ddibenion penodol neu mewn rhai amgylchiadau; a
  • bod eich gwybodaeth yn cael ei darparu i chi neu drydydd parti mewn fformat cludadwy (eto, mewn rhai amgylchiadau).
    Os hoffech arfer unrhyw un o'r hawliau sydd gennych o dan ddeddfwriaeth diogelu data, gofyn cwestiwn neu wneud cwyn ynghylch sut y defnyddir eich gwybodaeth; cysylltwch â'r Swyddog Diogelu Data i ddechrau gan ddefnyddio un o'r dulliau a nodir uchod.

Ceisiadau am wybodaeth a wneir i’r Comisiwn

Os gwneir cais am wybodaeth o dan ddeddfwriaeth mynediad at wybodaeth, mae’n bosibl y bydd angen datgelu’r wybodaeth a gawsom gennych yn llawn neu’n rhannol. Dim ond os yw’n ofynnol yn ôl y gyfraith y byddwn yn gwneud hynny.

Sut i gwyno

Gallwch gwyno i'r Swyddog Diogelu Data os ydych yn anhapus â sut rydym wedi defnyddio eich data. Mae’r manylion cyswllt wedi’u nodi uchod.

Yn dilyn cwyn, os byddwch yn parhau i fod yn anfodlon ar ein hymateb, gallwch hefyd gwyno i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (yr ICO). Cyfeiriad Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth yw:

Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth / Information Commissioner’s Office 
Wycliffe House   
Water Lane   
Wilmslow   
Cheshire   
SK9 5AF   

Rhif y llinell gymorth: 0303 123 1113

 

Gweld fersiynau blaenorol o'r polisi hwn

Polisi Preifatrwydd Biliau Aelodau (i Gorffenaf 2022)

Polisi Preifatrwydd Biliau Aelodau (i Mawrth 2018)

Polisi Preifatrwydd Biliau Aelodau (i Chwefror 2018)