Amcan cyffredinol y broses Archwilio Mewnol yw rhoi sicrwydd annibynnol ar ddigonolrwydd ac effeithiolrwydd systemau cyfan o reolaethau, rheoli ariannol a systemau eraill y maent wedi'u sefydlu i reoli risgiau'r sefydliad i'w gwneud yn bosibl cyflawni nodau sefydliadol a sicrhau atebolrwydd wrth ddefnyddio arian cyhoeddus. Mae archwilio mewnol yn un o'r ffynonellau o sicrwydd sydd ar gael i'r Swyddog Cyfrifyddu, y Comisiwn a'r Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg.
Yn unol â'r amcan eang hwnnw, mae'r adran Archwilio Mewnol yn gyfrifol am adolygu, arfarnu a chyflwyno adroddiadau ar y canlynol:
- cadernid, digonolrwydd a'r dull o weithredu rheolaethau ariannol y sefydliad a rheolaethau mewnol eraill;
- y graddau y cydymffurfir ag amcanion, polisïau a gweithdrefnau'r sefydliad;
- y graddau y mae asedau a buddiannau'r sefydliad wedi'u diogelu;
- digonolrwydd y systemau sydd ar waith i sicrhau bod y sefydliad yn cael gwerth am arian o'i weithgareddau;
- dibynadwyedd a digonolrwydd gwybodaeth reoli, ac
- effeithiolrwydd y fframwaith a'r prosesau rheoli risg.
Mae'r Pennaeth Archwilio Mewnol yn gyfrifol am ddarparu adroddiad blynyddol a barn i'r Swyddog Cyfrifo ar ddigonolrwydd ac effeithiolrwydd trefniadau llywodraethu, rheoli risg a rheolaeth y sefydliad. Mae hyn yn ei dro yn seiliedig ar raglen flynyddol o adolygiadau a gwaith arall fel y nodir yn y Cynllun Archwilio Blynyddol ac yn unol â'r Strategaeth Archwilio tair blynedd.
Mae gwasanaethau Archwilio Mewnol y Senedd yn cael eu darparu gan y Pennaeth Archwilio Mewnol. Ategir hyn gan gontract ar gyfer darparu gwasanaethau archwilio mewnol ychwanegol. Mae'r gwasanaethau hyn yn cael eu darparu ar hyn o bryd gan TIAA. Dyfarnwyd y contract ym mis Gorffennaf 2013 ac mae'n rhedeg am bedair blynedd hyd at fis Gorffennaf 2017. Yn ychwanegol at gyflawni gwaith sicrwydd pwysig, mae'r contract yn gyfle i:
- Ddatblygu dull cydweithredol gyda TIAA er mwyn sicrhau gwasanaeth o ansawdd uchel i'r Comisiwn ac;
- Ehangu rôl Archwilio Mewnol i roi mwy o bwyslais ar adnabod a hyrwyddo cyfleoedd i wella perfformiad y sefydliad.
Mae'r Pennaeth Archwilio Mewnol yn darparu adroddiadau i'r Swyddog Cyfrifyddu a'r Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg er mwyn galluogi trafodaeth a chraffu ar feysydd pwysig o lywodraethu, rheolaeth a gwerth am arian.
Cymeradwyodd y Pwyllgor y Cynllun Archwilio Mewnol 2019-20 ym mis Mawrth.
Safonau Archwilio Mewnol
Mae Archwilio Mewnol y Senedd yn cael ei wneud yn unol â Safonau Archwilio Mewnol Sector Cyhoeddus y DU: Cafodd y safonau cyfun hyn (PSIAS) ar gyfer y DU eu huno drwy gydweithio yn ystod 2012 rhwng Sefydliad yr Archwilwyr Mewnol (IIA), Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifyddiaeth (CIPFA), a phenderfynwyr eraill ar safonau archwilio mewnol perthnasol, fel y GIG a Thrysorlys EM. Cyn hynny, roedd nifer o wahanol gyrff yn cyhoeddi safonau ar gyfer eu rhan benodol hwy o'r sector cyhoeddus. Mae'r safonau wedi'u seilio i raddau helaeth ar Fframwaith Arferion Proffesiynol Rhyngwladol Sefydliad yr Archwilwyr Mewnol.
Manylion y safonau
Mae'r safonau'n cynnwys safonau Nodwedd a Pherfformiad.
Mae'r safonau nodwedd yn diffinio llywodraethiant a phriodweddau sefydliadau a phartïon sy'n cynnal archwiliad mewnol, hynny yw, pwrpas, awdurdod a chyfrifoldeb gweithgarwch archwilio mewnol; annibyniaeth a gwrthrychedd; hyfedredd; sicrwydd ansawdd a rhaglen wella sy'n gofyn am asesiad mewnol ac allanol.
Mae'r ail set o safonau yn safonau perfformiad sy'n ymwneud â natur y gweithgareddau Archwilio Mewnol. Mae hyn yn cynnwys:
- Rheoli'r gweithgaredd archwilio - cynllunio, rheoli adnoddau, cydgysylltu â chyrff eraill;
- Natur y gwaith - llywodraethiant cyffredinol a TG, amcanion sy'n gysylltiedig â moeseg, rheoli risg, risg o dwyll, rheolaethau effeithiol
- Cynllunio'r ymgysylltu
- Cyflawni'r gwaith
- Cyfleu'r canlyniadau
Yn unol â PSIAS, mae'r Pennaeth Archwilio Mewnol wedi llunio Siarter Archwilio Mewnol a gafodd ei chymeradwyo gan y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg ym mis Mawrth 2017.